Inscrição estadual: o que é, como tirar a sua e realizar consultas

A inscrição estadual é essencial para diversos tipos de negócios. Entenda como tirar ou consultar a sua!

Ao começar um negócio, o empreendedor precisa passar por diversos processos. Por exemplo, é essencial entender o que é a inscrição estadual — cadastro obrigatório para contribuintes do ICMS que deve ser obtido assim que a empresa é aberta.

No entanto, muitos empreendedores ficam em dúvida sobre essa inscrição e a sua obrigatoriedade. Afinal, ela não é necessária em todos os casos, mas não tê-la, em situações em que ela é exigida, pode trazer problemas para o negócio.

Quer entender melhor o que é a inscrição estadual e como ela funciona? Acompanhe o artigo abaixo para saber mais detalhes sobre esse cadastro. Vamos lá?

O que é inscrição estadual?

Todas as empresas no Brasil que vendem mercadorias precisam pagar o ICMS (Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação).

No entanto, para que esse pagamento ocorra, é preciso estar cadastrado junto ao seu estado, ou seja, tirar a sua inscrição estadual. Trata-se de um número fornecido pela Secretaria da Fazenda, que representa o registro formal da empresa no ICMS e o identifica como um estabelecimento regular.

Sendo assim, o cadastro é exclusivo para empresas que vendem produtos. É a inscrição estadual que permite a emissão da Nota Fiscal de Venda ou de Produto (NF-e). Dessa forma, até mesmo se você tem um e-commerce e deve emitir nota fiscal de venda, precisa da inscrição.

Já as empresas que não se encaixam neste critério estão isentas da inscrição, mas ainda precisam recolher o ISS (Imposto sobre Serviço de Qualquer Natureza), de caráter municipal.

Como esse número é formado

E como saber a inscrição estadual? Simples, a IE é formada por nove dígitos. Entenda o que eles significam:

• 1º e 2º indicam o estado de cadastro;
• 3º a 8º são os números de inscrição de cada empresa;
• 9º é o verificador ou dígito de controle.

Para que serve a inscrição estadual?

Ao entender o conceito de inscrição estadual, é fácil perceber que ela tem uma função predominantemente tributária. Afinal, é por meio dela que as empresas recolherão o ICMS e terão condições de manter a regularidade da sua atuação no estado.

Do mesmo modo, ela será essencial para viabilizar a emissão de notas fiscais. Logo, o registro auxilia na fiscalização pela Receita Federal e influencia no cumprimento das obrigações tributárias do negócio.

Quais empresas devem ter inscrição estadual e quais não precisam?

Você já viu que empresas que vendem produtos precisam ter a inscrição estadual. Entretanto, ao pensar em cada modelo de negócio, é comum ter dúvidas se, de fato, o documento é necessário.

Sempre que um negócio trabalhar com a venda de produtos que será entregue fisicamente ao cliente, exigindo a emissão de Nota Fiscal de Produto (NF-e), é preciso ter a inscrição estadual. Veja exemplos de itens comercializados que geram essa obrigação:

• livros;
• móveis;
• carros;
• roupas;
• sapatos;
• eletrônicos (notebook, celular etc.);
• outros tipos de mercadoria.

Inclusive, saiba que o critério de entrega não considera apenas a realização de um frete com transportadora. Entregas feitas pela própria empresa ou pelos correios, bem como os casos em que o cliente busca o produto, exigem essa emissão.

Por outro lado, quando não há envio de um produto físico ao cliente, não é preciso ter a inscrição estadual. Entenda alguns casos para visualizar melhor a dispensa dessa obrigação:

• prestação de serviços de qualquer natureza;
• venda de produtos totalmente digitais, como cursos, softwares e aplicativos.

Qual a diferença entre inscrição estadual e municipal?

Ao aprender sobre o tema, é comum se perguntar o que muda em relação à inscrição municipal. A principal diferença, como os próprios nomes sugerem, são as entidades administrativas às quais cada uma está ligada.

Enquanto a estadual está ligada ao estado e ao ICMS, a inscrição municipal está atrelada a cadastros que possam ser exigidos pela lei local e está vinculada ao ISS. Além disso, enquanto a estadual é exigida a empresas que comercializam produtos, a municipal é voltada a empresas prestadoras de serviços.

Em alguns casos, o negócio precisará ter ambos os registros. Por exemplo, imagine uma empresa que vende cursos online, mas também comercializa livros físicos. Nesse caso, ela se enquadra na situação de obrigatoriedade dos dois tipos de inscrição (estadual e municipal).

Como abrir a sua inscrição estadual?

O processo para fazer a inscrição estadual é bastante simples e deve ser feito assim que abrir a empresa, ou quando as atividades econômicas da empresa mudarem para CNAEs que necessitem da inscrição.

Após abrir o CNPJ, o empreendedor ou contador deve entrar no site da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de seu estado e procurar pelo campo para fazer a inscrição. Normalmente, são solicitadas informações como:

• RG;
• CPF;
• CNPJ;
• Comprovante de endereço residencial e empresarial;
• Alvará de funcionamento;
• E-mail válido.

