Plano de ação: o que é e 9 passos que você não pode esquecer

O plano de ação é uma ferramenta indispensável de gestão para se manter competitivo e com uma posição estratégica. Saiba mais sobre o tema e confira o passo a passo para montar o seu.

Devido à alta complexidade do mercado, com o aumento da concorrência e diversos aspectos, gerenciar negócios demanda muita estratégia. Assim, administrar um empreendimento com base na intuição não é uma opção viável se você deseja construir um projeto sustentável e bem-sucedido. Nesse sentido, é importante investir em um plano de ação.

Vale a pena documentar e organizar ideias, metas, dados, indicadores, objetivos e outros fatores em um plano de ação bem estruturado. Esse tipo de estratégia, quando bem elaborada e sólida, auxilia a orientar gestores nas tomadas de decisão e em cada passo do negócio. Isso resulta em iniciativas mais inteligentes e menos erros cometidos.

Neste post completo, você vai aprender o que é um plano de ação e conhecer todas as etapas necessárias para elaborar um. Também compartilharemos com você ferramentas que podem ajudar nesse planejamento e outras informações relevantes.

Continue a leitura para saber tudo sobre o assunto!

O que é um plano de ação?

Um plano de ação é uma sequência de ações necessárias para alcançar um objetivo. As etapas do método são feitas de forma cronológica e estabelece etapas, metas, tarefas, prazos e recursos necessários para atingir um propósito. Sua função é servir como um guia para que a equipe consiga se planejar, se organizando de forma estruturada e direcionando esforços de forma correta.

Como se faz um plano de ação?

1. Defina os principais objetivos da sua empresa e aonde quer chegar;
2. Estabeleça metas alcançáveis para seu planejamento;
3. Liste todas as tarefas que devem ser executadas no plano de ação;
4. Estabeleça prazos para o cumprimento das tarefas do plano de ação;
5. Delegue e segmente as tarefas conforme o grau de complexidade delas;
6. Desenvolva uma apresentação visual do plano de ação;
7. Mapeie situações adversas e crie planos de contingência;
8. Faça relatórios para monitorar os resultados do plano de ação;
9. Discuta com a sua equipe as lições aprendidas ao fim do plano de ação.

1. Defina os principais objetivos da sua empresa

Para começar seu plano de ação, é essencial saber qual é o objetivo da sua empresa. Portanto, as ações elaboradas no planejamento devem ser orientadas por propósitos corporativos, como metas, mudanças etc., que a companhia deseja alcançar ou implementar. Um bom início é listar o que cada membro da equipe pode contribuir para os objetivos do negócio.

A ideia é que o plano de ação contenha os passos e medidas práticas que vão guiar a empresa sobre o que se deve fazer para alcançar um determinado alvo.

2. Estabeleça metas alcançáveis para seu planejamento

É importante estabelecer metas alcançáveis para seu plano de ação. O planejamento deve ter propostas práticas que envolvem atitudes e condutas que vão ser de fato aplicadas em uma empresa. Logo, é importante que ele contenha metas claras e mensuráveis.

Uma meta como “aumentar a carteira de clientes” não é clara o suficiente e não ajuda a equipe a saber o que precisa ser feito. É mais interessante que o objetivo seja mais fácil de ser visualizado e monitorado por meio de indicadores qualificados.

Um exemplo de meta efetiva é a elaboração de uma campanha de marketing e seu lançamento para gerar um determinado número de leads. Assim, é possível focar em nutrir os leads para aumentar a carteira de clientes.

3. Liste todas as tarefas que devem ser executadas no plano de ação

É importante listar todas as tarefas que devem ser executadas por seus colaboradores no plano de ação da empresa. O gestor responsável pode segmentar as metas detalhadamente e transformá-las em atividades para a equipe de cada setor. Isso otimiza o planejamento e garante um bom fluxo de trabalho. 

No caso de uma campanha de marketing que objetiva aumentar o número de leads, as tarefas a serem delegadas envolvem o planejamento da campanha. Isso inclui o desenvolvimento de conteúdo, entrar em contato com os leads e descobrir como eles serão disponibilizados.

4. Estabeleça prazos para o cumprimento das tarefas do plano de ação

Estabelecer prazos para a finalização das tarefas do planejamento mantêm o foco da equipe e alinham as expectativas dos colaboradores. Cada ação tem seu tempo próprio de realização, então é preciso acordar as metas com o planejamento para ter um plano produtivo.

Assim, é necessário estabelecer prazos para garantir a produtividade e o comprometimento de todos com o projeto. Sem datas determinadas, a chance das equipes perderem o foco com as diferentes demandas do dia a dia é alta. Montar um cronograma de tarefas e prazos é importante para o sucesso de um plano de ação. 

5. Delegue e classifique as tarefas conforme o grau de complexidade delas

Delegar as tarefas conforme o grau de dificuldade de sua realização favorece o gerenciamento e a execução de um projeto. A segmentação das ações por nível de complexidade torna mais fácil para o profissional cumprir prazos. Além disso, também facilita que o gestor acompanhe o progresso das metas.

Essa técnica aumenta a produtividade, uma vez que metas mais difíceis de atingir podem ser quebradas em tarefas menores e divididas entre mais pessoas ou equipes.

6. Desenvolva uma apresentação visual do plano de ação

Nessa etapa é preciso elaborar uma apresentação visual do seu plano de ação, que inclua todas as informações do projeto, prazos, metas e a produtividade. Ter um cronograma visualmente claro ajuda no cumprimento das ações e aumenta a fluidez do planejamento.

É importante apresentar metas e resultados já atingidos e o cronograma para que todos os membros da equipe tenham acesso às suas tarefas.

Assim, utilize uma ferramenta ou método que mostre com clareza seu fluxo lógico. É recomendado também usar recursos que permitam que os profissionais observem a evolução de cada tarefa. Esse tipo de representação ajuda o time envolvido a entender o que ainda precisa ser executado, mapear dificuldades, atrasos, prioridades etc.

7. Mapeie situações adversas e crie planos de contingência

Um plano de ação é aliado à organização e planificação de metas, por isso, ele também ajuda gestores e profissionais a identificar oportunidades e riscos. Conforme as tarefas seguem em andamento, cabe aos gestores monitorar e mapear situações que apresentem riscos e possíveis problemas.

Acompanhar isso de perto possibilita que empresas assumam uma postura proativa e pensem em soluções e planos de contingência antes que os problemas se apresentem. Dessa forma, pode-se, inclusive, evitar danos mais sérios.

8. Faça relatórios para monitorar os resultados do plano de ação

Acompanhar o andamento das metas e resultados continuamente é um dos principais elementos que colaboram para o sucesso de um plano de ação. Para que isso se torne um hábito, invista em sistemas de gestão ou recursos que permitam a análise consolidada de dados e geração de relatórios de indicadores. Isso permite uma visualização mais estruturada e global de resultados.

9. Discuta com a sua equipe as lições aprendidas ao fim do plano de ação

O cumprimento de um plano de ação não é necessariamente o fim, mas sim um importante aprendizado para que esse método faça parte do processo corporativo e sirva como base para outros planos.

Assim, aproveite a completude do plano de ação para fazer uma análise conclusiva com a equipe. Dessa forma será possível entender quais foram os aprendizados, erros, fatores que precisam ser ajustados em uma próxima vez. Esse momento de reflexão é fundamental para a empresa poder aprimorar seus processos e focar no aprendizado contínuo.

Quais são as melhores ferramentas para plano de ação?

• PDCA;
• 5W2H;
• SMART;
• Método Ver e Agir;

1. PDCA

O método PDCA é muito utilizado por empresas para elaborar soluções para problemas e otimizar resultados. Em inglês, a sigla significa Plan, Do, Check e Act. Esses são os nomes das etapas do Ciclo PDCA. Essa ferramenta segmenta as ações em etapas e as coloca em prática.

Etapas do PDCA:

• Planejar (Plan): identificar problemas e prioridades, objetivos e metas;
• Fazer (Do): definir e executar tarefas;
• Checar (Check): acompanhar e analisar resultados;
• Agir (Act): após análise, implementar mudanças e ajustes.

2. 5W2H

A ferramenta 5W2H ajuda empresas a organizar ações e objetivos de forma mais detalhada. Para tal, esse método oferece um modelo no qual o gestor responde a 7 perguntas e suas respostas são responsáveis por criar o plano de ação. Dessa forma, é possível ter um planejamento simples e pronto para execução.

A sigla, em inglês, estimula o gestor a estruturar o projeto ao responder 7 perguntas, às quais 5 delas começam com ‘W’ e duas com ‘H’.

