O que é Apostilamento de Haia: descubra como fazer

Você já se deparou com o termo “Apostilamento de Haia”, mas não tem certeza do que tudo isso realmente significa? Descubra aqui!

Ao se mudar para outro país, há muitas coisas em que pensar. Além de decidir sobre habitação, possivelmente educação e questões financeiras, também há documentos oficiais a serem levados em consideração. 

É melhor começar a trabalhar com antecedência com esses documentos devido ao processo de legalização. Antes que uma autoridade no seu país de destino possa registrar uma documentação, ela deve primeiro receber um carimbo oficial do país que a emitiu: a Apostila.

Para que você tire suas dúvidas sobre o assunto, preparamos este conteúdo que vai explicar tudo que você precisa saber sobre o Apostilamento de Haia. Continue a leitura!

O que é o Apostilamento de Haia?

A Convenção da Apostila de Haia é oficialmente conhecida como “Convenção de Haia de 5 de outubro de 1961, Abolindo a Exigência de Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros”.

Ela foi elaborada pela Conferência de Haia sobre Direito Internacional Privado (HCCH) e foi assinada por cerca de 100 países, incluindo o Brasil. Na Convenção, são considerados:

• documentos emanados de uma autoridade ou funcionário ligado aos tribunais ou tribunais do Estado, incluindo os emanados de um procurador da República, de um escrivão de um tribunal ou de um agente de justiça;
• documentos administrativos;
• atos notariais;
• certidões oficiais que são afixadas em documentos assinados por pessoas a título privado, tais como certidões oficiais que registem um documento ou a sua existência em determinada data e autenticações oficiais e notariais das assinaturas;
• diplomas apostilados quando é preciso fornecer provas de qualificações para uma pessoa ou organização em outro país. Trabalhar no exterior, por exemplo, geralmente exige a validação do seu certificado de graduação ou outras qualificações.

O que é o Certificado de Apostila?

O certificado de apostila é um pequeno certificado de aproximadamente 15 cm de largura por 17 cm de comprimento. Está anexado a documentos reconhecidos do Brasil que precisam ser usados ​​no exterior em assuntos oficiais.

A apostila confirma a validade das assinaturas ou selos oficiais do documento ao qual está anexada. De acordo com a lei internacional, muitos países concordaram que emitirão e aceitarão apostila um do outro para permitir que os documentos cruzem fronteiras mais facilmente.

Quanto custa a Apostila de Haia?

O valor vai variar de acordo com o Estado, mas a média de custos é de R$70,00 por documento apostilado.

Para a apostila digital o valor pode ser diferente, já que ele pode ser calculado com base em 2 fatores:

• Procuração Sem Valor Declarado; ou
• tabela do Estado.

Onde fazer um apostilamento?

É possível fazer o apostilamento de Haia em cartórios, além de tabelionatos registrados e habilitados pelo CNJ. Você também pode fazer de forma online, via plataforma Apostil.

Como funciona a autenticação dos documentos?

Em relação aos países para os quais a Convenção entrou em vigor, você não precisa mais ter seu documento legalizado pelo serviço diplomático ou consular de um determinado país. 

Em vez disso, basta apresentar a documentação autenticada ao Departamento de Negócios Estrangeiros e Comércio (DFAT), que verificará se a assinatura e o selo fornecidos pelo seu Tabelião são autênticos.

Assim que a assinatura e o selo do Cartório forem verificados, o DFAT colocará uma Apostila em seu documento. Uma Apostila é um certificado/carimbo que inclui o selo do DFAT para mostrar que a autenticação é autêntica.

Como funciona o apostilamento?

Os documentos relevantes para registro no Centro Internacional de Haia são certidões de nascimento, casamento e/ou divórcio, no entanto, como e se esses documentos devem ser legalizados difere de país para país. 

Em alguns casos, o documento só precisa ser verificado e carimbado pelo país emissor, em outros casos há a exigência adicional de que uma autoridade no país emissor carimbe o documento para legalizá-lo.

• Os países que fazem parte da Convenção da Apostila só precisam de uma apostila do país emissor.
• A legalização dentro da União Europeia mudou desde 16 de fevereiro de 2019. Os documentos necessários para registro estão dispensados ​​de apostila para os países que fazem parte dela.

E se o país que eu preciso do reconhecimento não aderiu à Convenção de Haia?

Se você demandar que os documentos sejam reconhecidos legalmente em países que não são signatários da Convenção da Apostila de Haia, pode ser necessário entrar em contato com o Consulado ou a Embaixada desse condado para saber quais providências estão em vigor.

Para que os documentos sejam legalizados em alguns desses países, pode ser complexo e caro. Um notário público pode fornecer informações sobre os requisitos de um determinado país, para que você possa ter certeza de que seus documentos serão reconhecidos legalmente.

O que é o atestado da embaixada e quando ele é necessário?

O atestado da embaixada só é necessário se o seu documento estiver sendo usado em um país que não é membro da Convenção de Haia. Se o seu documento estiver sendo usado em um país que adotou a Convenção de Haia para emissão e aceitação de apostilas, você precisará apenas de um certificado de apostila.

O atestado completo da embaixada pode ser um processo complicado e é importante que os documentos sejam preparados corretamente.

Quais países fazem parte da Convenção de Haia?

São mais de 100 países, sendo eles:

• Albânia;
• Andorra;
• Antígua e Barbuda;
• Argentina;
• Armênia;
• Austrália;
• Áustria;
• Azerbaijão;
• Bahamas;
• Bahrein;
• Barbados;
• Bielorrússia;
• Bélgica;
• Belize;
• Bolívia;
• Bósnia e Herzegovina;
• Botsuana;
• Brasil;
• Brunei;
• Bulgária;
• Burundi;
• Cabo Verde;
• Chile;
• Colômbia;
• Ilhas Cook;
• Costa Rica;
• Croácia;
• Chipre;
• República Checa;
• Dinamarca;
• Dominica;
• República Dominicana;
• Equador;
• El Salvador;
• Estônia;
• Eswatini;
• Fiji;
• Finlândia;
• França;
• Geórgia;
• Alemanha;
• Grécia;
• Granada;
• Guatemala;
• Guiana;
• Honduras;
• Hong Kong;
• Hungria;
• Islândia;
• Índia;
• Indonésia (desde 4 de junho de 2022);
• Irlanda;
• Israel;
• Itália;
• Jamaica;
• Japão;
• Cazaquistão;
• Kosovo;
• Quirguistão;
• Letônia;
• Lesoto;
• Libéria;
• Listenstaine;
• Lituânia;
• Luxemburgo;
• Macau;
• Malawi;
• Malta;
• Ilhas Marshall;
• Maurício;
• México;
• Moldávia;
• Mônaco;
• Mongólia;
• Montenegro;
• Marrocos;
• Namíbia;
• Holanda;
• Nova Zelândia;
• Nicarágua;
• Niue
• Macedônia do Norte;
• Noruega;
• Omã;
• Palau;
• Panamá;
• Paraguai;
• Peru;
• Filipinas;
• Polônia;
• Portugal;
• Romênia;
• Rússia;
• São Cristóvão e Nevis;
• Santa Lúcia;
• São Vicente e Granadinas;
• Samoa;
• São Marinho;
• São Tomé and Principe;
• Sérvia;
• Seicheles;
• Cingapura;
• Eslováquia;
• Eslovênia;
• África do Sul;
• Coreia do Sul;
• Espanha;
• Suriname;
• Suécia;
• Suíça;
• Tajiquistão;
• Chegado;
• Trindade e Tobago;
• Tunísia;
• Peru;
• Ucrânia;
• Reino Unido;
• Estados Unidos da América;
• Uruguai;
• Uzbequistão;
• Vanuatu;
• Venezuela.

O que é a Apostila Híbrida?

É um apostilamento com uma via eletrônica (registrada em um sistema para que tanto as autoridades brasileiras e estrangeiras tenham acesso) e outra física (que deverá ser anexada ao documento).

Para utilizar a Apostila Híbrida você vai precisar solicitar a via física presencialmente em cartório, enquanto a via digital pode ser recebida via e-mail ou celular.

Como funciona a E-Apostila?

O E-Apostila é a plataforma na qual os apostilamentos eletrônicos são realizados.

O processo de E-Apostille foi iniciado na Conferência de Haia de 2006 pela Associação Nacional de Notários dos Estados Unidos, com o objetivo de agir de acordo com as necessidades de desenvolvimento tecnológico.

Uma e-apostila significa que a autenticação de documentos públicos estrangeiros é realizada eletronicamente e não em papel. A E-Apostila tem uma assinatura eletrônica segura e data.

A validade de uma e-apostila pode ser verificada on-line em um registro eletrônico oficial, em que o número de identificação da e-apostila pode ser encontrado e comprovado. Isso se destina a evitar falsificações no tráfego de documentos oficiais. O processo é considerado mais seguro, rápido e ecológico.

Como fazer um apostilamento eletrônico?

O sistema de E-Apostila no Brasil se chama Apostil. Veja abaixo o passo a passo de utilização criado pelo CNB:

1. Acesse apostil.org.br em seu navegador e clique em Entrar;
2. Selecione seu certificado digital ICP-Brasil ou notarizado;
3. Informe o PIN do certificado digital;
4. Para criar uma apostila, selecione Nova apostila no menu lateral ou clique em Criar nova apostila no Dashboard;
5. Preencha os dados da Apostila;
6. Ao preencher o nome de quem assinou o documento, campo Assinado por exemplo, clique na lupa para pesquisar o sinal público dessa pessoa;
7. Clique na lupa para pesquisar os sinais públicos do signatário do documento;
8. Inicialmente serão apresentados os sinais públicos da CENSEC, contendo principalmente dos Tabeliães e correspondentes prepostos, além de Registradores com atribuição de Notas.
9. Para consultar os sinais públicos da CRC, contendo os Registradores Civis e Tradutores Juramentados, clique na aba CRC.
10. Será apresentada a imagem do sinal público atual do signatário.
11. Se necessário, acesse a aba Histórico para verificar os sinais anteriores dessa pessoa, contemplando tanto os de origem da Censec quanto os do CRC.
12. Após conferir os dados preenchidos e o sinal público, clique em Salvar.

Após salvar o formulário, a apostila será criada com uma numeração de identificação e assumindo o status inicial de Pendente.

13. No rodapé da tela serão apresentados os botões de ações das ações permitidas.
14. Você poderá consultar o anexo do documento a qualquer momento. Para isto, clique em Ver anexo.
15. Clique em OK para retornar à tela anterior.
16. Poderá consultar uma prévia da apostila. Para isto, clique em Pré-visualização da apostila.
17. O sistema apresentará o formato da apostila (física ou digital) com os dados preenchidos para verificação. Clique em OK para retornar à tela anterior.
18. Se precisar alterar algum dado da apostila, antes da assinatura digital, clique em Editar apostilamento e efetue as alterações necessárias.
19. Se os dados do apostilamento estiverem corretos, clique em Assinar apostila.
20. Selecione o certificado digital ICP-Brasil do tabelião ou preposto autorizado e clique em Assinar. Em seguida, informe o PIN do certificado para autorizar a assinatura digital.
21. Após a assinatura digital da apostila, o status do apostilamento será apresentado como “Concluído“. Clique em Baixar apostila.

Observação importante: para realizar a assinatura digital deve-se instalar a extensão Web PKI em seu navegador. Caso não esteja instalada, será redirecionado para o ambiente de instalação. Nesse caso, prossiga e conclua a instalação para efetuar a assinatura digital em seguida.

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