O que é e como usar o Slack? Descubra aqui!

Descubra o que é o Slack e entenda como essa ferramenta se tornou a queridinha das empresas, principalmente no regime home office!

A comunicação se tornou um desafio para as empresas no home office, uma vez que grande parte dos colaboradores está espalhada pelo Brasil (e mundo). Nesse contexto, as ferramentas de comunicação, como o Slack, se tornam grandes aliadas para facilitar o contato diário.

Apesar de os e-mails ainda serem muito utilizados, uma sociedade imediatista e adepta dos aplicativos de mensagens instantâneas precisa de respostas rápidas.

Assim, as plataformas de comunicação são ótimas ferramentas para solucionar questões do dia a dia, de maneira menos formal e mais integrada. Não à toa, grandes empresas usam o Slack para comunicação interna devido a sua gama de vantagens e funcionalidades.

Neste post, vamos contar tudo que você precisa saber sobre o Slack. Além disso, falaremos como a ferramenta melhora a comunicação entre equipes e, consequentemente, otimiza os processos da empresa. Vamos lá?

O que faz o Slack?

O Slack transforma a maneira como as pessoas se comunicam. Ele foi elaborado especificamente para escritórios, mas também pode ser utilizado para uso pessoal. A plataforma centraliza conversas e reduz a necessidade de participação do time em diversas reuniões para tomar qualquer decisão.

Criada em 2014, a ferramenta se popularizou rapidamente, sendo implantada em diversas startups e unicórnios do país e do mundo. Hoje, a empresa é avaliada em 5,1 bilhões de dólares, tornando-se uma das mais bem-sucedidas startups de todos os tempos.

Com diversas funcionalidades, o Slack é conhecido como escritório virtual. Nele, há interação entre os participantes, seja por mensagem de texto, seja por mensagem de voz, ou mesmo compartilhamento de documentos importantes.

O que são as plataformas de comunicação digitais?

As plataformas de comunicação digitais são ambientes online que conectam e aproximam pessoas de diferentes localidades. Elas surgiram para facilitar a troca de informações por meio de tecnologias específicas. Hoje, são amplamente implementadas em escritórios e empresas.

Você provavelmente já utilizou uma plataforma de comunicação digital. Os famosos WhatsApp, Skype e Discord são exemplos bastante conhecidos e amplamente utilizados pela população no dia a dia.

O brasileiro é consumidor ativo da internet — e a pandemia acelerou esse processo. Uma pesquisa promovida pelo Comitê Gestor da Internet do Brasil revelou que, em 2020, o país chegou a 152 milhões de usuários. Com isso, 81% da população com mais de 10 anos têm internet em casa.

Os dados, por si só, já tornam atrativo o uso das plataformas de comunicação digitais. Logo, elas desfrutam dessa conectividade para criar uma comunicação centralizada, instantânea e, na maioria das vezes, gratuita.

Essas ferramentas podem ser utilizadas tanto nos smartphones quanto nos desktops, ampliando o acesso a elas. Se o seu negócio tem diversos funcionários, contar com a tecnologia para comunicação pode tornar a rotina mais leve e descomplicada.

Quais os diferenciais do Slack?

Para facilitar ainda mais a colaboração entre times, o Slack conta com muitos recursos. Eles vão desde programação de mensagens automáticas, até integração com outras ferramentas. Conheça a seguir todas as opções e implemente as que fizer sentido na sua rotina!

1. Permite criar canais de comunicação

O canal é uma ótima maneira de manter as tarefas em ordem. Com esse recurso, é possível agrupar as pessoas certas em cada espaço, organizando por projetos, assuntos ou equipes.

Por meio dele, você e sua equipe conseguem acompanhar o andamento das tarefas simultaneamente, acessando as mesmas informações. Além disso, é possível chamar a atenção de uma pessoa específica, quando tiver que falar algo importante para ela, marcando o seu “@”.

Outra vantagem dos canais é a possibilidade de criar espaços com pessoas que não são da sua equipe, como fornecedores e clientes. Ou seja, não importa com quem você está trabalhando, todos estarão na mesma tela. Nos canais, todas as conversas ficam salvas e são pesquisáveis. Assim, você acha uma informação rapidamente, reservando tempo para o que realmente importa.

2. Oferece integração com o e-mail

Com o Slack Connect, você transfere a comunicação das caixas de entrada do e-mail diretamente para os canais. Assim, você trabalha com agilidade e de maneira colaborativa com organizações externas.

