Kaizen: veja como a melhoria contínua pode aprimorar sua gestão

Já ouviu falar do método Kaizen? Criada no Japão, essa é uma iniciativa interessante para oferecer melhorias contínuas para a gestão de empresas. Saiba mais!

Utilizar estratégias e metodologias para aprimorar a produtividade da empresa é uma excelente iniciativa. Afinal, permite desenvolver diferentes etapas com sucesso e apresentar um diferencial para o mercado. Neste contexto, o método Kaizen pode ser um excelente aliado.

Com forte relação com o desenvolvimento tecnológico, esse método tem como foco a proposta de melhorias contínuas. Desse modo, constantemente, busca iniciativas que aprimorem os processos e trazer mais vantagens para a empresa.

Neste artigo, saiba como a gestão de empresas pode desfrutar de diversas vantagens com o método Kaizen!

O que é o método Kaizen?

O método Kaizen visa elevar a produtividade de um processo, por meio de melhorias constantes e redução de ineficiências. Esse termo vem da união dos Kanji japoneses “Kai” (mudança) e “Zen” (sabedoria).

Historicamente, o método Kaizen surgiu no Japão, há mais de 70 anos. O intuito era desenvolver estratégias para dar início ao processo de reconstrução e reorganização das mais variadas esferas do país e do mercado japonês, que estavam abaladas ou estagnadas após a Segunda Guerra Mundial.

Ao longo dos anos, foi se modernizando e se expandindo para outros países. Com a transformação digital e a necessidade de ajustes no plano de negócios para adotar um mindset digital, o conceito se tornou ainda mais conhecido. Afinal, contribui para o melhoramento das técnicas conforme a tecnologia se desenvolve.

Atualmente, a aplicação do método Kaizen é bastante ampla, uma vez que a metodologia auxilia na otimização de atividades dos mais variados setores. No entanto, é mais conhecido pelo seu uso no marketing e em planejamentos de longo prazo.

Como funciona o Kaizen?

O método Kaizen funciona com base em 5S: seiri (utilização), seiton (organização), seiso (limpeza), seiketsu (padronização) e sheitzuke (disciplina). Com essas etapas, que se repetem sempre que necessário, é possível fazer uma avaliação constante do desempenho das técnicas. Assim, é possível elevar o padrão de qualidade e realizar correções para criar um sistema eficiente de melhoria de processos.

Para entender melhor como funciona o Kaizen, conheça o significado de cada componente dos 5S!

1. Seiri

Para iniciar o processo de melhoramento nos setores ou nos negócios, como um todo, é preciso começar pela identificação do útil e do inútil. A fase de seiri é focada na separação das atividades que são necessárias das tarefas que ocupam tempo e recursos desnecessariamente.

É possível aplicar o seiri no espaço, de modo a reduzir distrações e elementos que não são usados com frequência no ambiente. Com isso, é possível ter acesso a uma metodologia ágil nos processos, uma vez que se poupa parte do tempo gasto com tarefas e objetos desnecessários.

2. Seiton

O seiton tem a proposta de melhorar a organização para garantir que os processos sejam mais dinâmicos. Desse modo, ao entender o que é útil, é fundamental organizar os elementos úteis para estarem disponíveis sempre que forem necessários.

Por exemplo, se em um ambiente de trabalho, uma ferramenta é utilizada com frequência, esse item deve ter um lugar reservado e de fácil acesso. Dessa maneira, todos os colaboradores que trabalham com esse recurso podem utilizá-lo na hora que precisarem. Com base nessa ideia, iniciam-se os processos ágeis.

Na prática, o seiton é útil para evitar gargalos e entraves na rotina de um negócio. Consequentemente, é possível fazer com que os processos ocorram de maneira mais fluida e sem pausas desnecessárias.

3. Seiso

Na etapa seiso, a limpeza e a manutenção serão priorizadas. Enquanto o seiton cuida da organização dos elementos úteis, o seiso visa manter a ordem e a higiene do local de trabalho, de forma física.

O conceito é de que um espaço organizado gera mais eficiência, motivação e satisfação para o trabalho. Consequentemente, trata de estabelecer uma rotina de limpeza, manutenção dos equipamentos e verificação dos recursos de maneira periódica.

Em ambientes de trabalho remoto, o seiso também pode ser organizado por meio de diversas práticas. Esse é o caso das revisões nos sistemas de integração, limpeza das caixas de entrada, atualização dos softwares, entre outras.

