Consulta optante do Simples: passo a passo de como fazer

Já pensou em fazer a consulta de optante do Simples? Entenda como realizar esse processo e outros detalhes do regime tributário.

Realizar a consulta optante do Simples Nacional é algo que, com certeza, muitos empresários já precisaram fazer ou ainda precisarão ao longo de sua jornada.  

Isso porque, eventualmente, pode ser necessário verificar o regime tributário de alguma empresa com a qual se esteja negociando. Ou, ainda, o empresário pode ter se esquecido ou simplesmente não ter ciência do regime da sua própria tributação. Assim, terá que realizar uma pesquisa para descobrir.

Para qualquer um desses casos, saiba que a consulta é muito prática. Além disso, você levará somente alguns minutos para descobrir se uma empresa é ou não optante do Simples.

Para ajudar nessa pesquisa, preparamos um passo a passo completo! Também vamos dar informações importantes sobre o Simples Nacional. Dessa forma, você entenderá de uma vez por todas em que consiste e quais são as vantagens desse regime. Por isso, boa leitura!

O que é uma empresa optante do Simples?

Uma empresa optante do Simples Nacional é aquela que faz parte desse regime tributário simplificado. Essa escolha foi feita no ato de sua abertura com o objetivo de usufruir de um recolhimento de tributos de forma unificada e mais eficiente.

De acordo com dados do Ministério da Economia, divulgados pela Agência Brasil, as empresas optantes pelo Simples geram mais da metade dos empregos formais. Isso representa cerca de 55%, e participam de 44% da massa salarial. Os números são de 2020.

Em 2022, não existem dados específicos do Simples Nacional. No entanto, esse é o regime tributário mais escolhido pelas empresas de micro e pequeno porte. Tanto é que está presente em 99% dos negócios do país.

Além disso, uma pesquisa do Sebrae sinalizou que 83% das empresas optantes do Simples Nacional sobrevivem aos dois primeiros anos de funcionamento. Entre aquelas que escolhem outro regime tributário, o índice alcança apenas 38%.

Vale dizer que, no Brasil, existem, basicamente, três regimes tributários: Simples Nacional, Lucro Real e Lucro Presumido.

Cada um deles apresenta aspectos e regras diferentes, que interferem, diretamente:

• nos impostos a serem pagos pela empresa;
• no seu limite de faturamento;
• no seu porte, entre outros fatores.

Portanto, essa escolha deve ser feita com bastante precisão e segurança pelo empreendedor que decide abrir uma empresa.

Entenda o que é o Simples Nacional

O Simples Nacional é um regime tributário simplificado. Ele foi criado pela Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006. Além disso, é voltado para micro e pequenas empresas, que apresentam faturamento anual de até R$ 4,8 milhões.

Nesse sentido, esse regime confere ao empreendedor a oportunidade de recolher todos os tributos (federais, estaduais e municipais) em uma única guia. Ela é chamada de Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS). Inclusive, isso ajuda no planejamento tributário.

Além disso, com o Simples, o empresário passa a ter acesso a alíquotas diferenciadas. Elas podem variar conforme o faturamento e o ramo da sua empresa, como comércio, indústria e prestação de serviço.

Convém mencionar que esse foi um grande ganho para os empresários. Isso porque as alíquotas direcionadas às micro e pequenas empresas antes da criação desse regime eram, muitas vezes, proporcionais àquelas aplicadas às grandes companhias. 

Quais são os requisitos para ser uma empresa optante do Simples?

Para optar pelo Simples, a empresa deve atender alguns importantes requisitos. Apenas seguindo todos eles, será possível se enquadrar na categoria. Portanto, confira quais são!

1. Faturamento anual

O primeiro requisito é ter um faturamento anual de até R$ 4,8 milhões. Esse valor era menor (sendo R$ 3,6 milhões), mas foi atualizado em 2018.

No entanto, caso a micro ou pequena empresa seja aberta ao longo do ano, esse valor será proporcional aos meses de atividade no ano em questão. Por exemplo, se você começar o negócio em junho, poderá atingir apenas R$ 2,4 milhões de faturamento. Afinal, terá apenas 6 meses para obter receita nesse regime tributário.

2. Porte da empresa

Completamente interligado ao faturamento anual, outro requisito para ser optante do Simples é o porte da empresa. Apenas as Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) podem optar por esse regime tributário.