Por meio desse recurso, as reuniões são agendadas com facilidade. Além disso, documentos importantes são compartilhados de forma simplificada e segura, assim como diversas outras tarefas da rotina empresarial.

3. Conecta pessoas em um mesmo lugar

Por meio da sede digital, você conecta equipes, ferramentas, clientes e parceiros em um só lugar: no seu workspace. Ou seja, é possível reunir equipes para colaborar em metas, projetos e processos em comum.

Outras vantagens da sede digital são:

• criar gravações rápidas de áudio;
• fazer vídeo e tela com os clipes do Slack para informar atualizações;
• apresentar trabalhos;
• realizar demonstrações de produtos;
• dar instruções passo a passo.

Não podemos deixar de citar os círculos. São chamadas que se diferem das telefônicas tradicionais. Com os círculos, é possível recriar conversas espontâneas e informais que costumavam ser feitas no escritório.

4. Cria fluxo de trabalho

Os fluxos de trabalho do Slack automatizam as tarefas do dia a dia, desde a integração até a obtenção de feedbacks. Com essa ferramenta, as tarefas repetitivas da rotina se tornam menos cansativas, com esforços e tempo menores.

Um exemplo de fluxo de trabalho é o acompanhamento de novas tarefas por meio de um gerenciador de projetos de sua escolha. Desse modo, você consegue manter as pessoas responsáveis pela tarefa informadas, além de documentar e acompanhar  o progresso. Tudo isso é feito sem precisar sair do Slack.

Algumas pessoas que desfrutam desse fluxo de trabalho são:

• gerentes: acompanham novos envios de tarefas;
• equipes: visualizam e organizam as próximas tarefas;
• líderes: coordenam e monitoram os projetos e realizações da equipe.

Quais são os arquivos e plataformas suportados no Slack?

Não existe perda de tempo maior que ficar mudando de aba o tempo todo até achar o que você está procurando. Por isso, as integrações com softwares e apps fazem com que todas as informações estejam ao seu alcance em uma só tela.

O Diretório de apps do Slack tem mais de 2.400 aplicativos disponíveis. Confira os principais:

• Trello;
• Google Drive;
• Zoom;
• Hangouts;
• Giphy;
• Calendário do Outlook;
• Asana;
• Google Agenda;
• Wunderlist;
• Google Formulários;
• Dropbox.

Para instalar um aplicativo, localize-o no Diretório de apps. Na página dele, clique no botão “adicionar ao Slack”. Em seguida, siga as instruções para instalar ou conectar sua conta. Para obter outras informações sobre o gerenciamento de aplicativos de maneira simples e segura, confira o guia de administrador para o gerenciamento de apps.

Outra facilidade do Slack é o compartilhamento de arquivos no workspace, que são pesquisáveis. Com isso, todos podem trabalhar juntos e encontrar as informações de que precisam rapidamente.

É possível adicionar arquivos com até 1 GB, arrastando até 10 unidades de uma vez no campo de mensagem do Slack ou pelo botão específico para anexar. Quando são enviadas imagens, a pré-visualização será ativada. Entretanto, ela só aparecerá se a imagem tiver menos de 11 mil pixels no lado mais longo ou menos de 45 milhões de pixels no total.

Quais são os planos e preços do Slack?

O Slack tem a versão gratuita, com algumas restrições, e a versão paga, com mais recursos e ferramentas. Para saber qual se adequa mais às suas necessidades, separamos a seguir o valor mensal e as funcionalidades de cada plano. Confira:

1. Gratuito

No plano gratuito, o usuário tem direito a:

• acessar os últimos 90 dias do histórico de mensagens;
• fazer 10 integrações com outros apps como Google Drive e Office 365;
• realizar chamadas de voz e vídeo entre colegas de equipe.

2. Pro (US$ 4,35 por mês)

A versão Pro oferece os benefícios do plano gratuito e:

• acesso a todo o histórico completo de mensagens da empresa;
• integrações ilimitadas;
• chamadas de voz em grupo e chamadas de vídeo com até 50 colegas de equipe;
• colaboração segura com organizações externas ou convidados diretamente no Slack.

