RAIS: o que é, para que serve e como declarar

Organizar-se para declarar a RAIS uma vez por ano é importante para a gestão de uma empresa. Entenda por que isso é necessário e como fazer todo o processo da melhor maneira!

Quando o mês de abril se aproxima, diversas empresas se preocupam em entregar todos os documentos e declarações obrigatórios para o negócio. A RAIS é uma dessas entregas necessárias e serve, principalmente, para ajudar o governo a entender, via dados, como está a situação trabalhista no Brasil.

O envio da declaração é obrigatório para um grupo de empresas. No entanto, gradativamente, essa declaração está sendo substituída pelo eSocial. Essa é uma vantagem para a otimização da gestão de negócios. Por isso, faz toda a diferença acompanhar cada novidade.

Neste artigo, entenda melhor o que é a RAIS, quais são as suas principais funções socioeconômicas e o que fazer para declará-la!

O que é a RAIS é para que serve?

RAIS é a sigla para Relação Anual de Informações Sociais, que serve para coletar informações do setor do trabalho. Trata-se de um relatório enviado ao Ministério do Trabalho anualmente que contém informações relevantes para a gestão pública. Assim, ajuda na tomada de decisões importantes para o crescimento do setor e no que diz respeito ao contexto de leis trabalhistas.

Dentre os elementos informados no documento estão dados sobre atividades trabalhistas e Sistemas de Arrecadação e de Concessão e Benefícios Previdenciários. Ainda são mencionadas informações sobre o mercado de trabalho e registros do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS).

Regulamentada pelo Decreto nº 10.854/21, a RAIS é uma forma de melhorar as legislações de trabalho. Os dados são importantes para entender melhor sobre o pagamento do abono salarial e as estatísticas relacionadas às questões profissionais do país.

Quem é obrigado a entregar a RAIS?

A RAIS é obrigatória para os integrantes do Grupo 4 do eSocial, sendo os órgãos públicos e as organizações internacionais. Para empresas do Grupo 1, 2 e 3, que já substituíram pelo eSocial, não é mais necessário entregar o documento.

Instituições obrigadas a declarar a RAIS:

• quem tem CNPJ — inclusive as pessoas jurídicas que não têm funcionários ou estão com paralisação das atividades;
• empregadores nas condições da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT);
• organizações públicas domiciliadas no país, independentemente de registro nas juntas comerciais, ministérios e secretarias estaduais;
• empresas individuais, mesmo as que não têm empregados;
• cartórios, condomínios, sociedades civis e consórcios de empresas;
• filiais, agências ou empresas com vínculo com pessoas jurídicas domiciliadas no exterior;
• profissionais autônomos e liberais que contrataram pessoas no último ano;
• empregadores rurais, mesmo sendo pessoas físicas.

Em outras palavras, sejam pequenas empresas, sejam médias ou grandes, é necessário entregar o documento. Até mesmo quem é pessoa física, mas tem funcionários, deve declarar.

Existem poucas exceções para a entrega do documento. Estão isentos da declaração da RAIS o Microempreendedor Individual e os estabelecimentos com inscrição no Cadastro Específico no INSS (CEI) que não tiveram funcionários no ano-base.

O que informar na RAIS?

Na RAIS é preciso constar todas as contribuições sindicais patronais e dados das contratações que ocorreram no ano anterior à declaração. Por exemplo, para 2023, o ano-base é 2022. Para informar os dados, é preciso utilizar o programa do governo, como o GDRAIS. 

Informações que precisam constar na RAIS:

• dados do trabalhador e da empresa;
• data de admissão dos profissionais;
• motivo, valores e data da rescisão de contrato dos colaboradores que foram desligados;
• valor da parcela de cada um dos integrantes e não integrantes dos salários dos colaboradores.

O que é RAIS negativa?

A RAIS negativa é o documento que deve ser entregue pelas pessoas jurídicas que não tiveram funcionários no ano-base. Nesse documento, são entregues apenas os dados cadastrais do negócio. A declaração pode ser realizada por meio do formulário disponível na página da Relação Anual de Informações Sociais.

Já para as pessoas jurídicas que não entregaram as RAIS negativas dentro do prazo, é preciso utilizar outro programa. Nesse caso, é necessário baixar e instalar o GDRAIS Genérico, que diz respeito às declarações do intervalo de 1976 a 2021.

O que a RAIS tem a ver com o PIS?

Os abonos salariais, como o PIS e o PASEP, são liberados apenas para os profissionais de organizações ou pessoas físicas que enviaram a RAIS. Portanto, as empresas devem enviar a declaração no prazo para não prejudicar os colaboradores nem pagar multas.

O governo utiliza os dados da RAIS para definir os valores e realizar o pagamento dos benefícios aos trabalhadores. Profissionais prejudicados pela falta de envio da RAIS podem entrar com um recurso junto ao Ministério do Trabalho para os empregadores entregarem o documento. Assim, o PIS é liberado, ainda que com atraso.

Como declarar a RAIS?

As empresas obrigadas a declarar devem utilizar o GDRAIS e fazer a entrega somente pela internet. Para enviar, basta usar a função “Transmitir Declaração” ou “Gravar Declaração” do programa disponibilizado pelo governo.