A primeira tem um faturamento anual de até R$ 360 mil. Já a segunda, de R$ 360 mil a R$ 4,8 milhões. Convém mencionar que o Microempreendedor Individual (MEI), que tem faturamento anual limitado a R$ 81 mil, também se enquadra no Simples. Entretanto, suas regras são diferentes. Falaremos sobre isso adiante.

3. Outros requisitos

Além do porte e, naturalmente, do faturamento, existem outros requisitos a serem seguidos. Nesse caso, a empresa: 

• não pode ter débitos com a Receita Federal, Estadual, Municipal e/ou com o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS). Isso quer dizer que ela deve estar regular quanto aos cadastros fiscais;
• não pode ser uma sociedade anônima (S/A);
• apenas pode ter pessoas físicas como sócias, ou seja, não pode haver outra empresa no quadro societário;
• não pode ser sócia de outra empresa;
• não pode ter sócios que morem no exterior;
• caso os sócios possuam outras empresas, a soma do faturamento anual de todas não pode ultrapassar o limite de R$ 4,8 milhões.

Entretanto, antes de abrir uma empresa, é importante conversar com o seu contador para verificar exatamente se a sua atividade está contemplada na lista de Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) do Simples Nacional. 

Quais empresas não se enquadram?

Por outro lado, as empresas que NÃO podem optar pelo Simples são aquelas que: 

• apresentam faturamento anual superior a R$ 4,8 milhões;
• têm sócios com participação em outras empresas, cuja soma do faturamento de todas ultrapasse R$ 4,8 milhões;
• têm outra(s) empresa(s) como sócia(s);
• são sócias em outras empresas;
• estão em débito com a Receita Federal, Estadual, Municipal e/ou com o INSS;
• têm filial ou representante de empresa com sede no exterior;
• são resultantes ou remanescentes de desmembramento de pessoa jurídica ocorrido em um dos 5 anos-calendário anteriores;
• são sociedades anônimas (S/A);
• são ONGs;
• são Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público (OSCIPs);
• são prestadoras de serviço de transporte;
• são fabricantes de veículos;
• são importadores de combustíveis;
• são distribuidoras e/ou geradoras de energia;
• atuam com locação ou cessão de mão de obra;
• são cooperativas (salvo as de consumo);
• são bancos, financeiras ou gestoras de créditos/ativos;
• produzem ou vendem no atacado os seguintes produtos: cigarros, armas de fogo, refrigerantes e bebidas alcoólicas (exceto os pequenos produtores).

Como realizar uma consulta optante do Simples? Veja o passo a passo

Para realizar uma consulta optante do Simples, com a finalidade de verificar o regime tributário de qualquer empresa, saiba que o processo é muito simples. Veja como colocá-lo em prática e saber o que você precisa.

1. Acesse o site da Receita Federal

O primeiro passo é acessar o site da Receita Federal. Esse link que disponibilizamos para você levará diretamente à aba do Simples Nacional.

2. Encontre a opção “Consulta Optantes”

Selecione a aba “Simples”, que está no topo da página, ao lado de “Simei”. Na sequência, abrirá uma página com todos os serviços que você pode solicitar. Desça a barra de rolagem do navegador até encontrar a opção “Consulta Optantes”. Quando achar, clique nela.

3. Insira o CNPJ

Você será direcionado para uma página que solicitará o CNPJ que deseja consultar. Então, digite apenas os seus números, sem qualquer sinal de pontuação, e clique no botão “Consultar”.

4. Identifique se a empresa é optante do Simples  

Na última etapa, será gerado um documento. Dentre os campos apresentados, haverá um relacionado ao Simples Nacional. Assim, será possível identificar se a empresa faz parte desse regime tributário, porque a consulta de optante do Simples está finalizada. 

Qual é a diferença entre o Simples Nacional e o SIMEI?

O Microempreendedor Individual (MEI) também se enquadra no regime tributário do Simples, porém de uma forma diferente. Então, é exatamente essa a diferença entre o Simples Nacional e o SIMEI.

O SIMEI é o sistema de recolhimento em valores fixos mensais dos tributos abrangidos pelo Simples Nacional e aplicados ao MEI. Isso quer dizer que ele é uma espécie de regime exclusivo do Microempreendedor Individual, ainda mais simplificado. No entanto, está incluído no Simples.

Essa subdivisão do sistema tributário se fez necessária, considerando as especificidades do MEI. Nesse caso, além de ter uma taxa mensal fixa, ele é isento de vários tributos.

