Escolher os softwares corretos para auxiliar na gestão é uma tarefa importante, afinal, a decisão afeta diversos processos relacionados à gestão do negócio. Aqui, o sistema ERP é uma das principais opções existentes, então é essencial entender como ele funciona e os seus benefícios para decidir se essa é a ferramenta ideal.
Além disso, como existem diversas alternativas no mercado, é preciso saber quais fatores avaliar para contratar o melhor ERP para o seu negócio. Neste conteúdo, responderemos todas essas questões, acompanhe!
O que é um ERP?
A sigla ERP trata de Enterprise Resource Planning, que pode ser traduzido de forma literal como Planejamento dos recursos da empresa. Dessa forma, esse é um software que busca integrar os diferentes processos do negócio, com armazenamento de dados e fluxos bem estruturados.
Em geral, eles contam com uma ferramenta básica e módulos adicionais que são contratados conforme as necessidades da empresa. Entre as funções realizadas por esses sistemas, podemos citar:
- • Folhas de pagamento e controle de horas;
- • Controle de contas a pagar e a receber;
- • Controle de estoque e recursos;
- • Geração de relatórios gerenciais;
- • Agendas de tarefas.
Quais são os seus benefícios?
O sistema ERP facilita a gestão e traz diversos benefícios para o negócio, então vale a pena conhecê-los para entender se vale a pena contratar a ferramenta. Confira:
- • Simplificação de processos operacionais: a automação e a integração dos dados simplifica os processos, o que agiliza procedimentos e reduz os erros cometidos;
- • União de inteligência e qualidade para as informações: os sistemas são estruturados para evitar duplicação de informações e para fazer uma boa gestão de dados, trazendo mais eficiência;
- • Controle de estoque e de custos: a ferramenta é focada nos dados, então é essencial para quem precisa melhorar o controle de custos, estoque e outros cadastros;
- • Gestão integrada dos dados: todos os dados são geridos de forma integrada, com módulos que se relacionam e avaliam informações de diversos setores para trazer resultados;
- • Controle e cumprimento dos prazos: com o cadastro de tarefas e agenda integrada, fica mais fácil controlar os prazos e garantir o cumprimento de todas as funções;
- • Aumento da produtividade: com todos os benefícios, os colaboradores conseguem realizar procedimentos com mais agilidade e reduzem o tempo gasto na realização de tarefas configuradas pelo ERP, então eles produzem mais.
A minha empresa precisa de um ERP?
Não existe uma fórmula certa para entender se a empresa precisa dessa solução. É preciso avaliar os benefícios que ela proporciona, de que modo ela pode melhorar os processos internos e o custo-benefício que isso trará para o negócio.
Contudo, de maneira geral, contar com a tecnologia e as possibilidades de automação que o sistema proporciona faz com que esse seja um ótimo investimento. Geralmente, alguns pontos que demonstram a necessidade de contar com a ferramenta são:
- • Grande volume de fornecedores, clientes e outras entradas que exijam cadastros;
- • Muito tempo gasto em tarefas manuais que poderiam ser automatizadas;
- • Demora para localizar informações importantes nos registros da empresa;
- • Dificuldades no controle financeiro, tanto de contas a pagar quanto a receber.
Como escolher o sistema ideal para a empresa?
Se a empresa precisa de um ERP, é comum se perguntar como escolher a melhor ferramenta. Para isso, é preciso avaliar diversos fatores. Veja as principais dicas para ajudar nessa escolha:
Entenda os processos prioritários
Para começar, é preciso avaliar quais são os processos prioritários da empresa para buscar ferramentas que tenham essas soluções. Além disso, com base nisso é possível entender quais módulos podem ser dispensados e outros fatores que influenciarão nos custos.
Considere o número de usuários
O número de usuários influência no funcionamento do sistema, na criação de restrições e, consequentemente, nos custos. Como isso afeta a programação do software, é preciso considerar esse fator na pesquisa e procurar opções que ofereçam acessos suficientes para a empresa.
Verifique o processo de implantação
Aqui, é preciso verificar como a empresa trabalha com a implantação, considerando prazos e ações para auxiliar na adaptação dos colaboradores ao sistema. Então avalie os treinamentos oferecidos, o nível de complexidade do sistema e, se for o caso, os custos exigidos para a implantação, além do valor do próprio software.
Avalie o custo-benefício
Apesar da preocupação com as despesas, o foco deve ser sempre a qualidade e as suas vantagens. Portanto, ao pesquisar opções, anote os prós e contras de cada uma e, com base nisso, encontre a que oferece o melhor custo-benefício para o negócio.
Então, este post esclareceu o assunto? Aproveite para aprofundar os seus conhecimentos e confira 7 softwares que ajudam na gestão de pequenas empresas!
Resumindo
É um software que integra informações da empresa e ajuda na gestão de recursos, tarefas e outros processos. Assim, ele oferece diversos benefícios, como integração de dados, controle de estoque e aumento da produtividade.
Existem alguns fatores que devem ser considerados nessa escolha. São eles:
• Processos prioritários;
• Número de usuários;
• Processo de implantação;
• Escalabilidade;
• Custo-benefício.