Notion: o que é e como usar? Guia completo para iniciantes

O Notion é uma plataforma de produtividade e gerenciamento de conteúdo completa para pessoas, empresas e instituições de ensino. Saiba tudo sobre ela neste post.

Quem está em busca de mais organização e um meio para gerenciar tempo, tarefas e metas vai gostar de conhecer o Notion. Trata-se de uma ferramenta de produtividade que permite reunir compromissos, planos, projetos, anotações e mais em um só lugar.

Neste guia completo, você vai entender como funciona essa plataforma, como instalá-la, criar uma conta e personalizá-la de acordo com suas necessidades. Além disso, vamos mostrar todos os seus recursos e templates. Então, continue a leitura.

O que é e para que serve o Notion?

O Notion é uma plataforma que oferece recursos de organização e gestão de tarefas. Ele se destaca como uma ferramenta valiosa para equipes que trabalham de forma presencial ou remota. O Notion serve para unir, em um só local, funcionalidades como edição de texto, calendário, elaboração de listas, planilhas, fluxos de trabalho e muito mais.

A ferramenta está disponível em todas as plataformas: Android, iOS, Windows ou MacOS. Ele também pode ser usado diretamente no browser, via web.

Para uso pessoal, a ferramenta é gratuita. Já para empresas, existem planos que começam em US$ 8 por usuário, com funcionalidades básicas, até valores sob consulta e com controles mais avançados.

Como criar uma conta no Notion?

1. Acesse o site oficial do Notion e clique na opção “Use o Notion gratuitamente” no menu superior;
2. na página de inscrição, insira seu e-mail ou continue o cadastro com conta do Google ou da Apple;
3. informe o código recebido por e-mail para confirmar sua inscrição;
4. crie uma senha e um nome para sua conta;
5. selecione o motivo que usará o Notion: para minha equipe, para uso pessoal ou para uma instituição de ensino;
6. sua conta é confirmada e você pode começar a usar o aplicativo.

Como baixar o Notion?

1. Acesse a página oficial do Notion e posicione o ponteiro do mouse, no menu superior, na opção ‘baixar’;
2. escolha a plataforma desejada: iOS e Android, Mac e Windows ou a opção Web Clipper, que instala a ferramenta em um navegador Chrome, Safari ou Firefox;
3. clique para baixar a opção escolhida e execute o e-mail;
4. abra a ferramenta recém-instalada e faça login na sua conta.

Como funciona a área de trabalho do Notion?

A área de trabalho do Notion inclui dois elementos principais: uma barra lateral expansível e um editor. A barra lateral serve como sistema de navegação para páginas e bases de dados, com opção de organização em níveis, configurações e ferramentas. Já o editor permite criar e editar conteúdo. Os menus de controle estão na parte superior, mas desaparecem quando você começa a digitar, proporcionando uma área de foco ampla para suas tarefas e projetos.

Ferramentas da barra lateral do Notion

1. Painel de controle

O painel de controle do Notion, localizado à esquerda da tela, concentra todas as funcionalidades e recursos. Nele, você pode alternar entre contas pessoais e de trabalho, fazer pesquisas em todo o conteúdo, verificar atualizações e notificações, além de acessar configurações e membros da conta.

2. Páginas da área de trabalho

Abaixo do painel de controle, no menu lateral esquerdo, você encontrará as páginas do seu workspace no Notion. Ao criar uma conta, você terá páginas pré-configuradas para anotações, listas, diário, leituras, etc. Essas páginas são privadas por padrão e podem ser personalizadas, renomeadas, duplicadas ou excluídas de acordo com suas necessidades. 

3. Páginas vinculadas

No Notion, as páginas padrão da área de trabalho têm subpáginas vinculadas. Por exemplo, na página padrão “Personal home” para uso pessoal, existem subpáginas para receitas, metas, planos de viagem etc., que são personalizáveis. Esse formato wiki permite que o Notion funcione como uma biblioteca de conteúdo, em que todas as páginas podem ser transformadas em links e interligadas para facilitar a navegação e criar camadas de conteúdo.

4. Páginas compartilhadas

As páginas compartilhadas com pessoas específicas aparecerão na categoria “Compartilhado” da barra lateral, após convidá-las para uma página particular. Membros não convidados do espaço de trabalho não terão acesso a essas páginas, tornando-o ideal para anotações de reuniões individuais.

5. Páginas privadas

Cada usuário tem uma seção “Particular” em seu espaço de trabalho do Notion para suas páginas privadas. O conteúdo é visível apenas para o próprio usuário e é ideal para tarefas individuais ou notas antes de compartilhar com outros.

6. Templates, importação e lixeira

A opção “Templates” ou “Modelos” oferece mais de 50 modelos para criar páginas. “Importar” permite adicionar dados de diversos aplicativos, como Evernote, Trello, Word, Google Docs etc. Na “Lixeira,” você encontra as páginas excluídas e pode restaurá-las facilmente.

7. Favoritos

“Favoritos” é uma ferramenta da barra lateral do Notion que serve para fixar páginas importantes. Para isso, basta clicar na estrela no canto superior direito da página desejada.

Ferramentas do editor do Notion

1. Navegação por trilhas

Pela ferramenta de “Navegação por trilhas” do editor do Notion você mantém o controle da estrutura da página. Clique em qualquer páginas da trilha para navegar instantaneamente e use o botão “…” para acessar todas as páginas nesse intervalo, se necessário.

2. Colaboradores

Pelo Notion, você consegue visualizar os perfis das pessoas com acesso à página. Passe o mouse sobre as fotos para ver as informações, incluindo nomes e e-mails. Avatares acinzentados são pessoas com acesso, mas que não estão visualizando a página. Em colaborações em tempo real, veja as fotos das pessoas movendo-se com as seções que estão lendo ou editando.

3. Menu compartilhar

É o espaço do Notion que permite adicionar pessoas, grupos ou e-mails para compartilhar determinada página. 

4. Menu atualizações

O menu de atualizações do Notion mostra um histórico de revisões e comentários feitos na página. Você pode clicar em “Seguir” para acompanhar todas as mudanças realizadas.

Como personalizar a área de trabalho do Notion?

O Notion é uma plataforma que permite personalizar diversos componentes. Confira a seguir como fazer!

Como personalizar o texto no Notion?

Para personalizar o texto no Notion, você precisa selecionar uma palavra ou trecho em um texto, e um menu suspenso automaticamente aparecerá com opções. É possível, negritar, sublinhar, mudar a cor, destacar o fundo do texto, inserir links e comentários, além de usar o “@” para marcar uma pessoa ou página do seu workspace.

Como usar Markdown no Notion?

O Notion é compatível com a linguagem de formatação Markdown em todos os seus formatos: 

• coloque um texto entre “*” para que ele fique em negrito;
• coloque o “*” no início do texto para o itálico;
• coloque um texto entre “~” para que ele seja tachado;
• coloque um texto entre “`” (crase) para criar um código in-line;
• crie uma lista com marcadores começando com “*”;
• crie uma lista com caixas de seleção digitando “[]”;
• crie uma lista numerada digitando “1.” e espaço;
• crie um título T1 ao digitar “#” e espaço;
• crie um título T2 ao digitar “##” e espaço;
• crie um título T3 ao digitar “###” e espaço;
• crie um bloco com uma citação, digitando “ (aspas) mais espaço.

Como alterar fonte e tamanho no Notion?

Para alterar fonte e tamanho no Notion, você deve clicar no ícone “…” no canto superior direito da tela. No menu, é possível selecionar um dos três estilos de fonte, padrão, serif ou mono, e texto pequeno, que mudará o tamanho. 

Como mudar a largura da página no Notion?

No mesmo menu onde se ajusta a fonte e tamanho da letra, há a opção para habilitar a largura total da página, que possibilita apreender toda a área principal com conteúdo.

Como personalizar links internos e comentários no Notion?

• Clique no ícone “•••” para personalizar os links internos e os comentários;
• escolha a opção “personalizar página”;
• outra janela aparecerá com opções para links internos, comentários na página e discussões em páginas de nível superior.

Os links internos você pode editar como:

• expandido: as páginas que contêm links são exibidas na íntegra;
• desativado: links internos são ocultados;
• mostrar no popover: um número seleto de links internos vinculado a uma página é mostrado em uma janela.

Os comentários da página são exibidos de duas maneiras:

• padrão: a conversa é exibida integralmente;
• mínimo: uma versão mais enxuta dos comentários é mostrada.