Perguntas do método 5W2H:

• (What): O quê? – quais ideias/ações serão feitas;
• (Who): Quem? – quem são as pessoas responsáveis por cada ação;
• (When): Quando? – quando é o prazo; quando as tarefas devem ser entregues;
• (Why): Por que? – qual é o motivo que justifica essa ação;
• (Where): Onde? – onde a ação será executada;
• (Como): How? – como a tarefa será cumprida;
• (Quanto custa): How much? – qual é o orçamento disponível para a ação.

3. SMART

SMART é uma ferramenta na qual cada letra aponta, em inglês, para um mecanismo que ajuda na criação do plano de ação e das metas. 

• S (específica): para ter metas de sucesso, é preciso que elas sejam mais detalhadas e específicas o possível;
• M (mensurável): nesse método, as metas devem ser acompanhadas de números para ser mais fácil acompanhar seu progresso;
• A (alcançável): metas precisam ser ambiciosas, mas alcançáveis para não gerar frustração;
• R (relevante): as metas precisam estar alinhadas com os objetivos do negócio, caso contrário, não vão agregar valor;
• T (temporal): por fim, metas precisam de prazos para o foco ser mantido no projeto.

4. Método Ver e Agir

O Método Ver e Agir é indicado para quando são identificados gargalos e problemas que precisam ser resolvidos em um plano de ação. Para lidar com isso, deve-se seguir algumas etapas para definir as questões que precisam de soluções.

Etapas do Método Ver e Agir:

• Definição: listar os problemas e ideias para solucioná-los;
• Priorização: determinar quais são os problemas mais urgentes;
• Descrição: detalhar as ações que serão adotadas para resolver o problema;
• Execução: executar as ideias;
• Monitoramento: acompanhar o andamento por meio de dados, indicadores e performance.

Quais são os tipos de planos de ação?

• Plano de ação empresarial;
• Plano de ação pessoal.

1. Plano de ação empresarial

O plano de ação empresarial auxilia companhias para atingir objetivos corporativos, como gestão de projetos, riscos, financeiro, orçamentos e mais. Esse método também pode ser implementado para conduzir projetos pontuais como criação de um novo produto ou serviço, mapeamento de melhorias por setor etc.

O planejamento das tarefas do projeto orientam gestores e equipes para conceber metas e atividades. Para atingir altos níveis de performance e competitividade, essenciais para a sobrevivência no mercado, é preciso ter um bom plano de ação empresarial. 

2. Plano de ação pessoal

A lógica de planejamento estratégico apresentada pelo plano de ação pode ser também aplicada para as pessoas conseguirem atingir seus objetivos pessoais.

Por isso, além do ambiente corporativo, ele pode ser usado no âmbito individual quando um sujeito deseja planejar algo de forma mais estruturada, como uma transição de carreira, uma mudança de país, um empreendimento, a compra de uma casa própria e muito mais.

Qual é o objetivo de um plano de ação?

O objetivo de um plano de ação é direcionar os esforços para atingir o objetivo central de uma empresa. Os métodos de planejamento ajudam companhias a planejar tarefas e metas necessárias para direcionar a equipe e os recursos da companhia.

Com o plano de ação, as empresas têm a chance de implementar projetos com mais eficácia e produtividade, uma vez que os diferentes elementos que fazem parte da empreitada foram pensados de ponta a ponta. Nesse sentido, o plano de ação serve como um mapa que orienta profissionais e gestores a saber que caminho tomar para chegar ao destino desejado.

Logo, de forma prática, o plano de ação concentra todas as etapas necessárias para que um objetivo ou ideia seja implementada da melhor forma, com bons resultados, cumprimento de prazos, controle de gastos e outros aspectos que são importantes quando o assunto é gerenciar um projeto corporativo.

O plano de ação é uma ferramenta de gestão indispensável no mercado e no cenário atual, marcados pela concorrência e complexidade. Em tempos cada vez mais incertos, empresas precisam planejar cada passo para terem certeza de que estão caminhando em direção a objetivos relevantes e que vão agregar valor ao seu negócio.

Ao mesmo tempo, é importante utilizar esse instrumento para evitar desperdícios, erros e riscos e identificar as oportunidades. Trata-se de um método de gerenciamento de projetos e ideias extremamente útil e estratégico, muito usado em empresas e também na vida pessoal.

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