O que é e como usar o Trello: guia para gerenciar projetos

O Trello é uma plataforma para gerenciamento de projetos. Ele pode funcionar como ferramenta colaborativa de equipe ou lista pessoal de tarefas. Não será o processo mais rápido no início, mas o ajudará a acelerá-lo gradualmente. Você poderá aliviar o fluxo de trabalho e economizar tempo para ser mais produtivo. Por isso, é fundamental saber como usar o Trello.

Além disso, é fácil de aprender e altamente intuitivo – como este guia ilustrará. O Trello não apenas simplifica o gerenciamento de tarefas, mas é frequentemente citado como uma plataforma divertida de atualizar.

Quer saber tudo sobre o Trello? Continue a leitura!

O que é Trello?

O Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos ou colaboração que contribui para o sucesso dos negócios e pela organização pessoal. Ele permite você organizar suas tarefas em boards, além de poder criar um quadro e atribuir a cada membro de sua equipe.

Digamos que você tenha três projetos para gerenciar simultaneamente. No Trello, é possível criar um board para cada projeto e adicionar colegas de equipe para atribuir tarefas a eles.

Como todos os projetos estarão em andamento simultaneamente, será possível gerenciá-los bem e ficar de olho no estágio de trabalho de sua equipe.

O Trello tem uma grande variedade de elementos e eles contribuem imensamente para seus projetos. Se você fizer o máximo uso, eles ajudarão em uma melhor colaboração.

Seguem alguns dos exemplos:

• criar boards;
• atribuir tarefas usando cards;
• fazer comentários;
• destacar tarefas importantes;
• adicionar exibição de data de vencimento e calendário.

Quais são as principais funcionalidades do Trello?

Uma empresa não pode funcionar de forma eficaz, sem projetos suficientes. Mas como você gerencia as tarefas se elas são em grande número e precisam de uma boa cooperação?

Nesse sentido, o Trello ajuda a colaborar efetivamente com sua ampla gama de elementos, que são:

• boards;
• cards;
• listas;
• Power-Ups;
• automação.

Vamos mergulhar nas maneiras de começar a usar o Trello com todo o potencial da ferramenta.

1. Criação de boards

A ferramenta de colaboração oferece um espaço chamado boards (quadros, em português). Neles, você pode organizar todas as suas tarefas e criar um quadro para cada projeto e atribuir tarefas aos seus colegas de equipe.

Cada board consiste em cards e listas. Eles são todos sobre as tarefas atribuídas que funcionam em um processo que deve seguir passo após passo.

Por exemplo, se você criou um board para planejar artigos de blog por um mês, pode organizar as etapas como:

• pauta;
• produção;
• revisão;
• rascunho final;
• concluído;
• publicado.

Além disso, é altamente recomendável criar um board separado para cada projeto, pois assim você poderá visualizar um de cada vez.

Como criar um board?

Para criar um board, vá até o símbolo “+” no canto superior direito da tela e clique em “Criar board”. Você só precisa dar um nome a ele e escolher o plano de fundo que aparecerá atrás dos seus Cartões.

Você também pode definir seu quadro como público, privado ou visível para a equipe. A menos que seja útil deixar o board acessível ao público, é melhor torná-lo privado ou visível para a equipe.

2. Montagem de listas

Quando você pensa em diferentes estágios de um processo dentro de um board, isso é chamado de lista. Você pode preenchê-las com cards. Quando um card é movido, ele é levado para uma lista diferente. 

Vamos imaginar um projeto de conteúdo para blog. Dentro do Trello, é possível movimentar o card pelas listas que funcionam como uma espécie de estágio. Nesse caso, pode ser “em produção”, “em revisão” ou “publicado”.

Cada card pode ter tarefas atribuídas a um membro específico da equipe. Assim, quando eles completam uma etapa, eles podem transferi-lo para a próxima lista (estágio de um processo).

Toda vez que um card é movido para uma lista da esquerda ou da direita, os membros adicionados saberão o status do projeto.

Isso significa que cada pessoa, incluindo você, ficará atualizada e não precisará se comunicar manualmente sobre cada tarefa. Você sempre pode comentar nos cards e descrever a tarefa para uma melhor comunicação.

Como criar listas?

Para preencher seu quadro, você precisará criar listas. Observe que você pode criar quantas listas desejar.

O quadro básico universal consistiria nas 3 colunas “To Do” (para fazer), “Doing” (fazendo) e “Done” (concluído). Porém, as etapas podem ser o que você quiser. Por exemplo, “tarefas relacionadas a marketing” ou “itens relacionados a alimentos”.

Para alterar os nomes das listas, basta clicar no campo de título. Se você quiser movê-las em uma ordem diferente, basta clicar no campo de título e arrastá-las para onde quiser. Por fim, se desejar adicionar mais listas, clique no botão “Adicionar uma lista” à direita da tela.

3. Adição de Power-Ups

O Trello oferece complementos em cada quadro. Eles são recursos especiais que você pode utilizar para gerenciar projetos com eficiência. Além disso, dar aos membros de sua equipe a oportunidade de trabalhar em um fluxo mais organizado.

Existem Power-Ups incríveis que podem ser usados ​​para seus projetos. Por exemplo, você pode adicionar uma visualização de calendário que mostra a data de vencimento em cartões. É possível também inserir uma caixa de bate-papo da equipe que permite que você se comunique com ela em um só lugar.

