Saiba o que é DEFIS e como preencher

Empresas optantes pelo Simples Nacional devem, obrigatoriamente, fazer a Declaração de Informações Socioeconômica (DEFIS) anualmente.

A Declaração de Informações Socioeconômica funciona como uma prestação de contas completa que toda empresa do regime Simples Nacional precisa fazer perante a Receita Federal.

O preenchimento e envio da DEFIS é supervisionado pela Receita Federal, que coleta os dados e faz os devidos cruzamentos para atestar a veracidade das informações prestadas.

Confira neste artigo o que é, para que serve e como emitir a DEFIS.

Onde acessar a DEFIS

A DEFIS é realizada totalmente online. Deve ser feita dentro da plataforma do PGDAS, em uma opção que fica no menu lateral do aplicativo.

Após clicar em DEFIS, a empresa terá acesso a algumas opções:

1. Preencher uma DEFIS Original: deve ser usada por quem irá preencher a primeira declaração;
2. Declaração de Situação Normal: é a declaração normal, aquela usada por quem já preencheu anteriormente;
3. Declaração Retificadora: é uma DEFIS corrigida, ou seja, que visa retificar informações prestadas em DEFIS anteriores;
4. Declaração de Situação Especial: deve ser preenchida por empresas que foram extintas.

Quais empresas devem enviar a DEFIS

Todas as empresas optantes pelo regime do Simples Nacional devem realizar a DEFIS. A única exceção são os MEI (Microempreendedores Individuais). Para eles, há uma declaração específica: a DASN-SIMEI.

Em linhas gerais, dois modelos de empresas devem preencher e entregar anualmente a declaração:

• ME: são a Microempresas, pequenas organizações cuja receita bruta anual é inferior ou igual a R$ 360 mil.
• EPP: são as Empresas de Pequeno Porte, cuja receita bruta anual vai de R$ 360 mil até R$ 4,8 milhões.

Importante: a Declaração de Informações Socioeconômica deve ser apresentada mesmo em caso de não movimentação financeira da organização. Também deve ser realizada em caso de situação especial, ou seja, fusão, cisão, incorporação ou extinção da empresa. Nestes últimos casos citados, a empresa deverá assinalar em campo específico da DEFIS o motivo da situação especial.

Qual o prazo para envio da DEFIS?

Para empresas em situação regular de funcionamento, a DEFIS deve ser entregue até às 23h59 (horário de Brasília) do dia 31 de março do ano-seguinte ao ano que será apurado. Ou seja, a declaração referente a 2021 deve ser enviada até o último dia de março de 2022.

Para organizações em situação especial (fusão, cisão, incorporação ou extinção da empresa), o documento deve ser entregue até o último dia do mês subsequente ao do acontecimento em questão. Porém, no caso de a situação especial ocorrer em um dos primeiros 4 meses do ano, a declaração deverá ser entregue até o último dia do mês de junho.

Quais informações deverão ser prestadas?

Em ordem de preenchimento, as seguintes informações da empresa deverão ser informadas na DEFIS:

1. Ganhos de capital;
2. Quantidade de empregados no início do período apurado;
3. Quantidade de empregados no final do período apurado;
4. Valor do Lucro Contábil Apurado;
5. Receita de exportação direta;
6. Receita de exportação por meio de exportadora;
7. Identificação e rendimentos de cada um dos sócios;
8. Total de ganhos líquidos auferidos em operações de renda variável;
9. Doações a campanhas eleitorais.

Além dos dados acima, comuns a todas as empresas, as organizações que estiverem preenchendo o DEFIS precisarão colocar informações em mais duas telas: Informações por estabelecimento e Dados referentes ao município.

Informações por estabelecimento: deve-se informar os dados econômicos e sociais específicos de cada um dos estabelecimentos da empresa declarante relativos ao período da declaração;

Dados referentes ao município: a empresa deverá responder a um questionário específico para cada município onde possui estabelecimentos. Caso não haja mudança de estabelecimento de um ano para outro, basta colocar que não houve mudança e o preenchimento dos demais campos se fará desnecessário.

Após passar por essas telas, basta salvar e enviar a DEFIS e imprimir o recibo de entrega.

A importância da DEFIS para a Remessa Online

Se sua empresa for uma ME ou uma EPP, a DEFIS é um dos documentos que ela precisará enviar para a Remessa Online para que possa abrir uma conta na plataforma e passe a ter a possibilidade de realizar transações financeiras internacionais.

Sendo assim, você tem mais um motivo para realizar anualmente sua DEFIS corretamente. Além de evitar que você tenha problemas com a Receita Federal, ainda possibilitará que sua empresa abra uma conta na Remessa Online e expanda seus horizontes de mercado a níveis internacionais.

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Resumindo: