O que é DANFE e qual a sua importância

Você sabe o que é DANFE? O Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica é uma representação simplificada da nota fiscal. Na prática, pode ser conceituado como um documento impresso que apresenta as informações mais importantes da NFe.

Conhecer as regras aplicáveis à sua empresa e manter boas práticas de gestão é o primeiro passo para garantir a segurança e o desenvolvimento do seu negócio. Nesse sentido, é fundamental entender o que é DANFE.

Esse é um documento obrigatório para algumas situações. Por isso, é importante saber emiti-lo e consultá-lo. Afinal, é preciso cumprir todos os requisitos legais para evitar penalizações e multas. Então, é importante saber se o DANFE é necessário na prestação de serviços para o exterior ou nos processos de importação e exportação.

Neste artigo, você vai entender melhor o que é DANFE, sua utilidade na rotina de empresas, as regras para consulta e emissão do documento. Além disso, verá outras informações relevantes sobre o assunto. Confira!

O que é o DANFE?

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é a representação física, impressa em papel e resumida, da Nota Fiscal eletrônica, modelo 55. Sua principal função é a de ser uma versão simplificada e legível da NFe.

O DANFE existe para acompanhar as mercadorias em trânsito. Afinal, é necessário ter acesso a um programa específico para consultar as informações do documento fiscal eletrônico completo.

Essas mercadorias são relativas a uma operação de compra e venda. Nesse cenário, o documento auxiliar fornece todas as informações essenciais a respeito da operação em andamento.

Outra função do DANFE é auxiliar na escrituração das operações documentadas por notas fiscais eletrônicas. Isso acontece nas situações em que o contribuinte não é credenciado para emissão da NFe.

Qual a diferença de DANFE e nota fiscal?

O DANFE é um documento auxiliar, que atua como um registro físico e permite acessar os dados de uma compra de forma mais fácil. Entretanto, ele não tem valor fiscal. Por sua vez, a nota fiscal é o arquivo que comprova a negociação perante a Receita Federal. 

Portanto, ainda que ambos sejam obrigatórios em várias situações, existe uma diferença entre eles. A NFe é gerada em formato XML, utilizada pela contabilidade para entregar as obrigações. Esse processo também assegura a validade jurídica do documento, já que a assinatura digital é autenticada por uma certificação digital.

Para que serve o DANFE?

O DANFE é um documento que ajuda a trazer rapidez no fornecimento de dados ao consumidor, pois é uma representação simplificada da nota fiscal eletrônica. Além disso, no caso do transporte de carga, é indispensável para uma possível fiscalização.

Ainda existem outras situações em que o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica é necessário. São elas: 

• coleta de assinatura do destinatário na entrega da mercadoria ou na prestação de serviços. Assim, serve como comprovante da operação;
• evita fraudes devido à sua consulta numérica;
• auxilia na escrituração contábil digital (ECD) da operação realizada. Para isso, é necessário fazer seu arquivamento pelo prazo de 5 anos.

Quais são as informações básicas registradas no DANFE?

No DANFE devem constar, obrigatoriamente, as seguintes informações: 

• chave numérica (chave de acesso) com 44 posições;
• código de barras da chave de acesso;
• natureza da operação;
• data e horário de saída da mercadoria;
• dados da transportadora e do veículo;
• dados do destinatário da mercadoria;
• valores (inclusive para fins de seguro em caso de roubo ou furto da mercadoria em trânsito);
• dados do emitente.

Como emitir um DANFE?

Por se tratar de um documento obrigatório para todas as empresas emissoras de NFe, o sistema emissor de notas fiscais eletrônicas gera o DANFE. Ele é elaborado em arquivo PDF e suas informações são preenchidas com base nos dados registrados no arquivo XML da NFe a qual ele está atrelado.

É importante você saber que as informações contidas no DANFE devem ser iguais às registradas na nota fiscal. Caso contrário, o contribuinte pode ter problemas com a fiscalização e ser acusado de falsificação.

Em caso de dúvidas envolvendo emissão de documentos fiscais e demais obrigações tributárias e fiscais, é importante conversar com o seu contador. O profissional poderá oferecer todo auxílio e assessoria, garantindo a segurança necessária para que sua empresa opere conforme a lei.

Como consultar um DANFE online?

Para consultar um DANFE, é necessário acessar o Portal da Nota Fiscal Eletrônica ou o site da Secretaria da Fazenda que emitiu o documento. Então, digite a chave de acesso, que contém 44 dígitos. Pronto! As informações estarão disponíveis.

Apesar disso, essa consulta só pode ser feita em até 180 dias após a sua emissão. Você também só conseguirá fazer a visualização de uma nota por vez. Depois desse prazo, você tem acesso apenas a uma versão resumida. Ela identifica a NFe, pois traz número, data de emissão, CNPJ do emissor ou do destinatário, situação e valor.

Empresas com grande volume de notas fiscais emitidas tendem a ter dificuldade para consultar o DANFE de forma manual. Nesse caso, é possível contratar um software para consulta e monitoramento automático.

Vale a pena reforçar que a exportação de produtos exige a emissão do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Assim, é importante saber o que é DANFE e como ele funciona. Afinal, esse é um documento obrigatório, mas que pode ser facilmente emitido. Basta seguir as recomendações deste post.

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