DocuSign: como funciona, vantagens e valores

DocuSign é um serviço de assinatura eletrônica de documentos que promete otimizar processos e eliminar burocracias, sem abdicar da segurança.

A transformação digital proporciona benefícios imprescindíveis para as atividades diárias, tornando tudo mais prático, seguro e eficaz. Exemplo disso é o surgimento da ferramenta DocuSign — um serviço de assinatura eletrônica para documentos.

Nesse sentido, a demora e as burocracias para assinar documentos físicos sempre foram grandes gargalos para muitas empresas. Com a assinatura eletrônica, esse procedimento se tornou mais rápido, sem deixar a segurança e a legitimidade de lado.

Você se interessou pelo assunto e deseja saber mais? Neste post, vamos apresentar informações relevantes para esclarecer suas dúvidas sobre essa ferramenta! Continue lendo e veja o que é a DocuSign, como a plataforma funciona, os valores e muito mais!

O que é a assinatura eletrônica de documentos?

A assinatura eletrônica de documentos é uma tecnologia que permite realizar a assinatura em meio totalmente digital. Em outras palavras, é uma forma para assinar documentos com todas as garantias de autenticidade e integridade.

Para isso, vincula o certificado digital e a criptografia para dar legitimidade ao processo e garantir a mesma validade da assinatura de próprio punho. Assim, a empresa não precisa imprimir documentos e elimina o processo manual de assinatura, proporcionando muitos benefícios.

A assinatura de documentos é um processo indispensável em diversas situações no meio empresarial e comercial. Trata-se de uma forma para efetivar acordos e oferecer a devida garantia para a realização de negócios e contratos.

O que é e como funciona a DocuSign?

A DocuSign é um software que oferece serviços de assinatura eletrônica de documentos online. Sendo assim, consiste em uma plataforma digital para assinar documentos eletrônicos disponíveis tanto para pessoas físicas quanto para pessoas jurídicas. Ela tem suporte a 44 idiomas para signatários e mais 14 para remetentes.

Diante disso, a DocuSign permite enviar e receber diversos documentos para a assinatura eletrônica, como declarações, contratos, formulários e outros. É um dos primeiros serviços desse tipo e suas soluções são utilizadas por inúmeras empresas e pessoas de diversos países.

Com a DocuSign, é possível preparar, enviar, gerenciar e assinar documentos por meio eletrônico e a distância. O serviço existe em diferentes planos, preços e funcionalidades para proporcionar comodidade, segurança e eficiência aos registros profissionais.

É seguro usar DocuSign?

O processo de uso da DocuSign é muito simples e seguro, pois o software trabalha para agilizar os processos e otimizar o tempo. Todas as etapas funcionam por meio de transações online e com armazenamento de dados em nuvem, com total segurança.

Sendo assim, após elaborar o documento, a plataforma envia para o destinatário, que assina de forma rápida e digital. Além disso, também é possível gerenciar o arquivo em meio eletrônico e a assinatura pode ser feita em qualquer dispositivo com acesso à internet, inclusive smartphones.

Após a elaboração do documento, o destinatário recebe um link por e-mail para analisar e ler o conteúdo. Assim, será necessário criar uma assinatura ou utilizar uma já existente, preencher todos os campos e finalizar, sem custos.

Nesse contexto, as assinaturas realizadas na DocuSign são aceitas em todo o Brasil e atendem todos os requisitos jurídicos. Inclusive, com o certificado digital ICP-Brasil, que proporciona maior segurança nas mensagens e transações realizadas por meio digital. Portanto, é completamente seguro.

Quais são os recursos da DocuSign?

De uma forma geral, a DocuSign oferece diversos recursos para a assinatura eletrônica, inclusive para o gerenciamento de documentos. Consiste em funções para garantir autenticidade, segurança no uso de dados confidenciais e preservar todas as partes envolvidas.

Diante disso, cada plano oferecido pela plataforma conta com recursos extras que tornam o uso ainda mais prático e intuitivo. São possibilidades interessantes para otimizar o tempo e garantir uma gestão de documentos moderna, tanto para quem elabora quanto para quem assina.

Veja, a seguir, quais são os principais recursos do software DocuSign!

1. Coleta e controle de dados

A plataforma DocuSign permite a coleta e o controle de dados essenciais dos assinantes e remetentes para criar documentos com toda segurança. Essa etapa é facilitada pelos recursos dos formulários e validação de campos, o que torna a gestão ainda mais prática.

Dessa forma, é possível utilizar as seguintes soluções:

• funcionalidades completas de formulários;
• validação de dados;
• ferramentas de formatação de campos;
• marcação de documentos;
• automatização da lógica de documentos;
• gerenciamento e monitoramento das alterações pela DocuSign;
• DocuSign connect, que oferece atualização em tempo real do documento.

2. Autenticação de signatários

Os recursos de autenticação aparecem na DocuSign em diversos níveis para garantir que os signatários sejam os mesmos citados no documento. Dessa forma, a identidade do assinante é confirmada previamente para dar acesso a leitura e assinatura do documento.

Sendo assim, a autenticação pode ser feita nas seguintes maneiras:

• com base em conhecimento;
• pelo código de acesso;
• por identidade;
• por SMS;
• por telefone;
• autenticação por terceiros;
• autenticação pela geolocalização.

3. Assinatura de documentos

Principal recurso da DocuSign, o software possibilita o envio de documentos para a assinatura e a devolução de forma rápida. É uma solução flexível e que pode ser realizada em qualquer dispositivo, de forma remota e com troca de informações instantâneas.

4. Emissão de relatórios

Para as empresas que desejam aperfeiçoar a gestão de documentos, a DocuSign permite a emissão de relatórios sobre as atividades da conta. Sendo assim, é possível ter status em tempo real, exportação de dados, relatórios de documentos e outras possibilidades.

5. Armazenamento de documentos assinados

Além da assinatura, a DocuSign oferece recursos para armazenamento e retenção de documentos assinados, evitando falsificações. Trata-se de um conjunto de funções relevantes para preservar a segurança de dados confidenciais e garantir a legitimidade.

Os principais desses recursos são:

• política de retenção de documentos;
• cópia autorizada;
• sistema de recuperação DocuSign;
• arquivamento de e-mails.

6. Recursos para a conformidade

A DocuSign disponibiliza recursos para garantir legitimidade e legalidade dos documentos perante tribunais, evitando renúncias. Afinal, são protegidos contra falsificações, contam com trilha de auditoria, marca d’água, certificado de conclusão, termos de assinatura e registro eletrônico.

Quanto paga na DocuSign?

A DocuSign disponibiliza conta gratuita e diversos planos pagos, que contam com recursos extras para o uso. Cada opção tem disponibilizadas funções específicas para o gerenciamento de documentos e proporciona o mesmo nível de segurança.

São 3 opções de planos DocuSign:

• Plano Pessoal: 10 dólares por mês — permite o envio de 5 documentos mensais, acesso ao app e outros recursos;
• Plano Padrão: 25 dólares por mês — permite inserir uma arca personalizada, relatórios, compartilhamento de documentos, comentários e outras funcionalidades;
• Plano Business Pro: valor mensal de 40 dólares — oferece funções completas, campos avançados, PowerForms, autenticação avançada, envio em massa e outros diferenciais.

Além dessas possibilidades, a DocuSign também disponibiliza o plano gratuito, que conta com recursos limitados. É uma opção ideal para quem deseja apenas assinar documentos e não necessite de utilizar funções mais avançadas para a gestão.

Como funciona o plano DocuSign gratuito?

A DocuSign gratuita é indicada para situações em que é preciso apenas assinar documentos, ou seja, não oferece recursos mais completos. Para utilizar, basta criar uma conta e cadastrar uma assinatura, que será utilizada sempre que receber um documento.

Além da possibilidade de assinar eletronicamente de qualquer lugar ou dispositivo, a conta gratuita também inclui o envio de até 3 documentos para outras pessoas. Caso o perfil e a necessidade de uso exijam mais recursos, é importante analisar os planos pagos.

