Folha de pagamento: o que é, como fazer, cálculos e prazos

A folha de pagamento é um documento essencial para qualquer empresa, pois registra de forma detalhada os valores a serem pagos aos colaboradores, incluindo salários, benefícios, descontos e encargos. Além de garantir o cumprimento das obrigações trabalhistas, a correta elaboração da folha de pagamento assegura a transparência na relação entre empregador e empregado, evitando problemas fiscais e administrativos. 

Neste artigo, vamos explicar em detalhes o que é a folha de pagamento, como ela pode ser elaborada, quais cálculos estão envolvidos e os prazos importantes que devem ser seguidos. Acompanhar esses processos é fundamental para manter a empresa em conformidade com a legislação e evitar erros que possam gerar prejuízos ou complicações futuras.

O que é uma folha de pagamento?

A folha de pagamento é o documento que reúne valores de remuneração, descontos de impostos, contribuições previdenciárias, benefícios e encargos trabalhistas dos colaboradores de uma empresa. O documento também é conhecido como holerite e é essencial para o controle financeiro e o cumprimento das obrigações legais com os funcionários.

Como calcular a folha de pagamento?

Para calcular a folha de pagamento, é necessário seguir a fórmula básica: Salário Bruto – Descontos Obrigatórios (INSS + IRRF + Descontos + Adiantamentos) + Benefícios + Horas Extras + Férias + 13º Salário = Salário Líquido.

Como calcular FGTS e INSS?

O cálculo do FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) é feito aplicando uma alíquota de 8% sobre o salário bruto (salário bruto x 0,08) e o INSS é baseado na faixa salarial, variando de 7,5% a 14%.

O FGTS não é descontado do salário de nenhum colaborador, apesar de ser um recolhimento obrigatório pelas empresas.

O que é o salário bruto na folha de pagamento?

O salário bruto dentro na folha de pagamento é o valor total a ser pago ao colaborador antes de quaisquer deduções. Ele inclui o salário base, horas extras, comissões, gratificações e adicionais previstos em contrato ou convenções coletivas. 

O que é o salário líquido na folha de pagamento?

O salário líquido na folha de pagamento é o valor final que o colaborador recebe após todos os descontos obrigatórios e opcionais serem subtraídos do salário bruto. Esses descontos incluem contribuições como INSS, Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), vale-transporte, plano de saúde, entre outros. O salário líquido, portanto, é a quantia que efetivamente entra na conta do trabalhador, representando o valor disponível para ele utilizar.

Quais são os descontos obrigatórios na folha de pagamento?

1. INSS;

2. IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte), caso a renda se enquadre no valor mínimo;

3. Atrasos e faltas, se não houver justificativa para o empregador.

Além desses, podem haver outros descontos como vale-transporte, plano de saúde e alimentação, mas esses são facultativos e dependem das políticas da empresa e do contrato com o trabalhador.  

O que não pode ser descontado na folha de pagamento?

O empregador não pode fazer nenhum desconto no salário do empregado, a não ser que seja por causa de adiantamentos, exigências da lei ou acordo coletivo.

O que deve constar na folha de pagamento?

Deve constar na folha de pagamento os dados da empresa e do colaborador, período de competência, salário bruto, descontos, proventos/benefícios, encargos e contribuições, salário líquido e detalhes como férias, 13º e verbas adicionais se for o caso.

Quais são as 3 funções da folha de pagamento?

As três funções da folha de pagamento são: cálculo e pagamento de salários, cumprimento de obrigações legais e transparência e controle financeiro, tanto para a empresa quanto para os colaboradores.

Quem é o responsável pela folha de pagamento?

O responsável pela folha de pagamento é o departamento de Recursos Humanos (RH) ou o departamento de contabilidade da empresa. Esses profissionais garantem que todos os cálculos salariais, encargos trabalhistas e tributos sejam realizados de forma correta e em conformidade com a legislação. 

Em alguns casos, a empresa pode terceirizar esse serviço para uma contabilidade externa ou uma consultoria especializada em gestão de folha de pagamento.

Qual a diferença entre holerite e folha de pagamento?

A diferença entre entre holerite e folha de pagamento é que o primeiro é o documento individual entregue ao funcionário com os detalhes do seu pagamento e a folha é o registro geral dos salários da empresa, enquanto o holerite. 

Qual o valor máximo que pode ser descontado na folha de pagamento?

O valor máximo que pode ser descontado na folha de pagamento é de 70%. É obrigatório que o colaborador receba pelo menos 30% dos rendimentos em dinheiro. Se os descontos somarem mais do que 70%, o departamento de recursos humanos deve ser acionado e em casos mais graves, o sindicato.

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