Convém mencionar que o MEI paga apenas o INSS, o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e o Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS). Porém, o ICMS não é pago se a empresa não comercializa produtos e o ISS não é pago por aquela que não presta serviços.

Além dessa diferença de taxas entre o SIMEI e o Simples Nacional, existe uma facilidade maior por parte do MEI na hora de emitir o seu DAS. Isso porque o micro ou o pequeno empresário deve acessar o portal do Simples Nacional e entrar com o seu certificado digital ou código de acesso.

Além disso, a contabilidade deve preencher algumas informações, realizar os cálculos dos impostos, entre outros trâmites para, então, conseguir emitir a guia.

Enquanto isso, o MEI tem duas formas muito simples de realizar a emissão do DAS: 

• acessar o Programa Gerador de DAS do Microempreendedor Individual (PGMEI). Ele está no portal do Simples Nacional e exige apenas a inserção do seu CNPJ. Além disso, será preciso selecionar o mês e o ano de recolhimento da guia que deseja gerar;
• acessar o Portal do Empreendedor, selecionar “Já sou MEI” e, em seguida, “Pagamento de Contribuição Mensal e Parcelamentos”. Então, escolha a forma de pagamento (boleto, débito automático, entre outros), digite o CNPJ, emita e selecione o mês e o ano de recolhimento da guia que deseja gerar.

Ou seja, além de não precisar de contador, o MEI pode acessar o site para pagar os seus tributos unificados de forma menos burocrática. 

Quais as vantagens de ser optante do Simples?

Ser optante do Simples confere muitas vantagens e facilidade à rotina do empresário, não é mesmo? Assim, para não ficar nenhuma dúvida, listamos os principais benefícios desse sistema logo abaixo!

1. Tributação reduzida

Se antes o micro e o pequeno empresário deveriam pagar alíquotas semelhantes às das grandes empresas, com o Simples, eles têm sua carga tributária reduzida. Em alguns casos, essa redução pode chegar a 40%.

2. Pagamento unificado dos tributos

Poder pagar todos os tributos federais, estaduais e municipais em uma única guia, o DAS, simplifica a vida do empresário. Desse modo, ele não corre o risco de se esquecer de pagar um ou outro imposto.

3. Facilidade de regularização

Com um regime simplificado e unificado, como é o Simples, torna-se muito mais fácil apurar os débitos de uma empresa. Assim, é possível regularizá-los. Além disso, o levantamento de crédito também se torna mais prático.

4. Simplicidade na contabilidade

O serviço da contabilidade responsável pelas contas da empresa — seja interno, seja terceirizado — também se torna mais simples e dinâmico. Isso porque o optante pelo Simples é isento de algumas declarações, como SPED Contribuições. Também não precisa emitir certidões negativas para a realização de alterações contratuais.

5. Benefícios nas licitações

O optante pelo Simples Nacional também conta com benefícios em processos licitatórios. Nas licitações públicas, é assegurada, como critério de desempate, a preferência de contratação pelas ME e EPP.   

Quais são as desvantagens do Simples Nacional?

Podem haver algumas desvantagens para esse sistema. São poucas, mas elas existem. Confira!

1. Recolhimento de tributos

O recolhimento dos impostos nesse regime é realizado sobre o faturamento anual da empresa, e não em cima de seu lucro. Assim, caso a companhia tenha sofrido prejuízos, sua carga tributária não mudará, o que pode ser prejudicial ao caixa.

2. Impossibilidade de reaver parte dos tributos

As empresas optantes pelo Simples não indicam nas notas fiscais os valores pagos a título de ICMS e Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). Por isso, elas não conseguem reembolsar parte do pagamento dos tributos.

3. Limite de exportação

Atualmente, o limite de exportação imposto pelo Simples é de R$ 4,8 milhões, o que pode ser ideal para muitos empresários. Entretanto, para aqueles que aspiram ultrapassar esse valor, será necessário migrar para outro regime tributário.

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Quais as possibilidades de deixar de ser optante do Simples?

A consulta de optante do Simples Nacional é apenas uma das atividades possíveis. Talvez você perceba que esse regime tributário não é o ideal para sua empresa. Nesse caso, é necessário solicitar a exclusão.

