Workflow: o que é, função, tipos e como fazer

O workflow permite estruturar os processos da forma mais adequada à empresa. Assim, fica mais fácil atingir os objetivos organizacionais. Entenda!

A gestão de atividades em um negócio exige a criação de um workflow. Em tradução livre, a palavra significa “fluxo de trabalho” — e ela se refere exatamente a isso. Contudo, é preciso ultrapassar essa definição e gerar uma sequência organizada, eficiente e automatizada para alcançar os resultados esperados.

Assim, o objetivo dessa prática é mapear os processos, verificar oportunidades de melhoria e distribuir tarefas de maneira mais adequada. Dessa forma, é possível alcançar uma integração completa do negócio, reduzindo as falhas de comunicação, a perda de controle e os atrasos no prazo.

De quebra, fica mais fácil estabelecer processos, que ajudam no crescimento de pequenos negócios e na vantagem competitiva de grandes companhias. Então, que tal entender melhor o workflow? Veja mais detalhes neste artigo.

O que é workflow?

Workflow é uma metodologia de organização do fluxo de trabalho de forma sequencial e lógica, de acordo com as necessidades da empresa. Portanto, inclui as diferentes etapas para a execução de uma tarefa, qualquer que seja o departamento analisado. Para ser mais eficiente, essa prática pode ser automatizada por meio de softwares específicos.

Basicamente, é semelhante a um passo a passo, que precisa ser realizado da forma predeterminada. Assim, as etapas vão acontecendo da forma correta para evitar problemas e falhas que prejudiquem o alcance dos objetivos estratégicos do negócio.

Nesse cenário, a automação se torna fundamental. Quando as etapas estão apenas descritas em papel, dificilmente são seguidas por todos da equipe.

Por sua vez, se houver uma automação, é como se cada profissional tivesse acesso a um roteiro. Nele, estão descritas todas as informações e tarefas a serem realizadas e em qual ordem precisam ser executadas.

Por exemplo, a automação de marketing no que se refere ao fluxo de trabalho permite estruturar e saber como aplicar o funil de vendas. Assim, fica mais fácil entender de que forma abordar o lead e quando passá-lo para a equipe comercial.

É claro que outras atividades podem ser definidas. Além disso, essa automação auxilia em outros setores dentro desse setor, como o growth marketing. Tudo depende da necessidade da empresa e do departamento.

Qual objetivo do workflow?

O objetivo do workflow é organizar e, de preferência, automatizar fluxos de trabalho organizacionais. Assim, as atividades são executadas a partir de uma ordem lógica para haver mais eficiência e praticidade na rotina empresarial. Ou seja, existe um processo e ele é ordenado de modo que as tarefas sejam gerenciadas entre os colaboradores. Além disso, os dados são sincronizados para aumentar a lucratividade e a capacidade de resposta.

Em outras palavras, os processos são aprimorados com a criação do fluxo de trabalho. Isso gera a redução do tempo despendido nas atividades, diminui a possibilidade de erros e aumenta a produtividade.

Quais os tipos de workflow?

Workflow de produção

Workflow de produção é o conjunto de etapas organizadas para lidar com situações envolvendo grandes volumes de dados, recursos financeiros ou políticas corporativas. As atividades são repetitivas, mas complexas, resultando em processos imutáveis. Isso se aplica à inserção de dados sensíveis em sistemas corporativos ou transações financeiras. O workflow pode ser manual ou automatizado, dependendo das necessidades da empresa ou departamento.

Workflow ad hoc

Workflow ad hoc é aberto a alterações, mesmo durante a execução. Essa flexibilidade é útil para ajustes e para atender às necessidades em processos com tarefas individuais. Isso também reduz conflitos, pois cada pessoa executa as funções conforme preferir.

Workflow administrativo

Workflow administrativo é o mais adequado para rotinas administrativas e processos previsíveis. Isso se aplica a atividades repetitivas e de baixa complexidade, como o tratamento de formulários e documentos. Esse modelo de automação é de implementação simples e pode impulsionar a transformação da empresa em uma abordagem orientada por dados.