Ademais, cada estado pode contar com regras específicas para o processo. Portanto, faça uma pesquisa para verificar se existe alguma exigência adicional em relação a dados ou documentos. Após cumprir todos os requisitos, é preciso aguardar a aprovação da solicitação e o envio da sua inscrição.

Como abrir inscrição estadual para MEI

Já quando falamos do Microempreendedor Individual (MEI), o processo para a abertura da inscrição estadual é muito mais simples. Isso porque ele acontece automaticamente quando uma atividade que necessita da inscrição é adicionada no CNPJ, seja no momento da abertura do MEI ou posteriormente.

Nessa situação, a inscrição estadual será obrigatória para todos os MEIs que atuarem nas áreas de comércio, indústria ou transporte. Nos demais casos, ele precisará apenas da inscrição municipal.

Como consultar a IE?

Como dissemos, a inscrição estadual é um documento fundamental, por isso, é muito importante saber como consultar a sua inscrição. Essa consulta pode ser feita online, gratuitamente e em poucos minutos. Confira o passo a passo:

• Acesse o site do Sintegra;
• Selecione o estado em que a empresa está sediada;
• Informe os dados solicitados na página da Sefaz selecionada. Esses dados dependem de cada estado e podem ser o número do CNPJ, NIRE ou CPF;
• Clique em “Não sou um robô” e “Consultar”;
• Você será redirecionado para a página do Cadastro de Contribuintes de ICMS e poderá ver a IE.

Além do número da IE, o documento conta com outras informações como CNPJ, nome empresarial e fantasia, natureza jurídica, endereço, situação cadastral, entre outros dados da empresa.

É importante lembrar que os dados nesta página são fornecidos pelo próprio contribuinte e são apenas informativos. Portanto, não valem como certidão de sua efetiva existência e não excluem nenhuma responsabilidade tributária.

Por fim, essa consulta pode ser feita por qualquer pessoa que tenha as informações solicitadas pela Sefaz do estado, ou seja, se você deseja saber a inscrição de outra empresa, basta seguir o mesmo passo a passo. Além disso, o processo acima é utilizado para qualquer companhia, inclusive MEI.

Quanto tempo demora para sair a inscrição estadual?

Após conhecer todo o processo para abrir e consultar a inscrição da sua empresa, é normal se perguntar qual é o prazo para obter o código. Isso pode ser relevante para diversas situações, já que ele será necessário para a emissão de NF-e.

Na verdade, isso dependerá de cada estado, já que eles têm processos próprios, conforme os procedimentos internos e requisitos exigidos. Em alguns casos, o código pode ser liberado após uma semana. Em outras situações, o prazo é de até um mês.

Para evitar transtornos e alinhar o planejamento da empresa, consulte essas informações com antecedência. O site da SEFAZ do seu estado trará todos os detalhes e prazos. Assim, é possível ter maior tranquilidade em relação ao período de espera até receber o código.

O que é CFDF?

Quem mora no Distrito Federal pode se deparar com outro termo bastante comum ao pesquisar sobre a inscrição estadual — o Cadastro Fiscal do Distrito Federal (CFDF). Esse é um registro específico da localidade, que funciona de maneira semelhante ao CNPJ e aplicado tanto a quem comercializa produtos quanto às empresas que prestam serviços.

Portanto, ele funciona como inscrição estadual e inscrição municipal simultaneamente, substituindo esses registros, e isso também vale para os MEIs. A diferença existe porque o Distrito Federal tem uma estrutura política distinta. Ele tem um governador, mas não tem prefeitos ou vereadores.

E o que é CAD ICMS?

Também é comum ter dúvidas sobre o CAD ICMS, ou Cadastro de contribuintes do ICMS. Aqui, o termo se refere ao banco de dados que a SEFAZ de cada estado mantém com os registros dos contribuintes deste tributo.

Na prática, as empresas e pessoas físicas que fazem o recolhimento do imposto devem realizar o cadastro no sistema antes de iniciarem as suas atividades. Geralmente, isso é feito por meio da Junta Comercial, cartório ou Delegacia da Polícia Federal. Em caso de alteração dos dados, é necessário solicitar a atualização cadastral na Secretaria da Fazenda.

Dessa forma, o CAD ICMS permite um acompanhamento mais eficaz em relação às atividades econômicas, o regime de recolhimento de tributos e o cumprimento das obrigações da empresa. Portanto, ele não deve ser confundido com a inscrição estadual.

Conseguiu esclarecer as suas dúvidas sobre a inscrição estadual? Como você percebeu, esse é um registro importante para o funcionamento regular do seu negócio, viabilizando o pagamento de impostos e a emissão de notas fiscais. Portanto, ao considerar a abertura de uma empresa, não se esqueça de realizar o seu cadastro.

Você gostou deste artigo e pretende abrir uma empresa, mas ainda tem dúvidas de quais são todos os passos? Então veja neste conteúdo a checklist que preparamos para você.

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