Veja quais são as possibilidades que fazem os negócios deixarem de se enquadrar nesse modelo de tributação: 

1. faturamento acima do permitido: acontece quando a empresa tem uma receita bruta de mais de R$ 4,8 milhões no ano. Assim, ela precisa escolher entre o Lucro Real e o Lucro Presumido;
2. realização de atividades econômicas não permitidas: o Simples Nacional é restrito a algumas atividades. Por mais que ele seja amplo, algumas estão excluídas de autorizações. Nesse caso, é preciso deixar de ser optante desse regime tributário;
3. existência de débitos com o INSS ou o Simples Nacional: esses valores em aberto levam à exclusão automática pela própria Receita Federal;
4. ter uma pessoa jurídica como sócio: se essa situação acontecer, é preciso pedir a exclusão do Simples.

Como funciona o cálculo de impostos no Simples Nacional?

Para fazer o cálculo de impostos, é preciso que você entenda a tabela de alíquotas do Simples Nacional. Elas são chamadas de anexos e definem as alíquotas efetivas de contribuição. Veja como fica: 

• anexo I – comércio: 4% a 11,12%;
• anexo II – indústria: 4,5% a 15%;
• anexo III – serviços: 6% a 19,25%;
• anexo IV – serviços: 4,5% a 15,75%;
• anexo V – serviços: 15,5% a 19,25%.

Existem 3 categorias de serviços, porque elas dependem da atividade efetivamente realizada. Além de identificar o anexo em que sua empresa se enquadra, é preciso considerar os seguintes fatores: 

• faturamento nos 12 meses anteriores;
• receita da empresa no mês atual.

A partir disso, é possível fazer o cálculo. Por exemplo, se a consulta de optante do Simples deu positiva, verifique os dados da empresa. Digamos que ela está enquadrada no tipo de anexo III, com um faturamento de R$ 100 mil e receita no mês atual de R$ 10 mil.

Assim, a alíquota é de 6% e não existe valor a deduzir. Agora, você pode aplicar os valores da seguinte forma para saber a alíquota efetiva do Simples Nacional:

Alíquota efetiva do Simples = [(R$ 100.000 × 6%) – R$ 0] ÷ R$ 100.000

Alíquota efetiva do Simples = [(R$ 6.000) – R$ 0] ÷ R$ 100.000

Alíquota efetiva do Simples = R$ 6.000 ÷ R$ 100.000

Alíquota efetiva do Simples = 0,06 ou 6%

Perceba que o resultado foi o mesmo da tabela, pois não havia valor a deduzir. Em outra condição, sempre haverá alguma diferença.

Então, é possível calcular o Simples Nacional. Para isso, multiplique essa alíquota pelo faturamento do mês vigente. Ou seja:

Valor do Simples Nacional = R$ 10.000 × 6%

Valor do Simples Nacional = R$ 600

MEI é optante do Simples?

O regime do MEI é simplificado. Portanto, está enquadrado no Simples Nacional. Porém, ele tem outras regras. Isso faz com que o MEI seja optante do regime tributário, mas de forma diferenciada.

Como tirar o extrato do Simples Nacional?

Para emitir o extrato e fazer a consulta de optante do Simples, você deve executar os seguintes passos: 

1. acesse o site do Simples Nacional;
2. clique em “Simples serviços”, aba localizada na parte superior do site;
3. selecione a chave do “Código de acesso” na linha “PGDAS-D e DEFIS – a partir de 2018”;
4. insira as informações solicitadas. Caso não tenha o código de acesso, gere-o nesta página ou solicite ao contador;
5. escolha “Declaração mensal”;
6. clique em “Consultar declarações”;
7. selecione o período. Se for mensal de anos anteriores, escolha a declaração de janeiro do ano seguinte. Por exemplo, se desejar a de 2019, clique em ano-calendário 2020 e no mês de janeiro. Caso seja a mensal do ano corrente, coloque o ano atual e o último mês que aparecer;
8. clique no símbolo da impressora e salve em formato PDF.

Conclusão

Sem dúvidas, o Simples Nacional chegou para facilitar a rotina dos empreendedores. Além disso, permite o crescimento escalável das empresas devido às alíquotas reduzidas.

Agora, você já sabe como realizar a consulta optante do Simples e conhece tudo sobre esse regime tributário. Dessa forma, já pode analisar com mais tranquilidade se o seu negócio se enquadra nesse sistema.

Continue acompanhando o blog da Remessa Online para ficar por dentro de todas as novidades do mundo dos negócios nacionais e internacionais. Assim, você terá mais conhecimento para expandir o seu empreendimento para todas as partes do mundo!

Resumindo