Workflow colaborativo 

Workflow colaborativo é aquele que agrupa processos de mais de uma área. Ele é válido para atividades que precisam do esforço de várias pessoas. É utilizado para otimizar a atuação das equipes de marketing e vendas, por exemplo. Assim, é possível aumentar a captação de leads para gerar mais oportunidades de venda.

Workflow transacional 

Workflow transacional reúne tarefas de diferentes naturezas, mas que precisam ser desenvolvidas ao mesmo tempo. Esse modelo de workflow pode sofrer automação. Porém, exige uma supervisão humana para autorizar as etapas individualmente.

Como construir um workflow?

Veja como construir um workflow.

1. Analise os processos internos organizacionais

Identificando os fluxos de trabalho necessários para cada equipe. Analise detalhadamente para entender o que está funcionando ou não. Use essas informações para direcionar a inovação, como por meio de sessões de brainstorming e abordagens como o design thinking.

2. Faça um inventário de recursos e documente os processos

Registre tudo disponível para executar as etapas dos fluxos de trabalho. Isso otimiza resultados e destaca áreas para ajustes. Considere não só objetos e softwares, mas também conhecimento e tempo. Documente esses aspectos para guiar os fluxos de trabalho em todos os setores da empresa. 

No inventário de recursos para um workflow, é essencial considerar fatores cruciais, como o tempo disponível, a equipe envolvida e seus conhecimentos, os materiais a serem usados, os programas e softwares disponíveis, além dos investimentos necessários. Essa abordagem abrangente é vital para um planejamento e execução eficazes do fluxo de trabalho.

3. Crie um esquema para todas as etapas de trabalho

Após registrar recursos e analisar processos internos, documente e liste as etapas de forma cronológica. Considere investimentos para cada item. Identifique as etapas dependentes umas das outras para criar um esquema estruturado. Conecte processos interdependentes, preferencialmente em um fluxograma ou mapa visual, revisando para evitar erros antes da finalização. O uso de software apropriado é recomendado para melhores resultados.

4. Defina os responsáveis

Após estruturar as etapas, designe líderes departamentais para os workflows. Eles guiarão equipes, resolverão problemas e contribuirão com desafios, garantindo que as etapas ocorram conforme planejado para atingir os objetivos estratégicos. Métodos como o Kanban podem ser adotados, dependendo das preferências.

5. Determine o início do processo

Após a documentação completa, determine a primeira etapa do processo e, consequentemente, do fluxo de trabalho. O ponto de partida pode ser uma ação simples como um e-mail, entrada de cliente ou reunião. 

Essa base é essencial para acompanhar o progresso das etapas. Em situações interdepartamentais, como marketing e vendas, defina em conjunto os gatilhos que iniciam a abordagem da equipe comercial. Métodos como o Bullseye Framework também podem servir como pontos de partida, como selecionar canais para atrair leads, tornando-se o gatilho de um processo focado na retenção de clientes.

6. Liste ações, tarefas e desvios

Com o início do processo estabelecido, é o momento de elaborar uma lista de ações, tarefas e potenciais desvios. Essencialmente, um guia passo a passo variando conforme a área da empresa. Esse registro detalhado permite executar as etapas de forma eficiente. 

O conceito de workflow é aplicável em várias atividades empresariais, incluindo processos como a preparação de líderes ou a gestão de performance. A colaboração da equipe é recomendada para enriquecer a lista, incorporando desafios e perspectivas práticas. 

Exemplo de workflow para criação de um planejamento estratégico: analisar cenário organizacional; definir objetivos estratégicos; estruturar projetos e processos para atingir objetivos; selecionar indicadores-chave (KPIs).

7. Sinalize o final

Assim como é preciso definir o início, também é necessário indicar o final do processo. Aqui, também vale qualquer ação. Por exemplo, a entrega de um relatório, o envio da nota fiscal ou a implantação de um software. Novamente, tudo depende da realidade da sua empresa. De qualquer forma, indique qual é o resultado esperado.

