Um bom gestor vive em busca de métodos para aumentar a sua produtividade e de sua equipe. Tudo isso sem sobrecarregar a todos e nem levar a entregas sem qualidade. Diversos métodos foram desenvolvidos visando ajudar nesse processo. O Kanban é um deles. Trata-se de uma metodologia simples de ser aplicada e utilizada tanto em empresas quanto em atividades diárias.
O objetivo do Kanban é facilitar o dia a dia e ter uma lista clara do que deve ser feito. Mais do que isso, a metodologia fornece uma visão clara do que já está em andamento e simplifica a busca por gargalos, a fim de serem corrigidos.
Como colocar o Kanban em prática? Como ele funciona? Quais são seus benefícios? Esses são alguns dos questionamentos que vamos responder neste artigo. Continue lendo!
O que é o método Kanban?
O Kanban é um método de controle e gestão de estoque, também aplicável para o gerenciamento de projetos em empresas. Com o auxílio de cartões e quadros, é possível dividir as etapas em categorias e colocar em qual estágio cada uma das atividades está. Desse modo, é possível garantir um bom fluxo de produção na empresa.
Criado na fábrica da Toyota, no Japão, ainda na década de 1960, o método faz parte do modo de produção Just in Time (JIT). Desde o início, ele foi aplicado na gestão de projetos corporativos. No entanto, já pode ser utilizado para cuidar das atividades diárias.
Basicamente, o objetivo desse sistema é aumentar a eficiência da produção e otimizar o fluxo de trabalho. Além disso, ele auxilia na realização e na conclusão das demandas.
História
O método foi criado para gerenciar o armazenamento de produtos em estoque, já que eles representam capital de giro parado. Ao mesmo tempo, era necessário atender às demandas dos clientes. Para resolver esse problema, o Sistema Toyota de Produção surgiu, a fim de alcançar o equilíbrio.
Na época, o objetivo era efetivar a gestão por resultados. O sistema visual do Kanban facilitou a comunicação entre os colaboradores e auxilia na metodologia ágil de projetos. Por meio dele, cada uma das equipes sabe o que deve fazer e em qual momento.
Assim, são garantidas entregas contínuas, porque as restrições e os gargalos são identificados e resolvidos. Da mesma forma, as etapas ocorrem de modo sequencial e nunca uma se sobrepõe à outra.
Quais são os tipos de Kanban?
Existem dois principais tipos de Kanban que podem ser aplicados. Cada um deles tem suas características e aplicabilidade. Entenda melhor.
De movimentação
É um modelo usado por setores envolvidos em determinada tarefa. Por isso, é mais aplicável na indústria. Cada equipe recebe uma notificação ou um alerta para começar sua etapa. Dentro de cada um dos cartões, também há informações relevantes.
De produção
Envolve todos os colaboradores do projeto por meio de murais ou softwares especializados. O foco é a gestão de tarefas. A divisão dos quadros pode ser feita da maneira que o gestor achar melhor. No entanto, o básico são 3 etapas:
- to do: representa o que deve ser feito;
- doing: contempla as tarefas em andamento;
- done: são as atividades já concluídas.
Em cada um dos cartões, que representam as atividades, são anexadas informações, como um resumo da tarefa, o horário de início e seu limite, e a pessoa responsável. Por isso, é mais indicado para equipes de marketing e prestação de serviços.
Como o método funciona?
O Kanban é bastante visual. Ele é composto por um quadro físico ou virtual, que é dividido em colunas. O número depende da quantidade de etapas de cada projeto. Se formos usar as 3 etapas básicas (to do, doing e done), é preciso separar duas vezes.
Quando for um quadro físico, o modelo deve estar visível e ser acessível. Caso seja virtual, o ideal é usar um software especializado, que permite inserir as pessoas envolvidas e compartilhar informações. Existem várias alternativas de soluções, sendo o Trello uma das mais conhecidas.
A partir disso, cada um dos projetos tem um quadro específico. Dentro dele, existem várias atividades, que são inseridas em cartões. Por exemplo, um freelancer que trabalha com produção de conteúdo pode criar um card para cada uma de suas tarefas.
