O que é Escrituração Contábil Digital (ECD)

A prestação de contas para empresas exigida pela legislação brasileira pode assustar muitos empreendedores. É necessário que operações como o IRPJ e obrigações acessórias com a Receita Federal estejam em dia. Uma das etapas da prestação de contas é a ECD, a Escrituração Contábil Digital.

A ECD é preenchida online no portal da Receita Federal e auxilia no controle de fluxo de órgãos governamentais. Vamos entender um pouco mais sobre a Escrituração Contábil Digital e quem precisa realizá-la.

O que é ECD?

A ECD é a Escrituração Contábil Digital, um arquivo digital com fins fiscais previdenciários. Nesse registro constam todas as informações de lançamento do livro diário, livro razão, balanços, balancetes e outros dados financeiros das empresas ativas no Brasil. A ECD deve ser gerada no Sped – Sistema Público de Escrituração Digital 

A declaração visa a modernizar os processos contábeis e substituir a escrituração em papel pela escrituração transmitida via arquivo digital.

Quando começa a entrega da ECD 2023?

A entrega da ECD 2023 começa em 15 de abril de 2023 e vai até 31 de maio de 2023. O documento é referente ao ano-calendário de 2022. O limite de entrega coincide com o do Imposto de Renda 2023. 

Qual o prazo de entrega da ECD?

A ECD 2023 deve ser entregue até 31/05/2023. O prazo de entrega é até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao do calendário da escrituração. Se entre janeiro e abril houver eventos especiais na organização, como cisão, fusão ou incorporação, o prazo permanece até o último dia útil de maio. Se for entre maio e dezembro, a entrega será até o último dia útil do mês após o evento.  

As Entidades Contábeis Congraçadas do Estado de São Paulo solicitaram à Receita Federal a prorrogação da data de entrega da ECD para 30 de junho de 2023. A justificativa é o prazo inicial coincidir com o da Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física. Ainda não há confirmação se o pedido será atendido.

O limite de envio da Escrituração Contábil Digital foi fixado pelo art. 5º da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013.

Quem deve entregar a ECD?

Todas as empresas tributadas no Imposto de Renda pelo regime do Lucro Real devem entregar a ECD. Também declaram no documento empresas imunes e isentas que conseguiram incentivos fiscais superiores a R$ 4,8 milhões. Alguns empreendimentos tributados pelo Lucro Presumido, e Sociedades em Conta de Participação precisam enviar o documento. 

O regime tributário adotado pela empresa dirá se ela precisa ou não preencher e enviar a ECD.

Empresas obrigadas a enviar a ECD:

1. pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no regime de Lucro Real;
2. pessoas jurídicas tributadas com base no regime de Lucro Presumido, que distribuírem, a título de lucros, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), parcela dos lucros ou dividendos superiores ao valor da base de cálculo do Imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita;
3. pessoas jurídicas imunes e isentas que, em relação aos fatos ocorridos no ano calendário, tenham sido obrigadas à apresentação da Escrituração Fiscal Digital das Contribuições, nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1.252, de 1º de março de 2012;
4. Sociedades em Conta de Participação (SCP), tipo de vínculo empresarial formado por duas ou mais pessoas, sendo que uma delas deve ser ou um empresário ou uma sociedade empresária.

Quem não precisa entregar a ECD?

Pessoas jurídicas que optaram pelo regime tributário Simples Nacional não precisam entregar a ECD. Órgãos públicos, autarquias e fundações públicas também estão dispensadas. Por fim, pessoas jurídicas inativas que se enquadram na Instrução Normativa RFB nº 1.536, de 22 de dezembro de 2014 também estão dispensadas de entregar a ECD.

Como fazer uma ECD: baixar o manual

Baixe o programa validador da Escrituração Contábil Digital, no site da Receita Federal. Acesse o site do SPED — Sistema Público de Escrituração Digital e baixe o Manual mais recente da ECD. Você estará apto a fazer a ECD e poderá tirar suas dúvidas na página de perguntas frequentes do SPED.

Como gerar o arquivo SPED ECD?

Para gerar o arquivo SPED ECD:

1. acesse o SPED ECD, no sistema Contábil, em Declarações Digitais / Geração ECD e FCont;
2. em “Período”, inclua o ano complemento para geração do arquivo. Exemplo: 01/01/2023 a 31/01/2023;
3. selecione a empresa;
4. selecione a opção “avançar”;
5. vá até “Gerar Arquivo no Layout”
6. preencha as informações solicitadas conforme a empresa que vai gerar a ECD;
7. em “Local para geração do(s) arquivo(s)”, informe a pasta em que deseja salvar os arquivos;
8. vá em “Avançar”;
9. na tela seguinte, marque ou desmarque as opções para configurar os relatórios que você pretende gerar no arquivo;
10. na tela de pré-validação, corrija eventuais erros para que os arquivos sejam validados;
11. quando a mensagem “Não foram encontradas ocorrências na pré-validação” aparecer, selecione “concluir”;
12. aguarde a conclusão e vá até a pasta que você escolheu para o arquivo ser salvo. 

No item 2,  só proceda de forma diferente em situações com período quebrado, como quando há troca de contador.

Após o item 3, se a organização apresentar filiais:

• clique em “Gerar arquivo Consolidado”;
• adicione o código da matriz em “Empresa Matriz”;
• marque todas as filiais em “Selecionar Filiais”.

Quem entrega ECD precisa entregar ECF?

Quem entrega ECD também entrega a ECF. Enquanto a ECD é um certificado que contém os dados fiscais de empresas, o ECF funciona como a declaração de IR de pessoas jurídicas. A ECF é a Escrituração Contábil Fiscal e foi criada para substituir a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica. 

Todas as empresas são obrigadas a enviar a ECF com exceção de PJ sob o regime tributário Simples Nacional e pessoas jurídicas inativas. Ainda estão dispensadas de preencher e enviar a declaração órgãos públicos, autarquias e fundações públicas.

Quais as formas de escrituração da ECD?

A ECD tem duas formas de escrituração: G-Diário Geral e B-Balancetes Diários e Balanços. O indicador G-Diário Geral é utilizado pela maioria das empresas que geram a ECD pelo Sped. No entanto, instituições financeiras utilizam o B-Balancetes Diários e Balanços.

A ECD é importante para o controle fiscal da Receita Federal. Saber como a Escrituração Contábil Digital funciona e como preenchê-la é fundamental para não ter nenhum problema na sua empresa.

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