Entre os declarantes estão organizações públicas federais, internacionais e públicas estaduais e do Distrito Federal. Além delas, organizações públicas municipais, comissões multinacionais e consórcios públicos.

Os grupos 1, 2 e 3 declaram a RAIS por meio do portal do eSocial. Isto é, segundo a Portaria 671/2021, devem fazer o envio pelo sistema os negócios com faturamento superior a R$ 78 milhões. Também as empresas com faturamento menor a R$ 78 milhões, mas que não se enquadram no regime Simples Nacional.

Ainda declaram pelo eSocial MEI com funcionários, microempresas e empresas de pequeno porte que seguem o regime do Simples Nacional

Declaração pelo eSocial:

1. acesse o eSocial;
2. preencha a declaração com empregados;
3. caso a empresa não tenha funcionários, preencha a declaração sem empregados;
4. clique em “Enviar declaração” e guarde o recibo de entrega.

Declaração sem vínculos empregatícios no ano-base:

1. acesse o portal para declaração de RAIS negativa;
2. preencha os dados do estabelecimento, endereço, informações sindicais e dados do responsável;
3. clique em “Enviar declaração” e guarde o recibo de entrega.

Declaração sem vínculos empregatícios e com encerramento de atividades no ano-base:

1. acesse o portal da RAIS para declaração de RAIS negativa;
2. em “Dados do estabelecimento”, indique o dia de fechamento da empresa em “Data de Encerramento das Atividades”;
3. preencha o endereço, as informações sindicais e os dados do responsável;
4. clique em “Enviar declaração” e salve o recibo de entrega.

Declaração com vínculos empregatícios no ano-base:

1. acesse o portal da RAIS para downloads de programas;
2. role a página até “GDRAIS 2022”;
3. clique em “Programa Gerador de Declaração da RAIS (ano-base)” na versão do sistema operacional do seu computador (Windows ou Linux);
4. conclua a instalação do programa;
5. preencha os dados do estabelecimento, endereço, além de informações referentes ao empregado/servidor e do responsável;
6. clique em “Gravar Declaração” ou “Transmitir Declaração” e salve o arquivo “Protocolo de Entrega”.

Empresas que encerraram as atividades em 2022 ou 2023 também podem seguir esse mesmo procedimento e entregar a declaração antecipadamente.

Declaração de anos anteriores:

1. acesse o portal da RAIS para downloads de programas;
2. role a página até “GDRAIS Genérico 1976-2021”;
3. clique em “Programa Gerador de Declaração da RAIS (ano base)” na versão do sistema operacional do seu computador (Windows ou Linux);
4. instale o programa em seu computador;
5. preencha as informações do estabelecimento, do endereço, do empregado/servidor e do responsável;
6. clique em “Gravar Declaração” ou “Transmitir Declaração”.

Em seguida, não se esqueça de salvar o arquivo do recibo de entrega no computador e, se desejar, imprimir ou armazenar em nuvem para consultas posteriores.

Esse é o procedimento que deve ser realizado pelas empresas que não emitiram a RAIS dos anos-base anteriores.

Como consultar a minha RAIS?

A consulta é feita com os dados entregues no ano base anterior, pelo portal da RAIS.

Como consultar RAIS de empresa sem funcionários:

1. acesse o portal da RAIS;
2. clique em “Obter declaração”;
3. acesse a declaração pelo responsável pela entrega.

Como consultar RAIS de empresa com funcionários:

1. acesse o portal da RAIS;
2. vá em “Declaração já entregue”;
3. clique em “Consultar Trabalhador”;
4. insira o CPF de um funcionário da empresa;
5. digite o código da imagem;
6. clique em “Avançar”;
7. confira o CNPJ, a razão social e a situação da declaração RAIS da empresa.

Qual o prazo de entrega da RAIS?

O prazo de entrega da RAIS do ano-base de 2022 é até o dia 5 de abril de 2023. Os envios serão recebidos a partir de 9 de março de 2023. As datas variam a cada ano, mas costumam ser definidas para o primeiro semestre.

O que acontece quando a empresa não informa a RAIS?

Toda empresa que não informar a RAIS é passível de multas com acréscimos ao longo do tempo de atraso. O valor da multa é de R$ 425,64, com o acréscimo de R$ 106,40 por bimestre de atraso. Além disso, os funcionários não recebem o PIS até que a entrega seja realizada corretamente.

Qual o valor da taxa?

Além da multa, a empresa está sujeita ao acréscimo de taxas ao atrasar a RAIS:

• 0% a 4%: para empresas com 0 a 25 funcionários;
• 5% a 8%: para empresas com 26 a 50 funcionários;
• 9% a 12%: para empresas com 51 a 100 funcionários;
• 13% a 16%: para empresas com 101 a 500 funcionários;
• 17% a 20%: para empresas com mais de 500 funcionários.

Tendo em vista a importância da declaração da RAIS para a empresa e para os colaboradores, é fundamental se organizar para a entrega dentro do prazo. Desse modo, é possível evitar prejuízos e manter todos os processos regularizados.

Este post foi útil para você? Então, acompanhe a Remessa Online no LinkedIn, Facebook, Instagram, YouTube e Twitter para ver muito mais.

Resumindo