O e-Social foi instituído pelo Decreto nº. 8.373 de 11 de dezembro de 2014 pelo Governo Federal. Para entender o que ele representa e para que serve acompanhe a leitura deste artigo.
O objetivo principal do programa, é simplificar e unificar a entrega das obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias por parte das empresas, contribuindo também para a consolidação dos bancos de dados da Receita Federal, Caixa Econômica Federal e Ministério do Trabalho, Emprego e Seguridade Social.
Por isso, o e-Social foi criado com o propósito de favorecer tanto as empresas, quanto os órgãos do governo. As empresas ganharam com a simplificação nos processos de envio de informações, que foram centralizados em um único sistema, já os órgãos públicos, se favoreceram com a unificação dos dados e a facilitação nos processos de fiscalização.
O e-Social representa assim uma nova maneira de cumprir com as obrigações tributárias, trabalhistas e fiscais. O decreto que o instituiu não alterou a legislação, apenas criou uma nova forma de atender o que já determina a lei.
Mas afinal, quem está obrigado a inserir informações no e-Social? Quais são as obrigações listadas na ferramenta? Quais são os benefícios para empresa e funcionário? E quais as penalidades aplicadas caso a empresa não cumpra com as suas obrigações?
Neste post, você vai ter acesso a um panorama completo sobre o e-Social, conhecendo suas principais funções, os benefícios e dicas de boas práticas na sua utilização.
O que é e-Social?
O Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas, ou simplesmente, e-Social, é um projeto que foi criado pelo governo federal em 2014 com a função de unificar o envio de informações por parte das empresas — referente aos seus empregados e estagiários — para órgãos responsáveis por sua fiscalização.
Após a sua instituição, que se deu por meio do Decreto n. 8.373/2014, as empresas foram obrigadas a implementar o sistema em suas rotinas de gestão, adaptando o seu uso à prática do envio de dados previdenciários, trabalhistas e fiscais.
Neste sentido, o e-Social é resultado de esforços conjuntos dos seguintes órgãos federais:
- Secretaria de Trabalho e Instituto Nacional do Seguro Social (INSS);
- Secretaria da Receita Federal do Brasil;
- Secretaria Especial de Previdência e Trabalho;
- Secretaria Especial de Produtividade, Emprego e Competitividade;
- Secretaria Especial de Desburocratização;
- Governo Digital.
Qual é o objetivo do sistema?
Como já destacamos logo no início deste artigo, o objetivo principal do e-Social é uniformizar e centralizar as obrigações relativas aos empregados.
Além disso, outro foco dos órgãos do governo federal está no combate à sonegação de informações, o que infelizmente ainda acontece, causando muitos prejuízos, não só para os trabalhadores como para a sociedade de uma forma geral.
O e-Social permite o cruzamento de dados, no qual o governo consegue fiscalizar o cumprimento da legislação e das obrigações tanto no âmbito fiscal, quando nas searas trabalhistas e previdenciárias, já que envolve ações conjuntas entre:
- Receita Federal;
- Previdência Social;
- Caixa Econômica Federal;
- Ministério do Trabalho, hoje Secretaria Especial da pasta do Ministério da Economia.
Quais são as obrigações das empresas?
Por meio do e-Social as empresas passam a cumprir várias obrigações a partir de uma única ferramenta, entenda quais são elas.
Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social – GFIP
É por meio da GFIP que as empresas informam os vínculos empregatícios e remunerações dos seus trabalhadores. Além de comprovar o recolhimento para o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), o documento também tem caráter de declaração, por isso deve ser encaminhado mesmo quando não houver o recolhimento do tributo.
Cadastro Geral de Empregados e Desempregados – CAGED
O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, também conhecido pela sigla CAGED, foi criado pelo Governo Federal com o objetivo de manter um registro permanente com informações de admissões e dispensas de empregados sob o regime celetista, ou seja, contratados à luz das normas da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT).