Ali, especifica o horário de entrega, quem é o cliente, o tamanho do texto, se está em ajuste etc. Primeiro, o cartão fica na aba “to do“. Assim que começa a ser trabalhado, vai para “doing” e, então, “done“. Se tiver ajustes, você pode criar uma coluna para isso e por aí vai.
Você também pode usar o método para atividades diárias, como fazer investimentos, realizar uma transferência internacional e o que mais for importante. A aplicação deve ser realizada sempre da mesma maneira.
Quais são os benefícios de usar no seu dia a dia?
O uso de um método visual e fácil de aplicar permite organizar melhor as tarefas e o fluxo de trabalho, seja em uma atividade isolada, seja em uma equipe. De todo modo, o resultado é o aumento da eficiência. Entre outras vantagens verificadas desse sistema estão:
Amplitude da visão
A visão do todo permitida pelo Kanban oferece uma perspectiva diferenciada, que possibilita organizar a sua vida e aumentar sua produtividade. Você identifica o que pode delegar ou deixar para depois e o que é urgente.
Simplicidade
A facilidade do método é um de seus principais benefícios. Isso traz conforto para a rotina diária, já que fica mais fácil entender o que deve ser feito.
Acesso à informação
O fluxo de trabalho é analisado com precisão pelo Kanban. Todos têm conhecimento do que fazer e de quais são suas funções. Também podem pedir auxílio com rapidez, sempre que necessário. Dessa maneira, os atrasos deixam de acontecer.
Estabelecimento de metas e prioridades
Sua capacidade de foco é aumentada, porque você tem uma visão ampla dos processos. Com isso, define o que é mais adequado para o momento e quais atividades são importantes para alcançar os objetivos e as metas traçadas.
Aumento da produtividade
A metodologia evita a sobrecarga de trabalho e determina quais são as prioridades. Com isso, você evita perder tempo com a realização de atividades desnecessárias.
Como aplicar o Kanban no seu dia a dia?
A melhor forma de aplicar esse método na sua rotina é dividir sua implementação em 4 etapas. Elas podem ser adaptadas para o contexto corporativo ou pessoal. Veja quais são elas.
Preparação da equipe
O indicado é mostrar aos colaboradores o que eles devem fazer e como será o sistema de trabalho. Se trabalhar sozinho, significa estar consciente das atividades a realizar. Tire todas as dúvidas sobre o Kanban e alinhe o funcionamento das tarefas a partir disso.
Mapeamento de processos
O foco é entender todas as atividades executadas para definir as colunas necessárias e o que será colocado em prática. Caso veja algum gargalo ou tarefa desnecessária, revise e, se necessário, exclua o item.
Definição de esquema de cores e priorização
O Kanban é visual e as diferentes tonalidades ajudam nesse processo. Determine quais cores servirão para designar urgência, pendência e outros itens importantes. Se preferir, deixe uma coluna específica para isso.
Avaliação das atividades
O propósito é estar em melhoria constante. Por isso, revise as atividades realizadas e veja o que pode ser aperfeiçoado. Assim, você alcança as entregas contínuas.
Em outras palavras, o Kanban contribui para gerenciar qualquer tipo de atividade que deve ser feita. É especialmente importante quando você deseja prestar serviços internacionais. Como o pagamento envolve variações cambiais, fusos horários e outras particularidades, é importante usar esse método para cuidar das ações.
Junto a isso, você pode usar um serviço de transferência internacional, como a Remessa Online. Assim, terá mais chances de expandir o seu negócio ao mesmo tempo que aumenta sua produtividade com o Kanban.
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Resumindo:
O Kanban é um método de produtividade voltado para a visualização dos processos. Com ele, é mais fácil identificar gargalos e fazer melhorias para garantir entregas contínuas.
Basta ter um quadro físico ou virtual e criar as colunas e os cartões para cada atividade. A partir disso, disponha-os em seus lugares e faça mudanças conforme o fluxo de trabalho.
Existem vários modelos. Você pode usar um quadro ou até mesmo uma folha de papel. Se achar melhor, uma solução facilita o processo. Um exemplo é o Trello.
