Os imprevistos financeiros podem trazer surpresas desagradáveis e dificuldades para a gestão da empresa. Considerando que é preciso lidar com diversas obrigações com fornecedores, tributos e empregados, então o surgimento de despesas não consideradas no planejamento financeiro pode gerar o endividamento, com aplicação de multas, juros e prejuízos para a imagem do negócio.
Nesse cenário, fazer o mapeamento de custos se torna essencial, pois facilita a organização financeira e permite lidar mais facilmente com imprevistos. Pensando nisso, preparamos um conteúdo com as principais informações sobre o assunto. Acompanhe!
O que é mapeamento de custos?
O mapeamento de custos é uma estratégia que indica todos os gastos da empresa, indicando origem de cada um para entender os seus impactos no negócio, retorno obtido e outras informações usadas no planejamento mensal.
Dessa maneira, ele tem um papel essencial para o orçamento, ajudando a identificar e antecipar obrigações, além de permitir a análise de pontos que podem ser melhorados para otimizar custos e aumentar o retorno obtido.
Quais são os custos e despesas?
O primeiro ponto que deve ser trabalhado para conseguir fazer o mapeamento de custos é diferenciar o que é custo e o que é despesa. Apesar de serem usados como sinônimos em muitos casos, eles têm diferenças no contexto empresarial.
Os custos são aqueles relacionados à aquisição ou produção de mercadorias e prestação de serviços, englobando gastos com matéria-prima, mão de obra, equipamentos, entre outros. Assim, eles são atribuídos ao produto final.
Já as despesas tratam dos gastos com a administração do negócio, envolvendo os setores de marketing, vendas e finanças. Mesmo que elas se relacionem com os produtos ou serviços, é difícil atribuir um valor específico em relação a eles.
Além disso, é preciso entender a diferença entre alguns conceitos referentes aos custos. Veja só:
Custos diretos e indiretos
Os custos diretos são os que se ligam diretamente ao produto ou serviço, facilmente mensuráveis para inclusão no cálculo de forma direta, com indicação do valor. Aqui, entram itens como: matérias-primas, mão de obra direta, salário dos funcionários.
Já os custos indiretos não conseguem uma relação direta com os produtos ou serviços, então normalmente o valor é atribuído após o rateio. Um exemplo é a mão de obra indireta, como o trabalho dos colaboradores de limpeza, vigilância ou manutenção de equipamentos. Eles também tratam de materiais de escritórios, custos com seguros e outros itens que não se relacionam com a produção de determinado item, mas com todo o negócio.
Custos fixos e variáveis
Os custos fixos são aqueles que não sofrem variações conforme o volume de produção, então a empresa sabe quanto será o valor investido no período. É o caso do aluguel, serviços de vigilância, telefonia, entre outros.
Já os custos variáveis são aqueles relacionados ao volume de produção, que podem mudar a cada mês. São exemplos a matéria-prima, o custo com comissões, entre outros.
Como fazer o mapeamento de custos?
Depois de entender os conceitos de custos e despesas, assim como as diferenças entre gastos fixos e variáveis, é hora de aprender a fazer o mapeamento de custos. Veja o passo a passo:
- • Organize uma planilha ou use um software de gestão;
- • Liste todos os custos fixos e variáveis, diretos e indiretos, separados por categoria;
- • Liste todas as despesas, que depois serão distribuídas entre os produtos;
- • Inclua os gastos relacionados a depreciação de máquinas e equipamentos.
Compare os resultados com o capital de giro e o retorno obtido pela empresa com a produção para entender se os custos são condizentes com o retorno, quais são os gargalos e se é preciso fazer melhorias para otimizar os ganhos e evitar o endividamento.
Dessa forma, o mapeamento de custos é uma tarefa contínua da empresa, então é preciso fazer atualizações e análises constantes para conseguir manter as melhores estratégias financeiras para o seu negócio.
Para aprofundar seus conhecimentos, confira nossas dicas sobre controle financeiro empresarial em tempos de crise!
Resumindo
É um documento que indica todos os gastos do negócio, considerando origem e categorias.
Os custos são relacionados diretamente aos produtos e serviços, enquanto as despesas tratam dos gastos administrativos.
Você pode contar com uma planilha ou software, dividindo todas as categorias e centros de custos (auxiliares, produtivos ou administrativos) para listar todos os gastos. Com base nisso, é possível definir o custo por hora, encontras gargalos e traçar outras estratégias financeiras.