8. Analise os resultados

Todas as ações precisam ser sempre monitoradas e acompanhadas para saber se os resultados foram alcançados. No caso de um fluxo de trabalho, veja se os fluxogramas são coerentes e esquematizados com clareza e objetividade.

Ainda veja possíveis imprecisões, que precisam de ajustes, e a capacidade de assimilação fácil desse esquema. Então, apresente aos colaboradores e veja qual é o seu feedback. Afinal, eles estão na linha de frente e podem dizer se o fluxograma está adequado.

Ainda verifique se foram obtidas melhorias nos processos de trabalho ao implementar o workflow. Caso seja necessário, faça correções para garantir um aprimoramento constante.

9. Faça otimizações constantes

A ideia de acompanhar o fluxo de trabalho é verificar se ele está dando certo. Apesar de ser bem estruturado, o processo não precisa ser definitivo ou engessado. Portanto, se surgirem problemas, erros ou dificuldades, é melhor refazer a análise e criar melhorias. Essa é a maneira de garantir o máximo de eficiência.

Como implementar um workflow?

Para implementar um workflow, é preciso executar algumas etapas, que vão do mapeamento de atividades da equipe ao gerenciamento em tempo real. Nesse caso, a estruturação deve ser bem detalhada e incluir todas as etapas, os recursos necessários, os responsáveis por todas as funções, os níveis de complexidade, as habilidades para concluir as tarefas e as previsões de prazos.

Etapas de como implementar um workflow

1. Mapeie seu processo atual e identifique melhorias

Ao implantar um fluxo de trabalho, comece mapeando as atividades do processo atual, incluindo responsáveis, prazos e habilidades necessárias. Isso ajuda a entender como o processo se inicia, evolui e termina, permitindo identificar áreas de melhoria.

2. Escolha uma ferramenta para eliminar tarefas operacionais

Escolha uma ferramenta adequada para criar o fluxo de trabalho, aumentando a velocidade ao eliminar tarefas operacionais. Isso inclui a tecnologia essencial para ganhos de eficiência e monitoramento em tempo real. Com essa abordagem, a gestão estratégica é simplificada, permitindo um encadeamento de tarefas mais alinhado ao contexto organizacional.

3. Explique sobre a implementação do workflow à equipe e peça contribuição para ter aceitação

Ao implementar um workflow, envolver a equipe é essencial. Explique a mudança e convide contribuições para garantir aceitação. Evite que os colaboradores vejam isso como pressão adicional, mas sim como suporte para prioridades e distribuição eficiente de tarefas. Isso cria previsibilidade, evita reações reativas e promove reconhecimento justo.

4. Defina os projetos e processos que serão trabalhados no workflow e faça a migração

Defina os projetos e processos que serão trabalhados 100% no sistema de workflow e migre-os para lá. O propósito é verificar a coerência das atividades, identificar problemas e pontos cegos, e detectar etapas que podem ser automatizadas.

Esse trabalho fica ainda mais fácil com o envolvimento de toda a equipe. Especialmente, se tiver uma plataforma de gestão que ajude todos a participarem de maneira ativa.

5. Faça o monitoramento do workflow em tempo real

O sistema de workflow trará os dados em tempo real, o que permite fazer um monitoramento mais preciso e próximo da realidade. Assim, fica mais fácil coletar dados, verificar a evolução de todas as etapas e transformar tudo em informações e insights relevantes para o negócio.

6. Tenha clareza do que deve ser feito e a ordem das etapas do workflow

Cada processo deve ter um começo e um fim. É preciso ter clareza nessas etapas e todos os envolvidos precisam ser informados delas. Dessa maneira, todos saberão o que deve ser feito e em qual ordem.

O que é workflow digital?