4. Seiketsu

No seiketsu, o foco será a padronização. Com o ambiente organizado e segmentado em ordem de utilidade, é possível estabelecer processos que devem se repetir constantemente para garantir bons resultados. Com isso, o negócio pode prolongar a organização, promover mais melhorias e fazer com que o método faça parte da empresa.

Para o ambiente organizacional, a padronização de processos é fundamental para direcionar as atividades dos colaboradores e facilitar o onboarding, sobretudo com novos profissionais no espaço. Assim, a organização interna tem mais recursos para estabelecer uma rotina eficiente, intuitiva para os funcionários e produtiva.

5. Sheitzuke

No sheitzuke, é hora de manter a disciplina. Enquanto os 3S iniciais focam em planejamento e controle, os 2 últimos estão relacionados com a execução do que foi pensado. Por isso, são essenciais para tirar os planos do papel e manter os projetos em andamento.

No sheitzuke, a disciplina é traduzida como um esforço coletivo para manter a aplicação do método Kaizen e elevar o potencial da rotina organizacional. Por essa razão, trata-se de uma cultura colaborativa que precisa de coordenação.

Sendo assim, contar com a transparência e a clareza na transmissão das informações internas facilitará todo o trabalho e reduzirá ineficiências por problemas de comunicação. Além disso, com processos entrelaçados organizadamente, é possível manter uma rotina otimizada, cujas atividades acontecem de forma síncrona e com um plano eficiente para que as funções se complementem.

Quais são os pilares do Kaizen?

• Seiri (utilização);
• Seiton (organização);
• Seiso (limpeza);
• Seiketsu (padronização);
• Sheitzuke (disciplina).

Os pilares do método Kaizen são baseados em um conjunto de filosofias conhecido como 5S. A união dessas práticas promove a evolução do negócio com base no desenvolvimento integrado da empresa com os seus colaboradores, com auxílio mútuo no qual os profissionais podem ter apoio no plano de carreira e a organização na rotina produtiva.

Quais são as vantagens do Kaizen?

• Aprendizado constante e aplicação do conceito de lifelong learning;
• implementação de uma cultura de colaboração;
• maior produtividade sem altos investimentos;
• aplicabilidade nos mais variados tipos de empresa;
• aumento da qualidade dos serviços, do atendimento e dos produtos;
• melhoria de processos continuamente;
• priorização do bem-estar dos colaboradores na cultura organizacional;
• transparência na comunicação;
• eliminação de desperdícios;
• surgimento de governanças corporativas potentes e lideranças inovadoras;
• redução de gastos;
• otimização de tempo.

O método Kaizen estabelece uma dinâmica que traz uma série de benefícios envolvidos, de modo que os mais variados tipos de cultura organizacional conseguem aproveitar as vantagens da metodologia. No entanto, para isso, é importante compreender o conceito e os pilares da filosofia para a aplicabilidade ser eficiente.

Como aplicar o Kaizen?

• Defina um setor para aplicação do método Kaizen;
• Indique um líder ou um formato de liderança;
• Organize a equipe;
• Realize o diagnóstico da situação;
• Monte um planejamento de melhorias;
• Estabeleça um cronograma;
• Implemente as mudanças;
• Faça o monitoramento das metas;
• Ofereça feedbacks.

A aplicação do método para aprimorar a gestão de um negócio envolve diversos processos contínuos e ordenados, que seguem as filosofias do conceito. Desse modo, é importante se preocupar com as etapas e a qualidade da execução de cada fase.

Confira algumas dicas para colocar o Kaizen em prática na gestão de sua empresa!

1. Defina um setor para aplicação do método Kaizen

Definir onde aplicar o Kaizen é interessante logo no início da implementação do modelo, pois, assim, é possível direcionar as demais etapas para os objetivos específicos do ambiente. Esse método pode ser utilizado em uma tarefa, um setor ou na empresa em sua totalidade. O importante mesmo é deixar bem-definido o campo de aplicação.

2. Indique um líder ou um formato de liderança

É necessário haver uma pessoa para gerenciar todas as etapas do processo para colocar o Kaizen em prática. Por isso, é importante nomear um ou mais profissionais para assumir o posto de liderança, conforme o estilo da empresa.

3. Escolha uma boa liderança e bons profissionais para equipe

A escolha de uma boa liderança e bons profissionais contribui para a formação de uma equipe que colocará o método Kaizen em prática. Com isso, é possível ter um time completo e alinhado com um mesmo objetivo, modelo de trabalho e nível de engajamento.