Por fim, dá para adicionar ainda uma inicialização de backup para ter seus dados armazenados no Trello por segurança.

4. Automatização de processos

Como o objetivo é simplificar seu fluxo de trabalho e trabalhar com eficiência, o Trello permite que os usuários automatizem processos. Ele oferece a flexibilidade de definir suas próprias regras, botões e relatórios de e-mail.

Além disso, permite integrar aplicações que contribuirão para uma melhor colaboração dos seus projetos. O Trello tem alguns aplicativos de suporte que funcionam bem com a ferramenta de gerenciamento de projetos. Você pode integrá-los e automatizar o fluxo de trabalho.

Por exemplo, se você deseja se comunicar com sua equipe sem navegar pelo quadro do Trello, você pode conectá-lo ao Slack.

Você também pode alertar seus membros por e-mail toda vez que eles receberem uma tarefa no quadro do Trello. Da mesma forma, sempre que eles moverem, comentarem, rotularem ou concluírem a tarefa, você poderá ser notificado.

Algumas das integrações nativas são as seguintes:

• Jira;
• Google Sheets;
• Slack;
• Gmail.

5. Criação de cards

Então, o que é um card no Trello? Basicamente, o Trello permite que você entenda o funcionamento de cada projeto adicionando cartões à lista. Você pode criar cards diferentes em um único projeto. Ele permite controlar cada etapa, sem se comunicar manualmente com sua equipe.

Por exemplo, você criou um card que inclui um artigo do seu blog. Você pode atribuí-lo a um colega de equipe, que será responsável por concluir a tarefa. À medida que eles movem os cards para várias listas dentro de um quadro, você poderá acompanhar o progresso do seu projeto.

Em outras palavras, você ficará atualizado com o que sua equipe está trabalhando, qual trabalho foi concluído e qual está em andamento.

Como adicionar cards?

Com suas listas no lugar, agora você pode começar a adicionar cartões. Para isso, basta clicar no botão “Adicionar um cartão” em sua lista ou nos três pontinhos (…) que aparecem ao lado do título da lista.

Dica profissional: para uma criação de cartão ainda mais rápida, escreva os títulos como células em uma planilha e cole-os em um título de cartão. Voilà! Cada item separado por linha será transformado em um novo cartão.

Em seguida, você precisa dar um título ao seu cartão e selecionar “Adicionar”. Você poderá atribuir cartões a determinados membros de sua equipe. Veremos mais detalhes sobre a atribuição de funções posteriormente neste guia.

Também é útil saber que pode encontrar todos os cartões individuais atribuídos a você em seus quadros e listas. Para criar uma lista de todos os seus cartões, clique no seu avatar no canto superior direito da tela e clique em “Cartões” no menu suspenso.

Como utilizar os cards do Trello de forma eficaz?

Os cartões do Trello são conhecidos como “post-its super reforçados”. Isso se deve à incrível quantidade de informações ricas que você pode adicionar.

Para isso, basta clicar no seu Cartão. Na caixa marcada, “Adicionar uma descrição mais detalhada”, você pode fazer exatamente isso. 

Nos botões à direita, é possível estipular uma data de vencimento ao cartão e adicionar anexos. Eles podem ser qualquer coisa, desde imagens, arquivos de vídeo, até links.

Dica profissional: se você anexar qualquer formato de imagem, como jpeg, gif ou png, ele aparecerá na frente do cartão quando visualizado no quadro.

Você notará também que pode adicionar membros da sua equipe ao seu cartão, bem como “Assinar” os cartões.

No caso de associação, os membros estarão vinculados ao cartão — muito provavelmente porque é um trabalho que eles têm que fazer.

Assinar um cartão significa simplesmente que você será mantido atualizado sobre as alterações feitas nele. Isso é muito útil ao filtrar cartões por quem é adicionado a eles.

Dica profissional: para adicionar um cartão na visualização do quadro, basta passar o mouse sobre ele e pressionar espaço.

Usando o botão “Etiquetas”, você também pode codificar por cores e marcar seus cartões. Isso pode ser extremamente útil, por exemplo, para rotulá-los como pertencentes ao marketing, descrever um problema de software ou talvez relacionado a um cliente específico.

Você também pode adicionar comentários. Para isso, basta ir em “Adicionar comentário”. Você pode adicionar anexos e emojis, apontar comentários para membros específicos e adicionar links para outros cartões.

Abaixo de comentários está a seção “Atividade” que lista todas as alterações feitas no card. Dessa forma, você conseguirá visualizar o que aconteceu, quando e quem fez isso.

Com o botão Mover, em “Ações” você pode enviar o cartão para outro quadro ou lista. “Copiar” permite replicar um cartão em outro lugar.

Para excluir um card do Trello você primeiro precisa arquivá-lo. Assim, ele será removido da tela principal. Depois, no botão “Mais” no menu, selecione “Itens Arquivados”. Lá, você poderá excluir o cartão.

Se você percebeu que precisa manter o cartão no quadro, vá para o mesmo local e clique em “Enviar para o Quadro” para restaurá-lo.

O fundador do Trello, Michael Pryor, chamou seu produto de “placas de projeto com post-its superpoderosos”. Afinal, ele é extremamente intuitivo e fácil de usar, além de oferecer funcionalidades poderosas. Isso torna o Trello uma ótima opção para indivíduos e equipes que usam fluxos de trabalho diretos.

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