Relação Anual de Informações Sociais – RAIS
A Relação Anual de Informações Sociais, é um relatório de informações socioeconômicas solicitado pelo Governo Federal às pessoas jurídicas e outros empregadores. O envio das informações é anual, e tem o propósito de coletar informações a respeito das atividades trabalhistas existentes no país.
Livro de Registro de Empregados – LRE
Previsto na CLT, o Livro de Registro de Empregados é um documento que traz todas as informações relevantes sobre os funcionários de uma empresa. Nele, devem ser efetuados todos os registros e movimentações, contendo desde informações sobre admissão até o desligamento.
Comunicação de Acidente de Trabalho – CAT
As empresas são obrigadas a informarem à Previdência Social todos os acidentes de trabalho ocorridos com seus empregados no exercício de atividades laborais. Importante destacar que, mesmo que não ocorra afastamento das atividades, a empresa deve informar até o primeiro dia útil seguinte ao da ocorrência.
O prazo é diferente para acidentes que resultem em falecimento, neste caso, a comunicação deverá ser feita imediatamente à Previdência Social.
Comunicação de Dispensa – CD
A Comunicação de Dispensa é o documento utilizado pelas empresas como aviso de demissão de um empregado. Ele está amparado pela legislação, e é documento imprescindível para a solicitação de seguro desemprego.
Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS
A partir da entrada em vigor da Carteira de Trabalho Digital, o documento físico passará a ser utilizado de forma excepcional, por isso a importância de manter todas as informações registradas e atualizadas na plataforma do e-Social.
Perfil Profissiográfico Previdenciário – PPP
O Perfil Profissiográfico Previdenciário, também conhecido como PPP, é um documento que contém várias informações históricas relativas às atividades do trabalhador na empresa, bem como dados administrativos e resultado do monitoramento biológico e ambiental da organização empresária.
O PPP deve constar, entre outras informações, a atividade exercida pelo profissional, o agente nocivo ao qual ele está exposto, a intensidade e a concentração do agente, relação de exames médicos clínicos, além de dados referentes à pessoa jurídica.
Estão obrigadas a preencher o formulário, as empresas com atividades que exponham seus empregados a agentes nocivos — químicos, físicos, biológicos — ou qualquer outro que possa causar prejuízos à saúde ou integridade física dos trabalhadores.
Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte – DIRPJ
A Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte, também deverá ser preenchido conforme determina a legislação tributária brasileira. O empresário deve ficar atento aos cronogramas e prazos que são divulgados anualmente pela Receita Federal.
Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais – DCTF
A DCTF é uma declaração de apresentação obrigatória à Receita Federal, no qual a pessoa jurídica informa os tributos e contribuições apurados pela empresa.
Devem ser declarados tributos como Imposto de Renda da Pessoa Jurídica, Imposto de Renda Retido na Fonte, Imposto sobre Produtos Industrializados, Imposto sobre Operações de Crédito, Contribuição Social sobre o Lucro Líquido, entre outros.
Quadro de Horário de Trabalho – QHT
O quadro de horário de trabalho, abarca as informações que identificam os turnos de trabalho dentro da empresa. Detalha também os horários de início e término do intervalo da jornada de trabalho.
Manual Normativo de Arquivos Digitais – MANAD
O MANAD é um arquivo no qual se reúnem as informações respectivas à folha de pagamento dos funcionários, a fim de validar os encargos recolhidos sobre a folha de pagamento.
Guia da Previdência Social – GPS
A emissão das Guias de Previdência Social passam a ser feitas no e-Social. Para emitir, basta acessar o sistema com login e senha. O acesso pode ser feito com certificado digital ou por meio de um código de acesso.
Folha de Pagamento
Seguindo a linha de envio de informações trabalhistas e previdenciárias, as empresas também ficam obrigadas a enviar por meio do e-Social, todas os dados relativos à folha de pagamento dos seus trabalhadores.
Como você pode ver, o e-Social reúne uma série de obrigações e centraliza o envio de dados em uma única plataforma. A ideia de desburocratizar os processos e ampliar a fiscalização por meio do cruzamento de dados, tem favorecido tanto as empresas, quanto os empregados, sem falar na otimização dos serviços por parte dos órgãos responsáveis pela fiscalização.