No geral, tanto os líderes quanto os colaboradores da equipe são escolhidos com base no que a empresa pretende ao aplicar o Kaizen na rotina organizacional. Desse modo, torna-se mais viável analisar as habilidades específicas de cada profissional para formar um time apto para atender às demandas.

4. Realize o diagnóstico da situação

Realizar o diagnóstico da situação é compreender como está a organização ou o setor escolhido para colocar o Kaizen em prática. Ter o diagnóstico da situação ajuda a reconhecer os pontos positivos, identificar o que precisa ser aprimorado e detectar os principais problemas e as maiores demandas da área.

5. Monte um planejamento de melhorias

É necessário estruturar um planejamento para guiar as próximas ações do Kaizen. O ideal é fazer essa etapa a partir do momento em que é possível compreender como está a empresa ou o setor, saber quem executará as tarefas e selecionar as principais etapas que precisam ser realizadas para ter melhorias na organização.

No planejamento, é importante estarem descritas, de forma clara, as metas, os meios de execução, os prazos e os responsáveis por cada atividade. Com isso, a empresa pode contar com uma organização interna favorável a bons resultados.

Mais que isso, com um planejamento bem-elaborado, é possível ter um maior controle de cada etapa e de seu nível de andamento. Consequentemente, os gestores podem fazer um acompanhamento próximo para observar se estão ocorrendo melhorias contínuas.

6. Estabeleça um cronograma

Ter um cronograma ajuda a estabelecer uma maior previsibilidade e trazer uma dinâmica produtiva para o setor com o método Kaizen. Afinal, na maioria das vezes, não é possível realizar todas as implementações desejadas de uma só vez.

No cronograma, é importante estabelecer prazos realistas e flexíveis, conforme o perfil da empresa. Como consequência, os profissionais podem se guiar com mais facilidade para cumprir o planejamento.

7. Implemente as mudanças

A implementação é a fase em que os planos do Kaizen são executados. Por isso, deve ser iniciada após estruturar os principais objetivos e modo de aplicação. Basicamente, antes de realizar as tarefas, é preciso compreendê-las por completo e o propósito de fazê-las.

Vale a pena destacar também que a implementação de mudanças é um processo contínuo. Sendo assim, constantemente, é necessário repassar as etapas anteriores para haver cada vez mais melhorias na gestão e nos resultados do negócio.

8. Faça o monitoramento das metas

O monitoramento das metas para a implementação do Kaizen na rotina corporativa é um cuidado fundamental para saber se a execução das ideias está sendo eficiente. Com isso, é possível observar se as ideias estabelecidas foram concluídas, estão em andamento ou ainda não foram iniciadas.

Junto aos dados dos status de cada meta, é importante ter acesso a informações qualitativas para responder a perguntas-chave, por exemplo:

• As atividades realizadas foram conforme a expectativa?
• Os resultados continuam satisfatórios?
• Ainda existe desafio na implementação de algum processo?
• Entre outras.

9. Ofereça feedbacks

O monitoramento do cumprimento das metas é importante também para os colaboradores. Afinal, permite saber se estão realizando um bom trabalho e se os esforços estão trazendo os resultados esperados. Por isso, os feedbacks são elementos fundamentais no método Kaizen.

Com uma cultura eficiente de feedbacks, é possível ouvir as considerações dos profissionais e oferecer comentários construtivos sobre a atuação da equipe. Em conjunto, todos os envolvidos podem identificar gargalos, problemas, soluções e iniciativas positivas para manter uma gestão de melhorias contínuas.

Por que usar o método Kaizen?

Aplicar o método Kaizen nas empresas pode otimizar todo o trabalho interno e, com isso, gerar resultados promissores para o desenvolvimento organizacional. Além disso, apesar de contar com diferentes etapas, essa é uma metodologia com aplicação simples e objetiva. Sendo assim, é possível utilizá-la nos mais variados negócios e com os mais diferentes profissionais.

Em outras palavras, o método Kaizen tem de tudo para oferecer mais recursos para o crescimento dos negócios. Conhecer diferentes metodologias, conceitos e filosofias para agregar à cultura organizacional é uma excelente escolha para conquistar cada vez mais resultados positivos, aprimorar a gestão continuamente e colher bons frutos do trabalho interno.

Achou este artigo interessante? Então, acompanhe a Remessa Online nas redes sociais para ver muito mais conteúdos relevantes. É só seguir os perfis no Instagram, Facebook, X, LinkedIn e YouTube!

Resumindo