Quais as vantagens de usar a DocuSign?

Os recursos digitais proporcionam benefícios importantes para o dia a dia profissional, otimizando as tarefas e o desempenho. Com a DocuSign não é diferente, pois a plataforma oferece vantagens imprescindíveis e que fazem toda a diferença para pessoas físicas ou jurídicas.

Em outras palavras, a DocuSign é um serviço vantajoso tanto para quem emite os documentos quanto para pessoas que vão assinar. Com métodos digitais, é possível melhorar o desempenho e garantir resultados satisfatórios nas relações profissionais.

Saiba, a seguir, quais as maiores vantagens de utilizar os serviços da DocuSign!

1. Agilidade nos processos

Os processos de assinatura eletrônica da DocuSign são totalmente digitais e feitos em qualquer dispositivo com acesso à internet. Sendo assim, é uma grande vantagem que contribui para acelerar os processos e torná-los mais eficazes.

2. Segurança nas informações

A DocuSign é uma plataforma que conta com um elevado nível de segurança e todos os dados são criptografados. Por isso, as operações e assinaturas são totalmente seguras e regularizadas, o que proporciona maior tranquilidade.

3. Redução de custos

Os gastos com impressões, deslocamentos e tempo para assinar um documento sempre pesaram no orçamento financeiro de uma empresa. Nesse sentido, a DocuSign contribui para reduzir essas despesas, pois todo o processo elimina a necessidade de arquivos físicos.

3. Maior sustentabilidade

A redução de impactos ambientais e preservação dos recursos naturais são ações indispensáveis para todo negócio. Sendo assim, com a assinatura eletrônica de documentos, a empresa conta com processos mais sustentáveis, reduzindo o consumo de energia, água e papel.

4. Validade legal

Atualmente, os serviços digitais contam com regulamentações, e a assinatura eletrônica de documentos digitais tem validade legal e jurídica. Dessa forma, pode ser apresentada em qualquer tribunal e oferece a devida proteção para todas as partes envolvidas.

Como usar a DocuSign para assinar um documento?

A assinatura de um documento com o uso dos serviços DocuSign é muito simples e pode ser concluída em poucos instantes. Após o envio, o destinatário recebe uma notificação para analisar e ler todo o conteúdo. Caso tudo esteja conforme o acordado, ele assina.

Para entender melhor, veja um passo a passo simples para utilizar a DocuSign:

• acesse o e-mail e clique no link;
• leia todo o documento;
• siga as guias de assinatura DocuSign;
• cadastre sua assinatura, caso não tenha;
• assine em todos os locais indicados nas guias;
• após terminar de assinar, clique em concluir para enviar o documento ao remetente.

Durante o processo, você deverá adotar uma assinatura. Para isso, é possível digitar seu nome ou iniciais e então selecionar um estilo de assinatura. Outra opção disponível é assinar de forma manual, usando o cursor ou uma tela touch screen para desenhar.

Nesse contexto, quem assina um documento via DocuSign não tem nenhum custo, exigindo apenas o cadastro. Uma plataforma extremamente prática e que oferece uma cópia do documento assinado para consulta, com toda a validade legal.

Quais as dicas para usar a ferramenta DocuSign?

Embora a DocuSign seja um serviço totalmente seguro, é importante adotar alguns cuidados para o uso correto e livre de transtornos. Além disso, é uma forma para manter a transparência entre o remetente e a pessoa que assinará o documento.

Alguns desses pontos que merecem atenção são os seguintes:

• reveja todo o documento antes de enviar;
• confira os dados pontualmente;
• avise o destinatário do envio do documento com antecedência;
• certifique que todos os envolvidos saibam utilizar a DocuSign;
• verifique se os locais de assinatura estão corretos;
• deixe quaisquer possíveis alterações claras para o destinatário.

Como você percebeu, a DocuSign é uma plataforma moderna e segura, capaz de revolucionar os processos em uma empresa. Portanto, considerar essa inovação é algo que vai contribuir para otimizar o tempo e elevar a segurança na gestão de documentos.

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