Quais são as vantagens do e-Social para as empresas?
Como mencionamos, um dos grandes benefícios que o e-Social trouxe para as empresas, foi a simplificação dos processos. Com a centralização das obrigações em uma única plataforma, as pessoas jurídicas ganham em produtividade.
Além disso, o e-Social subsidia a geração das guias de recolhimento de tributos como o FGTS, com isso é reduzido o percentual de erro nos cálculos, outro fator que favorece a gestão e minimiza o risco de danos às empresas.
Não podemos deixar de destacar a segurança jurídica, outro fator importante quando se trata de e-Social. Para as empresas que atuam com compliance, a ferramenta oferece subsídios para o desenvolvimento de processos alinhados com a legislação, trazendo mais segurança no dia a dia, e contribuindo para a organização no envio das obrigações aos órgãos do governo federal responsáveis pela sua fiscalização.
Com a possibilidade de realizar o registro imediato de novas informações, a integração de processos e a disponibilização imediata de dados aos órgãos governamentais, a empresa tem condições de criar um ambiente mais favorável ao desenvolvimento.
É por isso que, sob o ponto de vista do empresário, o e-Social oferece uma plataforma de serviços simplificada, que reduz a burocracia na entrega de obrigações, além de favorecer a organização e desenvolvimento das atividades no âmbito da iniciativa privada.
Os empresários que atuam com foco em resultados e eficiência, cumprindo com suas obrigações e as regras determinadas na legislação trabalhista, fiscal e previdenciária, só tem a se beneficiar com o e-Social.
Quais são as vantagens do e-Social para o trabalhador?
A principal vantagem que o e-Social traz para o trabalhador, é a ampliação das garantias em relação ao cumprimento dos direitos trabalhistas e previdenciários, bem como maior transparência às informações vinculadas aos seus contratos de trabalho.
A ampliação das garantias ocorre, pois as empresas estão obrigadas a registrarem informações relativas aos registros e pagamentos realizados em favor do trabalhador, bem como suas condições de trabalho, características do ambiente, função exercida e eventuais riscos aos quais ele esteja exposto.
Outro fator que beneficia o trabalhador, é a redução de erros nos cálculos, já que as guias são geradas por meio do e-Social e não por sistemas próprios geridos por essas empresas.
Por que o e-Social é tão importante?
O e-Social representa uma grande transformação às empresas e ao poder público. Isso porque ele trouxe para o formato digital, informações que antes só eram registradas em meios ultrapassados — e até inseguros — como livros de papel.
Antes do surgimento do Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas, tais documentos e informações, que precisam ser guardadas por até 30 anos, passaram a ficar armazenadas em um sistema público, sem custos e que oferece total segurança às empresas.
Nesse contexto, quinze das obrigações fundamentais atreladas às relações trabalhistas, ficam sistematizadas em um único banco de dados, favorecendo as operações, processos dentro das empresas, e contribuindo para o combate à sonegação.
Por que o e-Social combate à sonegação?
Ao estabelecer o sistema, o principal objetivo do governo era de simplificar a prestação de informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias, desburocratizando a rotina das empresas. Com isso, elas deixaram de preencher formulários e declarações manualmente a cada órgão, e passaram a fazer isso em uma plataforma online.
Como consequência natural oriunda da unificação dos bancos de dados, é notável o aumento da transparência no repasse das informações para a administração federal, o que significou uma redução expressiva nos índices de sonegação.
Como o sistema é refinado e integra vários órgãos, ficou mais difícil para os sonegadores enganarem à fiscalização, cabendo às empresas se manterem alinhadas com o que determina a legislação, sob o risco de sofrerem processos administrativos e multas.
Quais são as penalidades para as empresas que não se adequarem ao e-Social?