As discussões em páginas de nível superior têm as versões:

• expandida: conversa na íntegra;
• desativado: conversa ocultada.

Como criar blocos com frases de destaque no Notion?

1. Em qualquer espaço na página do Notion, clique no símbolo “+” que aparece do lado esquerdo do cursor para inserir um bloco básico;
2. escolha “frase de destaque” para criar uma caixa. Ela terá um emoji (por padrão, é o desenho de uma lâmpada) e uma cor de fundo;
3. clique no ícone “⋮⋮” para mover e reposicionar essa caixa. Basta arrastar e soltar.

Você pode usar o atalho “/destaque” e pressionar “Enter” para adicionar uma frase de destaque.

Como estilizar a frase de destaque no Notion?

Clique no ícone “⋮⋮” para ver as opções de cor do bloco. Existem diferentes combinações que colorem o fundo ou a letra e o contorno. Toda frase de destaque também vem com um emoji que pode ser alterado com um clique. É possível carregar um ícone próprio ou copiar o link de uma imagem que deseja inserir. O tamanho recomendado é de 280×280 pixels. Da próxima vez que você criar essa caixa, a configuração vai usar como base o que você criou por último.

Como personalizar os ícones do Notion?

1. Com a página do Notion aberta, passe o mouse na parte superior e clique na opção “adicionar ícone”;
2. clique em qualquer um dos ícones que aparecem no menu lateral;
3. no mesmo menu, você pode enviar um arquivo do seu computador ou colocar uma página da web com a imagem, no formato ideal de 280×280 pixels;
4. para remover, clique no ícone e selecione “Remover”.

Como mudar a arte de capa no Notion?

1. passe o mouse na parte superior da página e clique em “adicionar capa” quando a opção aparecer;
2. automaticamente, o Notion vai adicionar capas diferentes em todas as suas páginas. Passe o mouse nelas e clique em “alterar capa” para mudar a imagem padrão escolhida;
3. selecione uma das imagens disponibilizadas pelo Notion ou faça o upload na opção “carregar”;
4. clique em “reposicionar” para ajustar a imagem dentro da caixa conforme sua preferência.

Quais os principais tipos de conteúdo do Notion?

Blocos básicos

Os blocos básicos do Notion são aqueles que aparecem como opção ao clicar no símbolo “+” que surge do lado esquerdo do cursor. 

Opções de blocos básicos do Notion

• Texto: permite digitar o conteúdo em fundo branco sem formatação;
• Página: adiciona uma página vinculada automaticamente àquela que você está usando — isto é, uma página dentro de outra;
• lista de tarefas: abre caixas de seleção do tipo checklist, que permitem marcar tarefas feitas;
• Título 1: texto em um título com fonte maior;
• Título 2: texto em título com fonte um pouco menor que T1;
• Título 3: texto em título com fonte um pouco menor que T2;
• Tabela: permite criar tabelas com determinado número de linhas e colunas;
• Lista com marcadores: permite criar uma lista de tópicos;
• Lista numerada: cria lista com numeração automática;
• Listas de alternantes: listas que permitem criar tópicos e subtópicos;
• Citação: permite criar um texto em destaque no meio da página com uma citação com fonte padrão ou maior;
• Divisor: cria uma linha cinza que divide o texto;
• Link para página: cria um bloco de texto que contém apenas um link para outra página do workspace;
• Frase de destaque: cria um bloco de texto colorido com emojis que permite destacar um texto no meio de um documento.

Base de dados

As bases de dados funcionam como repositórios que guardam várias páginas do Notion. Com isso, você consegue criar uma forma de visualizar e organizar todos os conteúdos inseridos na plataforma em uma página. 

Formas de criar base de dados no Notion

• Tabela: os conteúdos são organizados em uma tabela;
• Quadro: a visualização tem um estilo Kanban;
• Galeria: mostra o conteúdo em formato de galeria;
• Lista: faz uma lista simples, mais minimalista que a tabela;
• Calendário: adiciona um calendário na página;
• Cronograma: cria um cronograma para acompanhamento de tarefas e projetos.

Mídia

Além de texto, também é possível inserir e reproduzir outros tipos de mídia nas páginas, como vídeo, áudio, imagens e mais. 

