Sistema ERP: o que é e como escolher o ideal para sua empresa

Escolher os softwares corretos para auxiliar na gestão é uma tarefa importante, afinal, a decisão afeta diversos processos relacionados à gestão do negócio. Aqui, o sistema ERP é uma das principais opções existentes, então é essencial entender como ele funciona e os seus benefícios para decidir se essa é a ferramenta ideal.

Além disso, como existem diversas alternativas no mercado, é preciso saber quais fatores avaliar para contratar o melhor ERP para o seu negócio. Neste conteúdo, responderemos todas essas questões, acompanhe!

O que é um ERP?

A sigla ERP trata de Enterprise Resource Planning, que pode ser traduzido de forma literal como Planejamento dos recursos da empresa. Dessa forma, esse é um software que busca integrar os diferentes processos do negócio, com armazenamento de dados e fluxos bem estruturados. 

Em geral, eles contam com uma ferramenta básica e módulos adicionais que são contratados conforme as necessidades da empresa. Entre as funções realizadas por esses sistemas, podemos citar:

• • Folhas de pagamento e controle de horas;
• • Controle de contas a pagar e a receber;
• • Controle de estoque e recursos;
• • Geração de relatórios gerenciais;
• • Agendas de tarefas.

Quais são os seus benefícios?

O sistema ERP facilita a gestão e traz diversos benefícios para o negócio, então vale a pena conhecê-los para entender se vale a pena contratar a ferramenta. Confira:

• • Simplificação de processos operacionais: a automação e a integração dos dados simplifica os processos, o que agiliza procedimentos e reduz os erros cometidos;
• • União de inteligência e qualidade para as informações:  os sistemas são estruturados para evitar duplicação de informações e para fazer uma boa gestão de dados, trazendo mais eficiência;
• • Controle de estoque e de custos: a ferramenta é focada nos dados, então é essencial para quem precisa melhorar o controle de custos, estoque e outros cadastros;
• • Gestão integrada dos dados: todos os dados são geridos de forma integrada, com módulos que se relacionam e avaliam informações de diversos setores para trazer resultados;
• • Controle e cumprimento dos prazos: com o cadastro de tarefas e agenda integrada, fica mais fácil controlar os prazos e garantir o cumprimento de todas as funções;
• • Aumento da produtividade: com todos os benefícios, os colaboradores conseguem realizar procedimentos com mais agilidade e reduzem o tempo gasto na realização de tarefas configuradas pelo ERP, então eles produzem mais.

A minha empresa precisa de um ERP?

Não existe uma fórmula certa para entender se a empresa precisa dessa solução. É preciso avaliar os benefícios que ela proporciona, de que modo ela pode melhorar os processos internos e o custo-benefício que isso trará para o negócio.

Contudo, de maneira geral, contar com a tecnologia e as possibilidades de automação que o sistema proporciona faz com que esse seja um ótimo investimento. Geralmente, alguns pontos que demonstram a necessidade de contar com a ferramenta são:

• • Grande volume de fornecedores, clientes e outras entradas que exijam cadastros;
• • Muito tempo gasto em tarefas manuais que poderiam ser automatizadas;
• • Demora para localizar informações importantes nos registros da empresa;
• • Dificuldades no controle financeiro, tanto de contas a pagar quanto a receber. 

Como escolher o sistema ideal para a empresa?

Se a empresa precisa de um ERP, é comum se perguntar como escolher a melhor ferramenta. Para isso, é preciso avaliar diversos fatores. Veja as principais dicas para ajudar nessa escolha:

Entenda os processos prioritários

Para começar, é preciso avaliar quais são os processos prioritários da empresa para buscar ferramentas que tenham essas soluções. Além disso, com base nisso é possível entender quais módulos podem ser dispensados e outros fatores que influenciarão nos custos. 

Considere o número de usuários

O número de usuários influência no funcionamento do sistema, na criação de restrições e, consequentemente, nos custos. Como isso afeta a programação do software, é preciso considerar esse fator na pesquisa e procurar opções que ofereçam acessos suficientes para a empresa. 

Verifique o processo de implantação

Aqui, é preciso verificar como a empresa trabalha com a implantação, considerando prazos e ações para auxiliar na adaptação dos colaboradores ao sistema. Então avalie os treinamentos oferecidos, o nível de complexidade do sistema e, se for o caso, os custos exigidos para a implantação, além do valor do próprio software.

Avalie o custo-benefício

Apesar da preocupação com as despesas, o foco deve ser sempre a qualidade e as suas vantagens. Portanto, ao pesquisar opções, anote os prós e contras de cada uma e, com base nisso, encontre a que oferece o melhor custo-benefício para o negócio. 

Então, este post esclareceu o assunto? Aproveite para aprofundar os seus conhecimentos e confira 7 softwares que ajudam na gestão de pequenas empresas!

Resumindo