Como gerar Invoice para o exterior: dicas para emitir o documento

Pessoas físicas ou jurídicas que prestam serviços ou vendem mercadorias para empresas estrangeiras precisam saber como gerar Invoice para o exterior. O documento é necessário para provar a operação e é indispensável para receber os pagamentos internacionais.

Neste post você vai saber o que é Invoice e como gerar o documento de forma simples, fácil e gratuita.

O que é Invoice?

A Invoice é uma fatura de pagamento usada para provar uma transação comercial entre diferentes países.  Ela deve ser emitida pela empresa ou profissional que prestou os serviços ou vendeu produtos para outro país. Ela funciona de maneira semelhante a uma nota fiscal. No entanto, ela não tem valor fiscal, mas sim representativo.

Quem emite a Invoice?

A Invoice é emitida por quem vende produto ou presta serviço ao exterior, tanto pessoa física quanto pessoa jurídica. A partir da emissão, a transação é faturada e os valores relativos à operação podem ser recebidos via transferência internacional.

Quando emitir uma Invoice?

Sempre que fizer uma venda ou prestação de serviço para o exterior é preciso emitir uma Invoice. Por isso, a geração do documento deve ocorrer após o faturamento, segundo prazo e período combinados com o cliente. Com o recebimento, é feita a nota fiscal.

O que é VAT na Invoice?

O VAT na Invoice é o Imposto sobre Valor Agregado (IVA), tributo que precisa ser pago nas operações com alguns países, como o Reino Unido. Quando implementado, ele substitui vários impostos, porque tem uma base ampla.

Como gerar uma Invoice?

Há diversos geradores de Invoice disponíveis na internet. Um deles é o gerador de Invoice da Remessa Online, que é gratuito e já inclui todos os campos que devem ser preenchidos no documento.

Como utilizar o Gerador de Invoice da Remessa Online? 

1. Acesse o Gerador de Invoice da Remessa Online (https://lp.remessaonline.com.br/gerador-Invoice).
2. Insira seu e-mail e clique em “Baixar Gerador de Invoice”.
3. No e-mail recebido, clique em “Acessar Gerador de Invoice”.
4. Escolha o idioma no qual a fatura comercial deve ser emitida, se português ou inglês.
5. Insira os dados obrigatórios, como informações do recebedor e do pagador, descrição do serviço, moeda e valor.
6. Conclua o processo clicando em “Gerar Invoice”.
7. Confirme as informações e faça o download do PDF que será gerado.
8. Envie o documento para a empresa no exterior.

Para gerar uma Invoice:

1. Insira os dados da sua empresa, como razão social, e-mail de contato e endereço.
2. Inclua os dados da empresa pagadora, como nome e endereço.
3. Informe o número da Invoice, data que está sendo emitida e a data de validade.
4. Forneça uma descrição detalhada dos serviços prestados ou produtos vendidos.
5. Escolha a moeda do recebimento e o valor.
6. Clique em “Gerar Invoice”.

Como gerar Invoice no eBay? 

1. Acesse a plataforma do eBay (https://www.ebay.com).
2. Entre no Portal do Vendedor e escolha “Pedidos” ou no Meu eBay e selecione “Vendidos”.
3. Clique em “Enviar fatura” no menu Ações.
4. Mude as formas de pagamento, custos de frete e outros dados necessários para gerar a Invoice.
5. Escolha “Enviar fatura”.

Como gerar Invoice no Fedex? 

1. Acesse o site do FedEx (http://fedex.com) e faça login no FedEx Ship Manager.
2. Selecione “Preferências”, localizado logo na parte superior de “Detalhes de cobrança”.
3. Assinale “Habilitar Electronic Trade Documents” e clique em “Salvar alterações”.
4. Insira as informações da remessa, como dados de remetente, destinatário e pagador.
5. Digite as informações do produto ou mercadoria, como descrição completa e valor alfandegário.
6. Selecione “fatura comercial” no documento alfandegário que será criado para gerar a Invoice.
7. Imprima os documentos e etiquetas, colocando no envelope para prender à remessa.

Como gerar Invoice no Zoho? 

1. Acesse o site do Zoho (https://www.zoho.com/invoice).
2. Clique no ícone “+” no módulo “Faturas” para gerar a Invoice.
3. Digite os detalhes da Invoice na página “Criar fatura”.
4. Selecione “Adicionar itens de linha” no menu “Detalhes do Produto”.
5. Clique em “Escolher Produtos” e digite 1 caractere, pelo menos, em “Nome do Produto” ou “Código do Produto”.
6. Selecione o item no menu suspenso e especifique a quantidade desejada.
7. Adicione mais linhas, conforme necessário. Depois, selecione “Adicionar Produtos”.
8. Salve as informações.

Como gerar Invoice no AWS? 

1. Entre no AWS Management Console.
2. Abra o AWS Billing and Cost Management Console.
3. Escolha “Contas” no painel de navegação.
4. Selecione o período de cobrança e veja o resumo.

Como gerar Invoice no Ptiney Bowes? 

1. Acesse o Ptiney Bowes.
2. Selecione o portal ou aguarde o redirecionamento para o dashboard da sua conta.
3. Selecione o menu “Billing” e, então, “View and Pay Bills”.
4. Use as marcações “Open Bills” ou “Closed Bills” e baixe o PDF da Invoice gerada.

Como emitir uma nota fiscal MEI para o exterior?

Para emitir uma nota fiscal MEI para o exterior, você deve informar, durante a emissão do documento no Portal Contribuinte do governo, que o tomador do serviço é do exterior. Depois, você deve gerar uma Invoice para formalizar a venda a outro país e fazer a cobrança.

Quais as principais dicas para gerar Invoice? 

1. Verifique se todos os campos da Invoice estão preenchidos.
2. Confirme se todas as datas estão corretas e dentro da validade. Após 360 dias, a Invoice perde a validade.
3. Veja se dados bancários, descrição dos serviços e método do pagamento estão corretos.
4. Confira se a moeda do país de origem está certa e os valores.
5. Revise o PDF gerado para identificar erros ao salvar os dados.
6. Tenha cuidado redobrado ao gerar Invoice com um modelo pronto na internet. O documento não vale se estiver ilegível.
7. Cheque se os dados do emissor e beneficiário estão corretos.
8. Utilize o Gerador de Invoice da Remessa Online. Ele é gratuito, prático e fácil de usar.

Seguindo essas dicas, você saberá como gerar Invoice para o exterior. Afinal, apesar de não ser obrigatório, é um documento recomendado e que vale a pena emitir para evitar problemas nas suas transações internacionais.

Softwares para gerar Invoice

1. Invoice Maker Remessa Online for Business

Uma das opções mais simples e rápidas, o gerador de Invoices da Remessa Online é gratuito e está disponível para clientes e não-clientes, não sendo necessário realizar cadastro para utilizá-lo.

A emissão de Invoice da Remessa Online é mais uma vantagem para você. Isso porque você preenche o documento sem se preocupar se ele tem todas as informações. Com a Remessa Online, ainda é possível receber dinheiro do exterior de forma rápida e mais barata.

Como gerar Invoice com o Gerador de Invoices da Remessa Online 

1. Entre na página do gerador de invoice (https://lp.remessaonline.com.br/gerador-invoice). 
2. Insira as informações do recebedor e de quem cobrar. 
3. Digite os dados da Invoice e descreva o serviço, a moeda de recebimento e o valor. 
4. Conclua o processo em “Gerar invoice”. 

2. PayPal

O PayPal é um dos softwares para gerar de Invoice. Nele, você pode criar boletos online e enviá-los por e-mail para clientes. A plataforma do PayPal está disponível em computadores e aplicativos para celular. 

Para gerar a Invoice no PayPal, basta criar ou acessar a sua conta e clicar na opção “Gerar Boletos”. Após elaborar a fatura, informe os dados do cliente e envie.

O pagamento das faturas é depositado automaticamente na conta do PayPal e pode ser transferido para a conta bancária em até três dias úteis. É possível receber por cartões de débito e crédito, PayPal e PayPal Credit. Nessa transação, são cobradas taxas de transferência e câmbio, caso o pagamento tenha origem de outro país. 

3. Quickbooks Online

O Quickbooks Online é um software para gerar Invoice que tem um módulo de faturas e pagamentos completo para qualquer negócio. Nesse sistema, os usuários criam faturas personalizadas com a marca da empresa e as enviam de forma online para os clientes.

Por meio da plataforma, também é possível visualizar o status de cada fatura emitida e enviar lembretes de pagamentos para os clientes. Além desse serviço, o Quickbooks dispõe de outros módulos para controlar as finanças de grandes e pequenos negócios.

Para ter acesso a todos esses recursos, é necessário comprar o plano empresarial do Quickbooks. Caso deseje, a plataforma disponibiliza um teste gratuito de 30 dias para os clientes.

4. Invoicely

O Invoicely é um software online para emissão de Invoice. Prático de usar, os usuários podem criar faturas personalizadas em questão de minutos e enviá-las online para os clientes. Diferente de outras plataformas gratuitas, no Invoicely é possível enviar até 5 Invoices por mês para os clientes no plano gratuito.

Caso queira adicionar mais recursos, pode optar pelo plano “Básico”. Ele custa US$ 9,99 por mês e permite configurar extratos, rastrear despesas e fornecer cotações. Além disso, oferece 100 faturas mensais.

Ainda tem o plano profissional, com 250 Invoices por mês por US$ 19,99 e o corporativo garante envio ilimitado de faturas por US$ 29,99.

5. Invoice2Go

Se você é um freelancer ou um microempreendedor que presta serviços para o exterior, o Invoice2Go pode ser o melhor software para emissão de Invoice. A plataforma permite enviar faturas e gerenciar pagamentos diretamente pelo seu celular.