O workflow digital é uma estratégia que permite padronizar etapas, digitalizar atividades e solidificar as regras usando uma solução em nuvem. Assim, mais do que identificar e direcionar a execução de tarefas (algo inerente a todo fluxo de trabalho), ele traz informações em tempo real, aprimora a comunicação entre as equipes e automatiza ações.

Portanto, essa estratégia permite que a empresa realmente se insira na transformação digital. Dessa forma, é possível incluir equipes, colaboradores e tarefas variadas, sendo que as atividades podem ser simples ou complexas.

O objetivo é garantir menos intervenções humanas e etapas, porque parte das ações é feita de forma automática. Basta criar gatilhos para que elas sejam acionadas ao longo do tempo. Por exemplo, isso pode ser feito com alertas, notificações e mais.

Além disso, as informações e a comunicação ficam centralizadas. Qualquer pessoa pode fazer a consulta necessária a partir de qualquer dispositivo com acesso à internet. Portanto, usar o workflow digital é uma das dicas para aumentar a produtividade do seu negócio.

Quais são as diferenças entre BPM e workflow?

As diferenças entre BPM e workflow são a finalidade e o foco, apesar de ambos otimizarem os processos organizacionais. Enquanto o workflow foca atividades específicas, o BPM centraliza todos os fluxos de trabalho organizacionais para aumentar a eficiência. Assim, um se refere a uma sequência estruturada de ações e o outro abrange a execução e a gestão do negócio.

Na prática, o Business Process Management agrega diferentes workflows, capital humano e ferramentas de automação. Ao implementar esse software na sua empresa, todas as etapas são realizadas da forma certa e em equilíbrio. Isso permite atingir um resultado melhor e mais ágil.

Por sua vez, o workflow é um método mais simples, que define as etapas a serem realizadas e quem serão os responsáveis. Nesse cenário, o BPM é complementar e ajuda a evitar desperdícios e até oferecer uma experiência melhor ao cliente.

Por exemplo, isso pode ser verificado em um restaurante. O workflow começa quando o cliente faz o pedido. Então, todas as etapas de preparação, entrega e pagamento são executadas.

No entanto, tudo isso depende de outras etapas que não estão inseridas nesse fluxo de trabalho. Por exemplo, compra de insumos, preparação prévia dos alimentos, gestão do capital humano, etc. Todas essas fases são bem gerenciadas com o BPM e permitem que o workflow aconteça da melhor forma possível.

Qual a diferença entre processo e workflow?

A distinção entre processo e workflow é o objetivo de cada um. O processo visa alcançar objetivos de negócios, enquanto o workflow foca na eficiência em tarefas específicas. 

Em resumo, um processo engloba atividades necessárias para atingir um resultado, como entregar um produto ou oferecer uma solução. No entanto, essas tarefas nem sempre são organizadas. É aí que entra o workflow, garantindo a execução eficaz das tarefas, o que facilita e agiliza a conquista das metas organizacionais.

Quais são os benefícios do workflow?

Os benefícios do workflow são:

1. otimização das etapas envolvidas na execução de um processo;
2. aumento da produtividade;
3. melhoria da comunicação interna;
4. aumento do controle das tarefas organizacionais;
5. redução de custos;
6. diminuição dos desperdícios;
7. aumento da eficiência e da eficácia dos processos;
8. crescimento da transparência no processamento e uso das informações;
9. aumento da colaboração entre os profissionais e as equipes;
10. melhoria contínua dos processos.

Workflow é uma metodologia importante para os negócios

O workflow é fundamental para todo negócio que deseja alcançar um patamar diferenciado. Ele é importante, por exemplo, para conseguir um investidor ou um Investimento Estrangeiro Direto para ampliar suas operações. Afinal, sua empresa conquista eficiência e tende a apresentar resultados melhores.

Então, que tal aplicar o fluxo de trabalho estruturado na sua empresa? Aproveite e veja outras dicas úteis seguindo a Remessa Online nas redes sociais. Estamos no Facebook, LinkedIn, X (antigo Twitter), Instagram e YouTube.

Resumindo