As empresas estão obrigadas a implementar o e-Social e entregarem as suas obrigações de acordo com a determinação legal. Caso a pessoa jurídica não cumpra com as suas obrigações, ela fica sujeita às penalidades pelo descumprimento da obrigação propriamente dita e não pela não adesão ao sistema.
Vale destacar que a não adesão ao sistema, implica na impossibilidade de enviar as obrigações, por isso as empresas estão automaticamente obrigadas. Confira a seguir quais são as penalidades pelo descumprimento ou atraso na entrega de algumas dessas obrigações.
Admissão de novos empregados
As empresas estão obrigadas a informar no e-Social com um dia de antecedência, as admissões de colaboradores. Se isso não for feito a PJ corre o risco de ser obrigada a pagar uma multa que varia de R$ 3 mil e R$ 6 mil. A mesma regra vale para o descumprimento de registro de informações relativas à Carteira de Trabalho. A multa está prevista no artigo 47 da CLT.
Afastamento de funcionários
Assim como está obrigada a informar as admissões, a empresa também deve registrar os afastamentos, sejam eles por motivo de doença, acidente ou licença. Se tal comunicação não for feita imediatamente, a empresa corre o risco de ter multa. O valor será estipulado pelo fiscal que identificar a ausência da informação.
Alterações no contrato de trabalho
Após a implementação do e-Social, as empresas ficaram obrigadas a manter atualizadas as informações sobre os seus empregados. Caso descumpram, estão sujeitas à aplicação de multas que podem chegar ao patamar de R$ 600,00 por trabalhador.
Comunicado de Acidente de Trabalho
De acordo com a legislação em vigor, e conforme já mencionamos anteriormente, o CAT deverá ser informado até o primeiro dia útil seguinte à ocorrência do acidente. Em caso de óbito, a informação deve ser imediata.
Caso seja descumprida, a empresa fica sujeita à imposição de multas que podem variar entre o limite e o máximo de salário de contribuição.
Exames médicos
Todos os exames médicos como Atestado de Saúde Ocupacional, exame relativo ao retorno ao trabalho, mudança de função, periódico e demissional deve ser inseridos no e-Social.
Se o gestor deixar de informar a realização dos exames ou o funcionário não realizá-los, corre o risco de sofrer multas que podem variar de R$ 402,53 a R$ 4.025,33.
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Resumindo
O que é o e-Social?
O e-Social é um programa federal instituído pelo Decreto nº. 8.373 de 11 de dezembro de 2014. O objetivo principal do programa é o de simplificar e unificar a entrega das obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias por parte das empresas, contribuindo também para a consolidação dos bancos de dados da Receita Federal, Caixa Econômica Federal e Ministério do Trabalho, Emprego e Seguridade Social.
Quais obrigações ele inclui?
O e-Social reúne as seguintes obrigações:
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados — CAGED;
- Carteira de Trabalho e Previdência Social — CTPS;
- Comunicação de Acidente de Trabalho — CAT;
- Comunicação de Dispensa —CD;
- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais — DCTF;
- Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte — DIRF;
- Guia da Previdência Social — GPS;
- Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social — GFIP;
- Livro de Registro de Empregados — LRE;
- Manual Normativo de Arquivos Digitais — MANAD;
- Perfil Profissiográfico Previdenciário — PPP;
- Quadro de Horário de Trabalho — QHT;
- Relação Anual de Informações Sociais — RAIS.
Quais são as vantagens?
Desburocratização, simplificação, segurança jurídica e otimização na entrega de obrigações aos órgãos de fiscalização. Para as empresas que atuam com compliance, a adequação correta do e-Social, é imprescindível na proteção do negócio e bom andamento das políticas de compliance.
Por que a empresa deve aderir?
A legislação brasileira determina que as empresas façam a adesão, por isso, todos enquadrados na obrigatoriedade devem prestar informações e entregar suas obrigações pelo sistema. Além disso, o e-Social é sinônimo de segurança operacional e otimização para as empresas, já que favorece a organização da rotina e contribui para o desenvolvimento do seu negócio.
O que é a Remessa Online for Business?
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