3. Business+ (US$ 7,50/mês)

Tudo o que a versão Pro oferece e:

• gerenciamento avançado de identidades por meio do SSO baseado em SAML. Além disso, da sincronização em tempo real do Active Directory com o OneLogin, o Okta e o Ping Identity;
• cumprimento dos requisitos de conformidade com exportações de dados para todas as mensagens;
• trabalho em equipe e assistência a qualquer hora.

4. Enterprise Grid

Todas as funcionalidades do plano Business+ e:

• tranquilidade com segurança e conformidade de nível empresarial, como o complemento Enterprise Key Management e a compatibilidade com a HIPAA;
• colaboração em grande escala e alinhamento com o suporte para até 500 mil usuários;
• administração otimizada com controles centralizados e políticas personalizáveis;
• suporte exclusivo com equipes dedicadas à conta e ao atendimento ao cliente.

O plano Enterprise Grid é destinado a empresas mais exigentes. Para adquiri-lo, é preciso entrar em contato com o setor de vendas pelo site.

Como acessar o Slack?

Para acessar o Slack:

1. entre no site do Slack e clique no botão “baixar”;
2. acesse o arquivo na pasta onde foi salvo e abra;
3. siga as instruções para instalar o Slack no computador;
4. abra o app e clique em “Entrar no Slack” para ser direcionado à página de login;
5. insira seu endereço de e-mail e clique em “Entrar com e-mail”;
6. digite o código de confirmação recebido no e-mail e entre.

Além da versão web, há o app para dispositivos móveis. Ele está disponível para iOS e Android.

Quais as vantagens do Slack?

Com tantas funcionalidades, fica fácil entender que o Slack tem diversas vantagens. Para facilitar ainda mais o seu entendimento, separamos 4 vantagens principais dessa ferramenta incrível!

1. Centraliza a comunicação

Uma das principais vantagens do Slack é a centralização da comunicação. Na rotina da empresa, é comum haver comunicação em diversos canais, como e-mail, WhatsApp, Google Meet.

Ao agrupar todas essas ferramentas em uma só, fica mais simples controlar os compromissos, sem deixar passar informações importantes e, consequentemente, se organizar melhor.

2. Substitui reuniões por check-ins diários

Não tem como negar: no trabalho remoto, assuntos mais importantes se transformam em chamadas de vídeo. No final do dia, essas pequenas reuniões tomam grande parte do tempo que poderia ser destinada a tarefas mais produtivas.

Portanto, substituir essas longas reuniões por breves check-ins no Slack, com atualizações do andamento do trabalho de cada pessoa, otimiza o tempo e facilita a comunicação.

Portanto, adicione lembretes diários para que os colegas de trabalho compartilhem suas atualizações. Faça isso pelo comando de barra (/lembrar) e marque todo o canal (#nomedocanal), especificando o horário que deseja o relatório da atividade resumido.

3. Permite definir status e disponibilidade

No home office, fica difícil saber quando um colega está disponível para conversar, está imerso em uma tarefa complexa ou mesmo está no horário de almoço. Assim, o status e a disponibilidade são uma forma simples de evitar que os colegas esperem uma mensagem que chegará somente depois.

Para mudar o status, clique no seu nome e então selecione a opção “Editar status”. O Slack oferece cinco opções, mas você pode personalizá-lo alterando a atividade, o emoji e o tempo de duração.

Como usar o Slack?

Para começar, baixe o aplicativo no seu computador e crie um workspace. Você pode ser convidado para um projeto já criado ou montar seu grupo de trabalho. Depois, é o momento de criar os canais, identificados pelo símbolo # seguido do nome do grupo.

A principal funcionalidade do Slack é conversar. Logo, ele permite bate-papo particular e em grupo. Para começar uma conversa, basta procurar a pessoa na barra de busca e enviar uma mensagem. As conversas individuais ficam agrupadas em “Mensagens diretas”.

Na página de conversa, você consegue enviar qualquer tipo de arquivo, links do YouTube, de matérias, GIFs etc. Por fim, o grande diferencial do Slack é a integração com outros serviços. A lista é grande, como falamos anteriormente. Então, basta selecionar os principais aplicativos que sua equipe utiliza e pronto, a integração estará feita!

Agora, você sabe o que é Slack e todas as suas funcionalidades. Então, não hesite em experimentar a plataforma e integrar com os outros aplicativos para facilitar a rotina corporativa. Aproveite e compartilhe este conteúdo nas suas redes sociais para que mais pessoas conheçam os benefícios dessa ferramenta!

Resumindo