Também pode rastrear recibos, ver o status de pagamento das Invoices geradas e criar relatórios sobre o desempenho financeiro do seu negócio. No entanto, o Invoice2Go é uma plataforma paga, com planos anuais ou mensais.

Planos mensais Invoice2Go  

• Starter: custa US$ 5,99 e oferece 2 Invoices por mês.
• Professional: custa US$ 9,99 e oferece 5 Invoices por mês;
• Premium: o pagamento é de US$ 39,99 por mês, com envio ilimitado de faturas.

Planos anuais Invoice2Go  

• Starter: US$ 59,99 com 30 Invoices por ano.
• Professional: US$ 99,99 com 100 Invoices por ano.
• Premium: US$ 399,99 por mês, com envio ilimitado de faturas.

6. Zoho Invoice

O Zoho Invoice é um software que permite gerar e enviar Invoices, aceitar pagamentos e rastrear despesas diretamente na área de trabalho ou no aplicativo móvel. O Zoho Invoice é totalmente gratuito. No entanto, é preciso pagar para ter acesso a outros recursos oferecidos. Por exemplo, o Zoho CRM tem valores que variam de R$ 82,65 por usuário por mês, faturado anualmente, a R$ 320, nas mesmas condições.

7. FreshBooks

No FreshBooks, é possível gerar Invoices online, receber dinheiro do exterior, acompanhar faturas e muito mais. Além disso, o software é fácil de usar e tem design intuitivo. O Freshbooks é uma opção para freelancers e microempreendedores que desejam profissionalizar os serviços e tornar a cobrança mais prática. Você pode experimentá-lo gratuitamente durante 30 dias e depois optar pelo plano básico a partir de US$ 9,50 por mês.

8. HoneyBook

HoneyBook é um software para gerar Invoice que oferece diversas funcionalidades. Além de emitir o documento, você agenda clientes e gerencia projetos. O acesso é gratuito por um período experimental de 7 dias para preencher Invoice e gerar. Depois disso, existem as opções de plano mensal e anual.

Planos mensais Honeybook 

• Starter: custa US$ 9,50 por mês nos primeiros 3 meses, depois fica US$ 19.
• Essentials: você paga US$ 19,50 por mês nos primeiros 3 meses e depois fica US$ 39.
• Premium: o custo é de US$ 39,50 por mês nos primeiros 3 meses. Depois passa para US$ 79.

Planos anuais Honeybook 

• Starter: custa US$ 8 por mês no primeiro ano, depois fica US$ 16.
• Essentials: você paga US$ 16 por mês no primeiro ano e depois fica US$ 32.
• Premium: o custo é de US$ 33 por mês no primeiro ano. Depois passa para US$ 66.

9. Express Invoice

Express Invoice é um software para gerar Invoice que oferece templates prontos para a fatura comercial. Ele pode ser usado em dispositivos Windows, iOS e Android. O programa tem uma versão gratuita para quem tem 1 usuário. Por sua vez, o plano básico anual custa US$ 69,95. Uma vantagem é poder personalizar as Invoices com logo, notas e mais. 

10. BQE Core

BQE Core é uma ferramenta completa para gerar Invoice, que centraliza os dados financeiros e oferece várias outras funções. Dentre elas, estão gestão de projetos, cobrança, controle de despesas e tempo, geração de relatórios e gestão financeira.

Você pode usar a ferramenta como teste pelo prazo de 15 dias. No entanto, os preços não são divulgados.

Como é realizado o pagamento de uma Invoice?

O pagamento de uma Invoice é realizado via transferência internacional. Essa transação é intermediada por meio de bancos tradicionais ou plataformas digitais. 

Na Remessa Online você recebe seu dinheiro com segurança, pagando taxas muito menores que as de bancos tradicionais. 

Para receber como pessoa física na Remessa Online, o custo começa em 1,64%, podendo chegar a 0,7%. Se o valor for menor que R$ 1.200, há uma cobrança de tarifa externa de R$ 39,90. Já para transferências acima de R$ 1.200, ela é gratuita. Como pessoa jurídica, a tarifa externa é gratuita para qualquer valor. Já o custo começa em 0,99%, podendo chegar a 0,6%.

O dinheiro cai em sua conta em 1 dia útil, no máximo 2.

O que fazer quando o pagamento para exterior foi maior que a Invoice?

A Invoice para o exterior não tem valor fiscal e tributário. Sendo assim, o pagamento até pode ocorrer em um valor maior que o documento, mas não é recomendado, pois pode gerar problemas futuros de contabilidade.

Dessa forma, o mais indicado é que todos os dados sejam conferidos antes de mandar para o pagador. Caso tenha algum erro, basta refazer para gerar a Invoice correta.

Então, que tal conhecer melhor nossos serviços? Acesse o site da Remessa Online e confira como funciona nossa plataforma.

Resumindo

Crédito da imagem: Envato Elements