Opções de mídia para Notion

• Carregar, adicionar e visualizar imagens do computador ou de bancos como Unsplash e GIPHY;
• subir vídeos do computador ou de plataformas como YouTube e Vimeo;
• carregar e tocar arquivos de áudio do seu computador ou fazer integração com Spotify e outras plataformas;
• subir um arquivo de qualquer tipo do seu computador e armazená-lo no Notion;
• adicionar blocos de código;
• adicionar um link clicável e com pré-visualização de alguma página da web.

Quais templates utilizar no Notion para não começar do zero?

A biblioteca de templates do Notion conta com diversos modelos prontos de acordo com diferentes objetivos, que você pode usar caso não queira elaborar suas páginas do zero. Os usuários podem, inclusive, criar e publicar modelos e serem recompensados, caso o template ganhe destaque.

Os quase 10 mil modelos disponíveis estão separados em categorias, que são:

• Trabalho;
• Estudos;
• Indivíduos;
• Projetos;
• Wiki;
• Documentos.

Templates para trabalho

• Produto;
• Marketing;
• Design;
• Engenharia;
• Startup;
• IA;
• Operações;
• RH;
• Recrutamento;
• TI;
• Vendas;
• CRM;
• Freelancer;
• Pesquisa de usuários;
• Ciência de dados;
• Finanças;
• Comunicação e RP;
• Enterprise;
• Gerentes;
• Organizações sem fins lucrativos;
• Agência;
• Consultoria;
• Organização pessoal;
• Capital de risco;
• Desenvolvimento de sites;
• Fluxos de trabalho e automações.

Templates para estudos

• Cursos;
• Planejamento de aulas;
• Grêmios estudantis;
• Candidaturas acadêmicas;
• Pesquisa acadêmica.

Templates para indivíduos

• Saúde e bem-estar;
• Finanças pessoais;
• Entretenimento;
• Produtividade pessoal;
• Hobbies;
• Viagem;
• Alimentação e nutrição;
• Desenvolvimento profissional;
• Moradia;
• Encontros e relacionamentos;
• Amigos e familiares;
• Festas de fim de ano.

Templates para projetos

• Roadmaps e calendários;
• Acompanhamento de problemas;
• Planejamentos e metas;
• Tickets de suporte.

Templates para Wiki

• Base de conhecimento;
• Intranet da empresa;
• Comunicações e atualizações internas;
• Hub da equipe;
• Pessoas e organização.

Templates para documentos

• Documentação;
• Reuniões;
• Planos de projetos;
• Propostas e pitches.

Recursos de Suporte e Comunidade

O Notion tem uma página de suporte oficial e bem completa com tutoriais, guias, vídeos, integrações API e diversos materiais de referência. Seu objetivo é ajudar usuários a tirar o máximo de proveito da plataforma. O Notion tem ainda uma comunidade ativa na qual pessoas compartilham conteúdos e dúvidas para criar recursos coletivos.

Na página de suporte, é possível encontrar documentos sobre cada atividade da plataforma, como começar e dar seus passos nela para ter mais produtividade no uso pessoal ou em equipe.

Na página da comunidade, você entende melhor como as pessoas criam e compartilham templates, como usam o aplicativo para trabalhar ou dar aulas e muito mais. É possível navegar por tópicos e encontrar o que você precisa em um menu na página central.

A comunidade também organiza webinars e eventos online em que pessoas que usam o Notion ao redor do mundo podem se conhecer e trocar ideias. Para compartilhar dúvidas e ajudar outros usuários, você também pode se juntar ao fórum e a grupos de discussão nessa página.

Utilize o Notion para aumentar sua produtividade

O Notion é uma plataforma muito interessante que concentra várias funcionalidades em um único lugar, facilitando o gerenciamento e a criação de ideias e conteúdos. Nele, você pode administrar todas as áreas da sua vida pessoal e da sua empresa e visualizá-las todas juntas em um mesmo painel de controle. Além disso, o Notion é altamente personalizável, colaborando para que a experiência dos usuários em geral seja bem positiva e produtiva.

Vale a pena explorar suas diversas funcionalidades e contar com os documentos oficiais e a comunidade para desvendar outras dicas e truques para desfrutar dessa incrível ferramenta.

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