Como preencher uma invoice: um passo a passo

Invoice é um documento empregado no comércio internacional para formalizar e confirmar a venda de um produto ou serviço. No entanto, ainda existem muitas dúvidas sobre como preencher invoice corretamente.

Neste guia, vamos mostrar como preencher invoice em português e em inglês. Além disso, explicaremos se é necessário assinar a invoice, o que significa incoterm na invoice, o que é o número da invoice e como preencher invoice via Remessa Online. Vamos lá?

Como preencher uma invoice?

1. Insira nome e endereço completos do exportador e importador

Ao preencher uma invoice, insira o nome e endereço completos do exportador e importador. Além disso, documente a razão social, o telefone e o CNPJ do exportador.

2. Faça uma descrição detalhada do produto ou serviço

Forneça uma descrição detalhada dos produtos ou serviços vendidos ao preencher uma invoice. Inclua quantidades, unidades e especificações. A especificação das mercadorias deve ser feita em português ou em um dos idiomas oficiais do Acordo Geral sobre Tarifas e Comércio (inglês, francês ou espanhol).

Se a descrição estiver em outro idioma, disponibilize a tradução para o português. Vale lembrar que as denominações próprias e comerciais também precisam estar na descrição. Aqui, use a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM).

3. Informe a data de emissão do documento

Durante o preenchimento da invoice, sinalize a data em que o documento foi gerado, assim como as datas de previsão estimada de embarque e desembarque da mercadoria.

4. Insira o local de embarque e desembarque da mercadoria

Preencha a invoice com o local de embarque e desembarque da mercadoria. Disponibilize também o endereço de entrega da carga. Isso é importante para a logística e o cumprimento dos incoterms.

5. Determine o modal de transporte

No preenchimento da invoice, informe qual foi o modal de transporte escolhido para a entrega do produto. Pode ser o modal marítimo, rodoviário, aéreo, ferroviário ou aquaviário.

6. Forneça a descrição técnica dos produtos

Informe a quantidade, peso bruto, peso líquido, tipo de embalagem, número e marca dos volumes dos produtos ao preencher a invoice. Descreva ainda os cuidados e condições para o deslocamento dos itens.

7. Informe o valor da fatura comercial

Forneça o valor unitário, a moeda e o total de cada espécie. Quando for preencher a invoice, insira também o custo do frete e das demais despesas, como translado interno e embalagens. Além disso, indique o montante e a natureza das reduções e dos descontos concedidos ao importador, se houver.

8. Preencha as condições de pagamento do produto

Preencha os termos ou condições de venda e destaque a forma de pagamento (à vista, no crédito ou parcelado). Os dados para transferência bancária podem estar previstos tanto na invoice como na nota fiscal enviada.

9. Mencione o país de origem ou aquisição da mercadoria

Ao preencher a invoice, mencione o país de origem das mercadorias, entendido como aquele onde foram produzidas ou onde ocorreu a última transformação substancial. Também é necessário especificar o país de aquisição, ou seja, o território no qual o artigo foi adquirido antes de ser exportado para o Brasil.

10. Assine e carimbe a invoice

No preenchimento da invoice deve conter a assinatura e o carimbo do responsável pela sua emissão. Essa formalidade é necessária para validar e assegurar que todas as informações fornecidas são autênticas.

Precisa assinar invoice?

Sim, é preciso assinar invoice. O registro pode ser emitido em formato nato-digital, sendo assinado eletronicamente pelo exportador desde que tenha certificação digital. Caso contrário, providencie a assinatura de próprio punho do exportador ou de seu representante legal no país.

O que é o “incoterm” na invoice?

Incoterm na invoice trata-se do Termo Internacional de Comércio, que define as obrigações contratuais de uma transação internacional. Esse termo estabelece responsabilidades como frete, seguro e desembaraço aduaneiro para cada parte envolvida na negociação. O incoterm é uma informação obrigatória no preenchimento da invoice.

O que é número da invoice?

O número da invoice é um código que identifica cada fatura expedida por uma empresa. Essa sequência numérica ajuda na organização contábil e na gestão dos pagamentos.

Como preencher uma invoice em inglês?

Para preencher uma invoice em inglês, você deve inserir invoice address, ID, reference, vat number, date, ABA, TIN, branch bank, IBAN, value, o termo messrs e vessel’s name.

O que é “invoice number”?

Invoice number é um número exclusivo para identificar cada fatura emitida por uma empresa.

O que é “invoice address”?

Invoice address é o endereço de cobrança utilizado pela empresa ou indivíduo para receber as faturas de compras ou serviços prestados.

O que é “invoice ID”?

Invoice ID é um número criado após cada compra concluída com sucesso por um cliente. Um ID de fatura pode abranger diversos itens de vários vendedores adquiridos em uma única transação feita pelo comprador.

O que é “invoice reference”?

Invoice Reference Number (IRN) é um código numérico de 64 dígitos atribuído à fatura para rastrear e monitorar pagamentos. Apenas as invoices com IRN serão consideradas válidas.

O que é “vat number” na invoice?

O VAT number na invoice é o número de identificação fiscal de pessoas jurídicas. Ele é similar ao CNPJ no Brasil.

O que é “invoice date”?

Invoice date é a data em que a fatura foi lançada. Essa data corresponde ao momento em que a empresa ou indivíduo fornece a fatura e solicita o pagamento.

O que é ABA na invoice?

ABA na invoice é um código numérico de nove dígitos utilizado nos Estados Unidos para distinguir instituições financeiras.

O que é TIN na invoice?

TIN (Trader Identification Number) é um código global usado para identificar operadores estrangeiros cadastrado no Catálogo de Produtos em invoices. O catálogo faz parte do Novo Processo de Importação e será utilizado como base para a Declaração Única de Importação (DUIMP).

O que é “branch bank” na invoice?

Na invoice, “branch bank” indica qualquer filial de um banco que oferece uma variedade de serviços financeiros aos clientes. Abertura de contas, depósitos, saques, empréstimos e atendimento ao cliente são alguns exemplos.

O que é IBAN na invoice?

O IBAN, abreviação de (International Bank Account Number) representa um padrão global para a identificação de contas bancárias no Brasil em uma invoice.

O que é “invoice value”?

Invoice Value é o preço dos bens listados na fatura, trabalhos concluídos ou serviços prestados ao comprador, incluindo o imposto aplicável. Se houver um desconto aplicado ao comprador ou se ele tiver pago um adiantamento, o valor da fatura é o montante menos o desconto, o adiantamento e o imposto.

O que é “messrs” na invoice?

No contexto da invoice, “Messrs” é utilizado para se dirigir formalmente a uma empresa da mesma forma que “Sr.”, “Sra.” ou “Srta.” são empregados para se dirigir a uma pessoa.

O que é “vessel’s name” na invoice?

“Vessel’s name” na invoice refere-se ao nome da embarcação que está transportando os bens ou mercadorias descritos na fatura.

Como gerar invoice com a Remessa Online?

Agora que você já sabe como preencher invoice, acompanhe o passo a passo para gerar invoice com a Remessa Online:

1. Acesse o gerador de invoice da Remessa Online.
2. Insira seu e-mail e clique em “Baixar Gerador de Invoice”.
3. No e-mail recebido, clique em “Acessar Gerador de Invoice”.
4. Escolha o idioma do documento (português ou inglês).
5. Preencha os dados da invoice.
6. Clique em “Gerar Invoice“.
7. Faça o download da invoice em PDF e envie para a empresa no exterior.

Gostou do conteúdo? Então, acesse o gerador de invoice da Remessa Online para emitir a sua fatura.

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